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统一与整合,SMG集团OA与移动办公建设的十年坚持
发布日期:2016-08-24    浏览次数:1100

提及SMG,几乎在上海大街小巷无人不知,这主要来自于SMG旗下东方卫视、上海广播电视台这么多年长期占据了上海老中青少四代人的客厅。

2014年3月,由原上海文化广播影视集团和上海广播电视台、上海东方传媒集团有限公司整合的新上海文化广播影视集团有限公司(简称“SMG”)正式成立。截止2015年7月,SMG集团共有职能部门13个,直属事业部9个,一级公司16家(含1个上市公司——上海东方明珠新媒体股份有限公司),二级子公司85家,三级子公司9家,共有从业人员17200余人。

这样一家巨无霸的传媒集团,在借鉴其它行业信息化建设经验的基础上,不断的在探索和推进媒体行业的信息化建设之路。

 

选型OA,接口开发性要高

SMG最早开始建设OA系统始于2002年,当时的OA软件仅仅是一套行政办公软件,为解决办公应用电子化。后来随着集团发展,下属各单位对信息化也越来越重视,希望通过借助信息化的工具解决日常管理中的问题,提高工作效率。这是对OA要求不仅仅是一套行政办公系统,而是发展为全员使用,后期甚至可以作为集团管控的有效工具,同时还希望能与相关的业务管理系统打通。

在选型过程中,需要考核供应商不仅是应用模块满足现在的需求,还需要考虑接口层是否够开放,特别是与异构系统的集成问题,后期的定制开发问题,系统的大并发稳定性问题,组织架构的权限设置灵活度问题…..

很多套的OA软件摆在SMG决策者面前都不过关,此时刚刚在市面上小有名气的泛微公司开发出来的e-cology平台进入SMG的视线,如果按照严格的指标筛选,泛微也是不过关。不过,泛微特有的流程审批开放性让他眼睛一亮,除了可以将集团管理职能线上的标准流程全部固化下来,e-cology还可以与其他系统对接。经过一番论证,集团层面决定使用泛微OA系统。

经过一段时间的使用,集团层面员工非常认可这套OA系统,每天员工都可以进行上班签到、发放公文、协作沟通、流程审批,它已经成为员工日常不可或缺的一套办公平台。集团领导层希望将它进行下属分子公司推广,让所有员工都在一个平台上办公,为日后进行集团管控打下基础。

SMG技术运营中心网络部主任 李泽强

 

打通孤岛,解决“痛点”

由于历史遗留的原因,SMG集团内部的信息化状况参差不齐,通过近几年的系统建设,集团下属单位陆陆续续建设了自己的OA系统,虽然基于集团的总体考虑大多数采用了泛微的OA协同办公系统,但这些系统相对分散,由于建设时间过久、缺乏统一规划,由此导致了“信息孤岛”丛生。随着集团改革和管控的深入,数据无法共享、流程无法互通、业务无法协同等问题越来越突出,亟需破解之道。此外,身处于“速度至上”的互联网时代,员工对于移动办公的诉求日益迫切,信息系统的更新迭代更是刻不容缓。

基于此,集团2015年明确提出,建设统一OA协同办公平台,将下属职能部门、事业部和公司的OA系统统一到一个办公平台上,对已经实施OA系统的单位进行升级改造,准备新建或还没建设的单位必须在集团统一平台上进行搭建。集团管理层为了确保项目的推广实施,采用两种手段确保项目成功。

1)  第一是重点推进,分步实施的原则。实施范围上先重点推进职能部门、事业部和一级公司等30多家单位的整合和建设,实施内容上采用内外循环流程兼修的方法,各单位先按照要求做自己单位内部管理流程,然后再和集团流程打通,实现横向协同、纵向贯通。从政策上,在集团推广OA系统期间,相关的成本由集团负责。如果在此期间没有上线OA平台,后面再更新上线OA平台,需要各单位独立承担成本。这一措施提升了分子公司上线的积极性。对于已经实施完OA平台的分子公司,集团除了定期安排专家培训之外,特别针对每一个部门安排一名系统管理员,管理员的职责是对前期搭建的流程进行调优。由于部门员工对自己的业务流程是最熟悉的,最终确定的流程确保是贴近现实运行状态的。

2)  第二是让系统长期保持优化提升阶段。系统建设完成后,由于OA系统独有的角色权限设计体系,可以将应用权和维护权分离出来。在SMG集团既设置有专职的系统维护管理员,又设置有兼职的部门管理员,通过不间断系统优化和性能提升,确保这样一套全员使用率最高的系统连续几年保持旺盛生命力。

