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泛微OA系统用ISO标准规范企业工艺文档,实现生产全程无纸化
发布日期:2018-05-09     浏览次数:3618

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在中国制造业的生产一线,工艺文档管理过程的繁、难、慢成为实现标准化生产的一大痛点:文件手签,审批周期长;纸质下发,工作强度大;版本难分,普及使用慢;回收缓慢,安全无保障 。解决工艺文档人工管控不便的问题成为企业统一工艺文档管理、实现生产无纸化的关键一步。

泛微OA系统遵循ISO9001标准,根据ISO对工艺文档的严格要求,利用OA系统强大的版本管理、文档审核功能实现工艺文档从创建、审核、修改、分发到回收全生命周期的电子化管理,让企业工艺文档管理:有章可循、有人监督、有据可查

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(泛微工艺文档管理系统核心目标)

一、泛微工艺文档管理方案亮点应用

1.文档发布:目录清晰,上传、审批有章可循

和传统纸质化打印、手签工艺文档的方式不同。

泛微OA工艺文档管理系统根据ISO文档管理标准,将企业工艺类文档分为“管理手册类文件、程序类文件、工艺类文件以及表格类文件”四大类,在严格的文档命名格式下规范建立企业工艺文档库。

新建文档指定下发部门

企业相关人员可以在泛微工艺文档系统搭建的四大目录栏内随时新建各种格式类型的工艺文档,在文档属性栏内填写文件版本号、文件名等信息。

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(泛微工艺文档管理系统基本流程)

同时,创建人还可以通过文档属性页直接指定“文件接受部门/人”,限制文档使用范围,提高安全性,一旦流程提交,即刻触发审批流程。

流程明细全审批有依据

在泛微OA系统工艺文档的属性页内,会实时关联文档全周期内所有流程操作细节,无论是审批还是查阅都能有据可依。

电子签章审批管理严格

OA系统中经创建所触发的审批流会自动流转至相关审批人、签发人,经审批通过后的文档,最后经文控中心加印电子签章后正式发布,同时下发给预先设定好的部门/人使用。

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(审批通过—盖章生效)

【小结】:泛微OA工艺文档管理在文档创建审批的过程中流程清晰而规范,所有文档有格式、有明细、严审批

2.文档使用:有权限可扫码,使用便捷、安全

工艺文档高效使用的两大核心:“安全和便捷”。

通过泛微工艺文档系统所创建的文档,有权限的人可以随时扫码获取所需的工艺文档信息。不仅使用效率高,还降低了传统环境下因随意传看而造成的安全隐患。

一个文档对应一个“码”

所有的生效文档都会自动生成一个二维码或者条形码,当有生产需要时,直接用扫描枪扫码,那些所需的生产线上的工序、图纸就会直接呈现在电脑上。

文档更新即可实时同步

一旦文档更新,二维码不变,操作人员扫描即可获得最新版本内容,防止因版本问题而导致工序操作不一。

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(生成专属二维码—扫描读取)

【小结】:在一切讲求效率的时代,生产线上需要信息化管理,泛微OA工艺文档系统将文档集中电子化,让生产一线无纸化

3.版本管理:编号、审批严格,全线同步更新

工艺文档因随时修改、更新所导致的版本问题让许多制造业客户为之发难,生产线上因为拿到的工艺文档不同,而产生工序不一,生产标准降低的现象,直接影响了效率。

在泛微工艺文档系统内,所有工艺文档的修改、更新会统一流程、同一出口,严防一个工序多种版本。 

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(泛微工艺文档管理系统文档修改审批流程)

文档编号规则全

泛微OA工艺文档管理系统根据国际标准文档管理要求,对工艺文档进行严格编号。

将编号分为版本号(A、B、C…)和修改号(0、1、2、…),如A/0表示第一版未修改,A/1则表示第一版一次修改,以此类推。

同时,根据客户实际需求,泛微还可以帮助客户设定修改次数,一旦修改上限,文档会自动升级为新一版本,旧版本只有文控管理员可看,统一生产线上的可查阅文档。

修改文档走审批

有权限的修改者对文档进行修改后,将文档状态改为“修改”,同时撤销原文档的生效印章,流程提交经审批后再次盖章生效,新文档生成。

【小结】:通过“编号、审批”双管齐下的作用,泛微让企业工艺文档按编号有序归档下发、全面普及新版本

4.文档收回:无效文档智能销毁、无需碎纸机

因修改、过期而产生的无效文档,泛微OA工艺文档系统会自动触发失效流程,不用碎纸机,就能轻松销毁文件。

新文档生成,旧文档同步作废

经修改的文档一旦归档,OA系统会自动触发文档失效章流程,自动带出修改前的文档版本,进行盖章失效处理,一旦新文档发布,旧版本会自动失效归档。

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(旧文档失效申请流程)

【小结】:从修改到失效,所有流程同步处理,作废文档电子化回收,降本增效

二、泛微工艺文档系统具体价值

泛微OA工艺文档管理系统在严格遵照ISO文档管理标准的同时,还能根据具体客户需求,为其添加个性化应用,打造符合客户实际管理需要的工艺文档管控平台。

帮助客户建立企业文控管理中心,统一工艺文档发布流程,提高工艺文档管理效率,让生产一线全程无纸化、标准化:

全程电子化管理,高效使用节约成本

文档分发到人,信息安全、便于使用

构建和规范企业中心文库,有效积累

形成企业工艺知识脉络,生产标准化

往期精彩解决方案:

用泛微OA搭建组织内部的google

欢迎免费体验泛微最新OA办公系统:http://www.weaver.com.cn/oaxuanxing.html?source=10

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