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【OA知识普及之OA相关模块】协同OA系统中的工作流程
发布日期:2018-01-31    浏览次数:2881

1.工作流程的定义

对组织而言,工作流程的本质是让权责分配合理高效,它指明了工作事项的活动流向顺序,指组织内部发生的某项业务从起始到完成,由多个部门、多个岗位、经多个环节协调及顺序工作共同完成的完整过程。用一句话解释流程,就是加上“程”式(顺序)的“流”动(动态)!

工作流程的特性可以概括为以下几点:

工作流程就是一组输入转化为输出的过程;协同OA系统工作流程体现组织系统中各项工作之间的逻辑关系,是一种动态关系工作流程;是工作效率的源泉。组织体系的发展:协同OA系统能够适应组织的动态灵活性变化、能够确保组织的目标的实现、能够适应多维度多层级的分权体系(这也是衡量一个管理软件好坏的关键看点)。

对于组织来讲,工作流程的价值在于以下四个方面:

规范:职责明确

效率:事找人而非人找事

控制:关键点、风险点、资源控制

优化:分析哪些人、哪些岗位、哪些部门的效率和流程本身的设置是否合理

管理的本质就是工作流程。任何组织的管理都可以抽象来看:组织内一张表单通过一定媒介进行流转最终形成执行结果——从这个角度,打个电话本身也是流程,开个会议、发个邮件也可以看作是流程。

在协同OA系统里,工作流程的组成表现为字段、表单、节点、路径、流转意见、统计报表等。字段组合成表单,表单通过一定的逻辑规则进行一个节点一个节点流转形成路径,在流转路径中形成流转意见,最终以报表的方式形成某一类流程的统计分析。

企业通过协同OA系统构建的工作流程体系类似于铁路系统(自由流程是个特例):一条条铁轨就像流程的路径,一辆辆火车就像一个一个表单(一节节车厢像一个个字段),一个个车站就像一个一个节点(流程出口和入口)。

最简单最原始最有效的流程路径就是:面对面对话;最古老的流程路径是:烽火传递;最古老的表单是:象形文字形成的文书。

2.工作流程的分类

在组织管理中,不同的流程承载着不同的管理内容和管理要求,相应的,有着不同的流转方式,协同OA系统平台上,这些要素决定了不同的流程类型。

从流转路径的设置上来讲,我们可以将流程分为三类:

固定流程:有点类似公交车,有固定的站点和时间约束

自由流程:有点类似出租车,招手即停,完全所需订制

自由固定混合流程:类似从上海去杭州,先是出租车(自由流程)到高铁(固定流程),高铁到杭州,到杭州后再打车(自由流程)去目的地

从流程所承载的管理内容不同,我们可以将流程分为五类:

审批流——审批是工作流程最为常见的存在形式

权限流——是指流程能够把承载的对象进行二次赋权(查看权编辑权占用时间)

数据流——例如一个资产领用流程可以直接影响资产的库存数据

控制流——例如预算的数据可以控制实际报销的流程

工作流程的流程——管理流程的流程

在实际的应用中,OA系统中一个流程中可能会同时涉及到审批流、权限流、数据流、控制流,这是比较常见的一种情况。

3.工作流程的关键点

前边我们提到,流程就好比是组织的血脉,也是协同OA系统最为核心的应用之一,那么,如何实现流程管理与管理需求的完美契合呢?在流程管理落地的过程中,有哪些是必须要注意的呢?通过协同OA系统来实施流程管理,该如何进行把关?以下分别从三个维度为大家列出,供参考:

从协同OA系统里流程的组成来看,需要注意的关键点如下:

字段:在字段层面,应支持字段自定义、字段联动、字段合并、字段判断等功能

表单:在表单层面,应支持表单自定义、表单联动、表单合并、表单分拆、表单复制等功能

节点:在节点层面,应支持规则定义、节点联动、节点合并、节点分叉、节点等待等功能

路径:在路径层面,应支持路径自定义、强制收回(查看前/查看后)、强制归档、路径分叉、路径合并、退回(退回可自定义)、强制干预、流程监控、路径复制等功能

流程报表:可以支持流程报表自定义

从对流程流转需求的满足情况来看,需要注意的关键点如下:

是否可根据申请人角色自动判断流程走向

是否支持工作流程并行

是否支持工作流程串行

是否支持工作流程催办

是否支持工作流程督办

是否支持工作流程嵌套

是否支持工作流程抄送

是否支持工作流程转发(抄送性转发和办理性转发、无需等待性转发和需等待性转发)

工作流程是否具有协同性(历史数据、其他流程信息是否可在当前节点展现)

工作流程在流转过程是否具有赋权功能

是否支持流转效率分析

是否支持流转时间控制

是否支持流程跳转

流程等待——等待数据归集

从流程的管理和落地角度而言,需要注意的关键点如下:

工作流程的自动化测试(流程自检)

工作流程是否可以复制

工作流程设置是否支持分权管理

是否支持工作流程版本管理

是否有工作流程的权限体系:流程的分权授权体系、流程表单的字段控制权限、表单布局权限、路径控制权限、流转意见权限控制、流程报表数据权限控制

4.工作流程的发展

大多数协同OA系统平台上,以审批流为主的工作流程都已实现,并正朝着控制流、业务流方向发展,同时关注对业务数据的集成性(数据流)。企业越来越意识到流程的本意不只是流转,更为重要的是在流转过程有信息可以提供决策和释放信息的价值。

协同OA办公系统工作流程未来的发展方向就是能够模拟人与人对话的人机对话,流程将成为每一个业务的自动机器人:流程机器人!随着计算机语音和智能分析技术的发展,可能我们只需要对着电脑或者手机说话,系统就能够根据你的内容自动识别形成表单、流程路径(以后不会有表单、路径设置等麻烦的东西!),并随时向你语音播报流程进展、自主进行统计分析!

5.流程管理的可能存在的陷阱/误区

OA系统的工作流程是为了提升管理的规范性和效率,换句话说,组织的流程管理本身就是需要在规范和效率之间找到平衡点。在这里提醒各位朋友,流程管理的价值固然毋庸置疑,但任何事务都有两面性,因此需谨慎权衡后再实施:流程可能成为推诿的要素,流程可能成为只“流”不“控”——如果一个流程的主要责任人没有确定好,下一个节点成为上一个节点的复制,上一个节点成为下一个节点的依靠,整个流程只是流转谁都没有产生实质性意见,这样一个流程就失效了!

OA系统流程可能会让工作效率低下—如果一个流程节点很多,而且里面的责任人不明确,很容易导致一个流程流转了十几个节点但是事情并没有解决掉,这样看似工作流程清晰,但实际上效率十分低下!流程可能会让组织人员缺少责任心——有时候因为流程固定了职责,但是很多时候很多事情是变动的,既有的职责划分可能覆盖不到所有事项的要求,这样反而让团队里面的人慢慢缺少全局观同时也慢慢失去了责任心!

管理者需要提前预见到这些可能出现的不良反应,并做出防范措施,才能使工作流程发挥出它最大的作用。以上就是OA系统中工作流程的定义、关键点和未来!

欢迎免费体验泛微最新OA系统:http://www.weaver.com.cn/oaxuanxing.html?source=10

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