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【OA知识普及之OA相关模块】OA系统中的工作流程
发布日期:2018-01-31     浏览次数:1509

1.工作流程的定义

对组织而言,工作流程的本质是让权责分配合理高效,它指明了工作事项的活动流向顺序,指组织内部发生的某项业务从起始到完成,由多个部门、多个岗位、经多个环节协调及顺序工作共同完成的完整过程。用一句话解释流程,就是加上“程”式(顺序)的“流”动(动态)!

工作流程的特性可以概括为以下几点:

工作流程就是一组输入转化为输出的过程

工作流程体现组织系统中各项工作之间的逻辑关系,是一种动态关系

工作流程是工作效率的源泉

组织体系的发展:能够适应组织的动态灵活性变化、能够确保组织的目标的实现、能够适应多维度多层级的分权体系(这也是衡量一个管理软件好坏的关键看点)

对于组织来讲,工作流程的价值在于以下四个方面:

规范:职责明确

效率:事找人而非人找事

控制:关键点、风险点、资源控制

优化:分析哪些人、哪些岗位、哪些部门的效率和流程本身的设置是否合理

管理的本质就是工作流程。任何组织的管理都可以抽象来看:组织内一张表单通过一定媒介进行流转最终形成执行结果——从这个角度,打个电话本身也是流程,开个会议、发个邮件也可以看作是流程。

在协同OA系统里,工作流程的组成表现为字段、表单、节点、路径、流转意见、统计报表等。字段组合成表单,表单通过一定的逻辑规则进行一个节点一个节点流转形成路径,在流转路径中形成流转意见,最终以报表的方式形成某一类流程的统计分析。

企业通过协同OA系统构建的工作流程体系类似于铁路系统(自由流程是个特例):一条条铁轨就像流程的路径,一辆辆火车就像一个一个表单(一节节车厢像一个个字段),一个个车站就像一个一个节点(流程出口和入口)。

最简单最原始最有效的流程路径就是:面对面对话;最古老的流程路径是:烽火传递;最古老的表单是:象形文字形成的文书。

2.工作流程的分类

在组织管理中,不同的流程承载着不同的管理内容和管理要求,相应的,有着不同的流转方式,协同OA系统平台上,这些要素决定了不同的流程类型。

从流转路径的设置上来讲,我们可以将流程分为三类:

固定流程:有点类似公交车,有固定的站点和时间约束

自由流程:有点类似出租车,招手即停,完全所需订制

自由固定混合流程:类似从上海去杭州,先是出租车(自由流程)到高铁(固定流程),高铁到杭州,到杭州后再打车(自由流程)去目的地

从流程所承载的管理内容不同,我们可以将流程分为五类:

审批流——审批是工作流程最为常见的存在形式

权限流——是指流程能够把承载的对象进行二次赋权(查看权编辑权占用时间)

数据流——例如一个资产领用流程可以直接影响资产的库存数据

控制流——例如预算的数据可以控制实际报销的流程

工作流程的流程——管理流程的流程

在实际的应用中,一个流程中可能会同时涉及到审批流、权限流、数据流、控制流,这是比较常见的一种情况。

3.工作流程的关键点

前边我们提到,流程就好比是组织的血脉,也是协同OA系统最为核心的应用之一,那么,如何实现流程管理与管理需求的完美契合呢?在流程管理落地的过程中,有哪些是必须要注意的呢?通过协同OA系统来实施流程管理,该如何进行把关?以下分别从三个维度为大家列出,供参考:

从协同OA系统里流程的组成来看,需要注意的关键点如下:

字段:在字段层面,应支持字段自定义、字段联动、字段合并、字段判断等功能

表单:在表单层面,应支持表单自定义、表单联动、表单合并、表单分拆、表单复制等功能

节点:在节点层面,应支持规则定义、节点联动、节点合并、节点分叉、节点等待等功能

路径:在路径层面,应支持路径自定义、强制收回(查看前/查看后)、强制归档、路径分叉、路径合并、退回(退回可自定义)、强制干预、流程监控、路径复制等功能

流程报表:可以支持流程报表自定义

从对流程流转需求的满足情况来看,需要注意的关键点如下:

是否可根据申请人角色自动判断流程走向

是否支持流程并行

是否支持流程串行

是否支持流程催办

是否支持流程督办

是否支持流程嵌套

是否支持流程抄送

是否支持流程转发(抄送性转发和办理性转发、无需等待性转发和需等待性转发)

流程是否具有协同性(历史数据、其他流程信息是否可在当前节点展现)

流程在流转过程是否具有赋权功能

是否支持流转效率分析

是否支持流转时间控制

是否支持流程跳转

流程等待——等待数据归集

从流程的管理和落地角度而言,需要注意的关键点如下:

流程的自动化测试(流程自检)

流程是否可以复制

流程设置是否支持分权管理

是否支持流程版本管理

是否有流程的权限体系:流程的分权授权体系、流程表单的字段控制权限、表单布局权限、路径控制权限、流转意见权限控制、流程报表数据权限控制

4.工作流程的发展

大多数协同OA系统平台上,以审批流为主的工作流程都已实现,并正朝着控制流、业务流方向发展,同时关注对业务数据的集成性(数据流)。企业越来越意识到流程的本意不只是流转,更为重要的是在流转过程有信息可以提供决策和释放信息的价值。

工作流程未来的发展方向就是能够模拟人与人对话的人机对话,流程将成为每一个业务的自动机器人:流程机器人!随着计算机语音和智能分析技术的发展,可能我们只需要对着电脑或者手机说话,系统就能够根据你的内容自动识别形成表单、流程路径(以后不会有表单、路径设置等麻烦的东西!),并随时向你语音播报流程进展、自主进行统计分析!

5.流程管理的可能存在的陷阱/误区

工作流程是为了提升管理的规范性和效率,换句话说,组织的流程管理本身就是需要在规范和效率之间找到平衡点。在这里提醒各位朋友,流程管理的价值固然毋庸置疑,但任何事务都有两面性,因此需谨慎权衡后再实施:

流程可能成为推诿的要素,流程可能成为只“流”不“控”——如果一个流程的主要责任人没有确定好,下一个节点成为上一个节点的复制,上一个节点成为下一个节点的依靠,整个流程只是流转谁都没有产生实质性意见,这样一个流程就失效了!

流程可能会让工作效率低下—如果一个流程节点很多,而且里面的责任人不明确,很容易导致一个流程流转了十几个节点但是事情并没有解决掉,这样看似工作流程清晰,但实际上效率十分低下!

流程可能会让组织人员缺少责任心——有时候因为流程固定了职责,但是很多时候很多事情是变动的,既有的职责划分可能覆盖不到所有事项的要求,这样反而让团队里面的人慢慢缺少全局观同时也慢慢失去了责任心!

管理者需要提前预见到这些可能出现的不良反应,并做出防范措施,才能使工作流程发挥出它最大的作用。以上就是OA系统中工作流程的定义、关键点和未来,下一篇小e会给您介绍OA系统的另一模块——知识管理的详细情况,敬请期待!

欢迎免费体验泛微最新OA系统:http://www.weaver.com.cn/oaxuanxing.html?source=10

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