在企业信息化的进程中，办公自动化应该做什么、可以做什么、怎样才能发挥最大效益往往是一个不大容易弄清楚的问题。相对而言， ERP （企业资源计划）可以说是模式清晰、效益明确。因为知识：我们处在一个信息时代、知识经济时代。知识可以说对很多企业非常重要，甚至对一部分企业是生死攸关。流程：运作效率是企业竞争力的重要体现。流程的规范，流程的效率，直接影响企业的反应能力、执行能力、控制能力。客户：这是一个广义的概念，包括客户、分销商、合作伙伴、供应商、银行、政府机关 … … ，其重要性不言而喻。
人力资源：选人、育人、用人、留人的能力决定了企业的竞争力。
　　 这些资源，是不能通过 ERP 来管理的，可对企业是非常重要的。怎么办？这恰恰就是新一代 OA 的方向，那就是：有效地将知识、流程、客户、人力资源等关键资源管理起来。象 ERP 一样，各个环节不能孤立进行，而是要紧密协同，互相连动。从而，加强企业对核心竞争力的有效控制，保护与提升企业的运作能力和竞争力。
在规划企业办公自动化或者说协同办公系统的时候，先分析一下 ERP ，从中可以获得有益的借鉴。在分析 ERP 时，我们剥离了其他的外围辅助功能，不去看它在其他行业的变种，而是分析其最核心、最典型也是效益最清晰的部分，可以说是非常清楚。它是制造型企业的核心信息系统。它将企业的销售、库存、生产、采购以及相关的财务管理构造成一个紧密衔接的信息体系。 ERP 的核心思想，就是以销定产，以产定购。因此， ERP 可以实现对企业的物质资源（资金、材料、生产能力、厂房、库房、运输能力等）的充分利用和有效控制，从而有效地提升企业的效益。
　　 然而，许多企业并不仅仅从事制造业，即使是制造业，在二十一世纪也面对着许多新的形势，还有诸多非常重要的资源：大量交易过程中的信息性资源，是不能忽略的。
比如信息集成平台。现代企业中已存在的 MIS 系统、 ERP 系统、财务系统等，都存储着一些重要的企业经营管理业务数据，但它们往往是相对独立和静态的。企业 OA 系统应具备数据接口功能，把企业原有业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取和处理信息，提高企业整体反应速度，在知识共享中实现组织的整体价值。
企业级 OA 所面临的对象是：首先，涉及到的人多、面广，牵扯到企业各个部门及其成员，并贯穿于企业各项工作中，权限设置非常复杂；其次，每个企业都有许多流程和表单，而各个企业的流程和表单又并非完全一样；第三，企业不断变化的需求给企业 OA 的实施带来了难题，像组织机构的变化，人员的变动，流程的新增、变动和重组，这些都是不可避免的。因此有效整合一个企业的知识文档管理、市场销售、产品研发、人力资源管理与开发、流程管理等核心办公信息资源，为企业迅速搭建起一个协同、高效、集成的现代化、便捷式的办公自动化环境，使企业用最少的投入迅速提高企业的资源利用率，全面提升企业在信息化新时代的核心竞争力，是每个企业的追求。
而工作流技术是支持协同工作和知识管理的计算机软件。使用工作流的根本目的在于促进群体的交流合作和资源共享，并通过进一步挖掘资源实现知识管理，从而达到充分提高群体工作效率和质量的目的，而这特征恰好符合企业的应用需求。具体表现为工作流程管理：通过协同的办公自动化平台，实现内部和外部业务处理的电子化。用自定义功能实现企业各种工作流程的个性化设置，智能化流程提醒、批复、转发、跳动等需求，更加有效的提高工作流程的流转规范性。知识文档管理：全面、动态的知识库管理，有效追踪每一个文档的运动过程，将企业内部、外部相关的知识文档规范、完整地组织起来，便于进行文档的维护、审批、分发和归档。人力资源管理：通过创建个性化组织结构，赋予员工不同的使用权限，并与其他模块紧密协同，实现对员工的所有相关数据的详细记录，为企业进行绩效考核、薪酬管理提供第一手资料，全面有效的推进人力资源管理战略的实施。客户关系管理：在协同的办公环境中，实现企业与客户、合作伙伴、分销商等企业外部利益相关体的双向沟通，并且实现合同、文档、交易记录服务记录等工作流程的信息标准化、电子化。
