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物流地产行业OA经验分享:易商红木用泛微OA系统整合集团资源
发布日期:2018-06-12     浏览次数:329

近期,泛微老客户协同OA系统管理经验分享活动走进亚太区最大的物流地产开发和运营商——易商红木集团。来自沪上的多家行业代表出席此次OA办公系统经验分享会议,共同聆听易商红木集团多年来在信息化建设方面的成功经验。 

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易商红木集团(简称:ESR)是亚洲领先的物流地产开发商、业主和运营商,还是全球多家顶尖电商公司及冷链物流行业最大的第三方仓储业主之一。作为本次会议的行业代表,ESR从自身的业务需求、建设过程、系统特色等多个角度向同行企业分享了自己两年多来在协同OA办公系统方面实施经验,和泛微OA系统一起推动智能办公在物流地产行业的普及。

——会议精彩内容回顾——

一、从传统办公到智能办公,ESR选择泛微OA系统

ESR已发展为中国、日本、韩国和新加坡等亚洲国家市场最大的泛亚地区业务平台之一,已建和在建项目总建筑面积逾800万平方米。未来,想要实现多区域、多人员高效办公实属不易。正如ESR代表所言,公司成立至今,业务规模不断扩大,但是企业内部的办公却还停留在“邮件处理阶段”,所有审批、资料都得靠邮件传输,不仅查阅耗时,效率也跟不上,走向协同办公已经成为必然。

OA系统选型和搭建问题上,ESR表示:除了成熟、平台化的产品,我们还看重服务。

ESR正处于快速发展阶段,不仅在国内,同时在日本,新加坡,韩国,印度,澳洲已经设立分公司,作为一个具备国际化大型企业集团特征的组织,未来,他们更需要一个拓展性、平台化、国际化的产品来协助OA系统项目搭建。

泛微作为专业OA系统软件供应商,在强大的团队和过硬产品服务支撑下,成为ESR上海地区协同管理项目的重要合作伙伴。对管理需求快速响应、结合大量行业案例对客户项目搭建提出优化意见是泛微在此次合作中一直坚持的,也是ESR看重的。整个系统以“项目、合同、预算费控、流程”等功能为核心,为ESR搭建起一条信息高速共享通道,实现各部门、各职能横向协同、纵向管控的管理状态。

二、量身定制“四大特色功能”

1、数百条流程搭建信息高速通道

基于物流地产特殊的行业属性,ESR和很多同行企业一样,组织架构层级多、跨度深,十分复杂,实现高效办公,必须从组织架构和业务板块入手,让复杂的流程“清晰化”,从而搭建起一条信息高速通道。

泛微通过丰富的行业经验,为ESR梳理出数百条业务流。将原本用几十条流程覆盖的业务流,变得更加清晰和高效。所有业务信息通过流程高速共享,传输、审批、查阅迈入高速时代。在流程搭建中,一条费用流程,泛微会从财务、业务,多方面考量,结合ESR财务部门实时更新的数据需求,细化报销单据,提升整体业务办理效率。

【小结】:将所有业务流程理清,是实现高效办公的基础通道,脉络清、信息流通快,才能从根本上保证执行效率。

2、实现SAP高速集成,打通数据

企业办公都是围绕数据展开,财务数据、项目数据、合同数据等等。ESR代表介绍说:“考虑到ESR未来国际化的部署方向,我们决定启用SAP系统,业务信息系统有了,下一步就是如何和OA系统审批相结合,提高数据使用价值?”

OA-SAP集成成为关键点。

信息自动抓取:泛微OA系统强大的系统集成功能,在后台就能实现“OA-SAP”集成,使数据互通。目前ESR在OA系统流程执行中,所有的供应商、客户和产品之类的信息,再也不用人工去填资料,从SAP系统就能自动抓取,信息准确度、使用效率大大提升。

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(从信息列表抓取信息)

数据同步更新:此外,OA-SAP数据互通不仅体现在流程中的信息抓取,信息同步更新也是重要需求点。流程所得信息,自动回传至SAP系统,信息一致,传输质量高。

【小结】:数据集中储存,填报时进行自动抓取,无需手动二次填报,减少信息出错率,提高操作效率。

3、以项目为核心,实现合同、付款有序管理

正如ESR代表所言:“ESR的业务核心就是围绕合同和付款这块内容来的,目前公司发展速度很快,有几十个项目在运行,整个项目实施过程中涉及的合同、付款非常多,以传统邮件和填单子的方式,一个项目下来,根本搞不清一个项目有多少合同、多少笔付款、多少费用明细。”解构项目元素,实现合同、付款等明细信息相互关联成为ESR的主要需求点。

泛微通过OA系统建模功能,为ESR搭建符合业务需求的项目、合同、付款管理模块,目前ESR已经实现了“合同和项目相关,付款对应合同,”所有业务非常清晰。

合同管理:通过表单功能,合同从签订、审批、付款到信息变更,整个过程中所涉及的合同信息,OA系统实时记录下来。

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(合同管理)

想查询近期合同数据,在台账里就能查阅,合同金额、付款公司、付款时间等详细信息随时知晓,合同进度及时了解。

付款管理:ESR每天涉及的费用报销和合同盖章等业务有几十个,在“线下贴票据、打印纸质合同盖章”这个审批过程中,财务必须要手动的在系统中搜索单据,确认信息,耗费时间长。泛微OA系统以“信息条码化”的方式,将所有审批单据转换成“二维码”,扫一扫就能带出所有相关审批单据,无需手工查找。

【小结】:将项目所涉及的所有合同、付款信息关联处理,查项目知合同,看合同知进度。

4、局部试点实现预算费控

预算费控管理是ESR项目第三期的实施重点,ESR有50多个园区,就有50多套预算方案,想要实现各个园区、各项业务预算费用的有效管理,给财务工作者带来了不小的压力。泛微则根据ESR业务现状,在一个公司实行预算管理试点,实现预算和报销流程、合同付款流程整合。

目前在初期有效试验下,ESR代表介绍说“看到效果好,现在下面各个业务部门主动要求上预算,财务部门配合上,财务的压力也会小很多,也会更容易来实现预算管理。”

【小结】:从局部试点开始逐渐实现全线推广OA系统,让各个部门慢慢适应,不仅有效管控生产成本,还能提高预算管理效率。

三、易商红木协同管理经验分享

企业借力OA系统实现全面协同管理已经成为一种未来发展趋势,ESR的OA系统上线已有两年多,目前三期项目正在实施中。

关于物流地产行业的信息化改造,ESR从产品、企业现状、实施重点等多个方面为同行带来了宝贵分享:

成熟产品:选对一款OA产品是刚开始尝试OA系统办公的企业需要迈出的第一步,发展成熟、技术、平台过硬,是首要选择标准。

团队经验:项目实施团队要对行业有丰富的服务经验,能及时的给项目提出有价值的建议,这对项目的推进很关键。

设立“关键用户”:ESR在项目实施中,每个部门都会安排一个对自己部门业务熟悉的人员作为“关键用户”,一方面能对系统提出精准需求,另一方面,在后期的系统推广中能为员工做培训,让使用推广变的方便。

最后,感谢易商红木结合多年来的实战经验,在精彩的案例分享中,为同行企业的信息化建设提供了有利的参考。未来,泛微也将不断深化OA系统产品技术,通过丰富的行业服务经验为更多物流地产企业带来智能化的OA办公系统体验。

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欢迎免费体验泛微最新OA系统:http://www.weaver.com.cn/oaxuanxing.html?source=10

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