 

集团管控,建设五大统一中心

经过一段时间的基础夯实,至此,集团管理层正式提出实现集团管控目标,需要将所有的OA系统全部整合,实现流程统一、数据互通。为企业管理层提供“工作、管理、沟通和资讯”的一体化管理平台,为执行层提供“工作、协作、沟通、知识和个人能力提升”的一体化工作与服务平台,支撑集团多元化管理模式,汇报与分权管控体系,支持组织透视和快速调整权限,承载分权授权下的流程管控、制度执行等,支持集团标准化管理执行保障。

一场高效协同管理的信息化战役就此打响。集团全面动员,分步实施,提出建设集团管控的五大目标:

—  实现集团信息发布与共享信息的中心。集团OA平台成为所有集团信息化的资源池,集团所有员工知识管理的资源池。

—  实现集团流程管理体系落地的流程管控中心。让管理类的业务类的流程都可以通过OA来流转。

—  实现集团公文拟发的交互流转中心。

—  实现集团管理层经营决策支撑中心。将各系统的数据提取出来,按照管理层需求形成决策报表,解除领导层来回在各个系统中查看数据的烦恼。

— 实现全体员工统一协同工作中心。让所有员工都在一个系统平台中办公,提升员工的执行效率。

此时的OA系统平台已经上升为一套协同运营管控平台,以信息门户为入口,流程为纽带、公文为介质,知识为血脉,内部连接各级信息化平台,每天将各类信息传递给集团各分子公司员工。

 

移动化布局,安全和便捷的双重保障

在传统PC端的数据统一之后,SMG开始迈开移动办公建设的步伐。最初决定上线移动端平台主要来源于两大需求:

第一是企业内部有那么多系统,但在移动端却没有统一的平台,移动端的数据不统一,组织架构不统一、移动端的信息沟通不统一、应用系统不统一、报表数据不统一,这种痛苦高层决策者更多。由于每个领导层都拥有多套系统的权限,经常需要在各个系统之间来回切换看数据,非常不方便。领导层经常需要出差,审批没有移动端,直接影响审批进度。SMG需要一个统一的移动化门户。

第二是让所有人都可以移动办公,特别是内部的新闻公告、譬如SMG内部的一个番茄网,是SMG内部的一个员工新闻门户,集团的新闻、通知信息都在该平台。HR系统中的员工自助等等都需要整合到一个移动办公平台上,为员工提供灵活的办公体验,移动端的整合会让所有员工的办公效率更高。

但是,做好统一的移动办公平台并不容易。作为一家传统的国有企业,集团管理层在移动端的安全性方面一直心有顾虑:

譬如在移动办公过程中的数据安全性怎么处理?员工手机一旦丢失、里面的数据是否可以擦除?手机上呈现的内容是否要求不能截屏………..

最终,SMG 选择利用采购华为移动设备和泛微的移动端e-mobile,华为BYOD方案在安全性方面有足够的保证,泛微e-mobile确保原来在PC端的集成应用全部通过移动端展现出来,两者优势互补。

案例小结

回首这一过程,SMG 技术运营中心网络部主任李泽强感叹:十几年下来,从最开始的集团使用公文管理系统,到全集团推广应用统一协同办公平台,SMG一直在探索如何利用IT新技术和信息化建设来提高管理效率及推动和协助业务创新。他认为:

1. 所有做信息化的建设都应该围绕集团的战略服务。以前是信息化支撑集团战略方向发展,现在是信息化要作为集团战略发展的排头兵,引领并驱动战略发展。

2. SMG在信息化建设始终向两个方向努力:在职能管理线上,让信息化建设实现集团管控目标。在业务管理线上,通过规范化和平台化,实现数据共享、流程互通、业务协同、效率提升的信息化工作愿景。

依托SMG高效的信息化布局,以信息化服务集团战略的宗旨。新的SMG集团组织结构更庞大、正实现从一个地方性广播电视播出机构转变为一个面向全国、乃至海外的内容提供商、发行商和服务运营商,在全球媒体领域中塑造中国形象和声音。

… … …

8月31日,一场主题为“移动门户——将企业所有应用装进一个手机APP”的体验大会将落地上海。届时,SMG技术运营中心网络部主任李泽强将亲临现场分享,还有更多精彩内容等您现场体验!

长按识别二维码,报名

来源:http://www.cctime.com/html/2016-8-24/1210310.htm

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