在企业通信平台上建立本企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与 Internet 邮件互通。信息发布平台为企业的信息发布交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。协同工作平台将企业传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的 “ 扁平式管理 ” ，提高企业团队协作能力，最大限度地释放员工的创造力。公文流转平台让企业内、外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。日常办公平台则改变了传统的集中办公方式，扩大办公区域，企业用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。知识管理平台则用于系统地利用企业积累的信息资源，改进企业的创新能力和快速响应能力，以提高生产效率。
另外要让组织的绩效超过个人绩效之和必须：第一步：这个组织的人员必须进行合适的分工，让合适的人做合适的工作，只要这样，每个人都做自己最擅长的工作才能保证效率最高、质量最好；第二步：单纯每个人做自己的工作还不能保证能有效的完成组织的任务和使命，因为不同工序、工作之间需要有机的联系，不同的职位之间需要沟通、协调。在当今时代，协同不仅仅是组织内部的协作，而且要涉及到上下游组织之间的协作，如果你的上游厂商不能将你需要的半产品及时交付，你组织内部协作的再好也无法进行生产，从而无法给自己的下游厂商按时交货，结果就是丧失信誉、市场机会和效益。
正是基于以上的要求，人们发明了电报、电话、电子邮件、视频会议系统、工作流系统等来协调、协同工作。我们需要不同的协同系统来完成我们的工作，包括讯息传递 (Message Delivery) 、沟通协同 (Communication Collaboration) 、需求协同 (Requirements Collaboration) 、产品协同 (Product Collaboration) 、企业协同 (Enterprise Collaboration) 、设计协同 (Design Collaboration) 、项目协同 (Project Collaboration) 、协同便利性改善解决方案 (Collaboration Facilitators) 等等工具和系统。
也就是说协同不仅仅是人与人之间的协同，还包括人与机器、机器与机器、组织与组织、部门与部门等的协同。现今有许多信息系统，可以说这些系统在某种程度上都促进了我们的协同工作，例如 OA 中的工作流管理方便的促进了事物的处理， CRM 中的销售力自动化 (SFA) 帮助不同的销售人员之间的有效协同等。这些系统和发明都帮助了企业和我们的生活，但问题在于这些不同的系统之间相互分割，不能互连互通，造成了新的分割和 “ 信息孤岛 ” 。 企业需要协同，但如果员工没有协同的能力怎么办？一件事情交给没有这个能力的人去做，结果是什么？如何确定将合适的工作交给合适的人呢？
通过协同软件系统，就能面向问题去解决，就是解决某个或某几个组织面临的常规和非常规的问题。即便这些协同产品或者系统能够做到所宣扬的 “ 功效 ” ，但还是不够的，因为： 一方面，要协同必须有协同的能力，这个后面必须有员工的知识、态度等基础支撑。如果没有这个支撑，那么就不可能有真正的协同。例如宾馆的座席小姐，她怎样才能找到合适的工程师呢？如何保证那个工程师所解决的问题在下一次有人提问时座席小姐能够自己解决呢？要能找到合适的工程师，必须要有组织内员工的黄页，知道那些人擅长什么，能够做什么等。那个工程师解答的问题有没有在事后进行总结，放入知识库中以便客户再问到这个问题的时候能够得到满意的解决？另一方面 , 组织的高效协同可以保证高效的完成任务，但完成这个任务的结果可能是 “ 有效率的错 ”—— 方向错了，完成的越好可能离目标越远。这个时候怎么办？当今时代，除了不变的就是变化，如何把握变化从而能让组织与时俱进做出正确的决策，如何让企业源成为一个创新的集体而不仅仅是合作做事情？因此，协同必须与知识管理相结合，没有对知识的有效管理和团队知识工作者的充分尊重，那么就不大可能做到真正的 “ 协同 ” ！注：本文要感谢泛微网上的相关文章，自己进行了一定的组合和协同。