第二章 OA相关模块的定义、历史、现在和未来

第三节 OA中知识管理的定义、关键点和未来

1.知识管理的定义

知识是指能协助个人、团体或企业创造价值的有用信息。知识是人类进步的媒介，知识是人类接触自然、认识自然、理解自然和利用自然产生的信息成果！知识管理(Knowledge Management)，是指通过计算机系统把企业内部各种存放在员工头脑中的有用信息按照一定逻辑关系呈现出来（让知识从隐形到显性）；能协助企业、组织或个人，透过信息科技，将知识经由创造、分类、储存、分享、更新，为企业或个人带来实质价值的管理流程与策略，主要重点管理内容为文件管理、核心专长管理及知识社群管理。对知识管理的理解可以借助以下几个方面：

• 知识管理的本质就是对人潜力的发展和利用
• 知识管理需要关注四大维度，即：中心思想、时间、地点、对象
• 知识管理是动态、是相对的、是全局性变量
• 知识管理的过程：一般分成知识的积累、知识的共享、知识的利用、知识的创新四个过程
• 对象属性：什么是知识对100个人来讲有100个不同的答案，所以知识具有对象的属性
• 时间属性：今天对我来讲是知识，但是明天可能就是垃圾，所以知识具有时间的属性
• 地理属性：中国的环境治理知识对美国来讲可能就是垃圾，所以知识具有地域的属性

所以，知识对于企业就像"空气"对于人一样重要。知识管理就是大气管理——空气不是用瓶子就能够管理起来的，空气一定是靠环境治理、开窗通风、植树造林等来解决，所以企业的知识管理不也是仅凭一个知识管理系统就能够解决的，独立知识管理系统就像用一个瓶子把知识罐装好，这有时候可能会坏了一个企业。

知识管理最为核心两点：第一需要一个开放共享的企业文化，第二需要让知识的积累、共享、利用和创新与协同(OA)软件结合在一起，让知识来源于工作、分享于工作，让知识管理做到真正的有源之水，这是自然的知识管理之道。所以，有效的知识管理系统最为关键的两点：有效方便积累（自动归档）、快速个性化展现（强大搜索引擎）！

对于组织来讲，知识管理的价值在于以下四个方面：

• 隐性知识怎么转化成显性知识？——如何真正让企业内部的大脑互联
• 个人的知识发展怎么与企业的知识发展步调一致——确保共同利益
• 知识的生命周期如何管理？——知识具有时间属性
• 知识管理的模式：到底是"出版模式"还是"中介模式"——知识具有过程属性
• 到底什么是知识什么是垃圾？——知识具有对象属性
• 如何避免知识管理系统变成知识的"下水道"？——知识的关键是被利用
• 怎么让适当的知识在恰当时候推给需要的人？——必须与工作过程结合起来
• 怎么样让知识管理能够与企业的业务流程结合
• 文档性的知识比较容易管理但是数据性的知识怎么管理
• 企业文化管理如何融入到知识管理中去？——需要企业有共享和创新的企业文化来支撑

3.知识管理的关键点

• 如何做到真正有效积累——让知识管理成为有源之水
• 应有的权限控制
• 方便快速精准的查询
• 让知识积累、分享、利用和创新真正融入到每个人的本身工作过程中
• 知识管理的权限体系：如何做到既能够充分共享、又能够严格控制

4.知识管理的形态和载体

随着信息技术的发展，人们接受和感知的信息来源越来越多元化，载体越来越丰富，相应地，知识的存在和发布载体、形式也越来越多样化，通常有：

• 面对面交流
• 电话沟通
• 汇报开会
• 上课培训
• 导师传授
• 文字记载
• 电视电影
• 总结分析
• 电子邮件、BBS、社区、微博、微信……
• 流程流转
• 数据报表
• 知识管理系统

5.知识管理的发展

知识管理最为核心的是需要始终秉承一个原则，即知识服务于人。未来，组织的知识管理将在两个方向上展开：让知识的积累、分享、利用和创新真正融入到本身工作过程中——与工作流程结合起来；有一个知识机器人随时伴随着你工作过程中，它能够知道你什么时候需要什么样的知识，并且可以把你创新的知识积累起来分享给到需要的人。

6.知识管理可能存在的陷阱/误区

• 知识管理可能成为一种误导——知识有时间属性，如果不能随时更新，那么知识就有可能成为误导！
• 知识管理可能让知识固化——一旦知识被显性化可能会被轻易复制利用，这可能带来这些知识不被及时动态更新，导致知识被固化！
• 知识管理系统成为淹没重点的信息海洋——知识具有"对象属性"，如果对用户不能做到知识的个性化推送，将可能导致用户被信息海洋淹没！
• 知识管理可能减少了面对面的碰撞——知识管理系统用多了，也可能减少面对面的交流机会，而人类最为主要的思想都是在相互面对面的碰撞中激发的！