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如何利用协同办公平台实现企业绩效管理 返回weaverBPM专题>>
企业 关键业绩指标 ( KPI-Key performance Indicaiton) 是通过对组织内部某一流程的输入端、输出端的关键参数进行设置、取样、计算、分析,衡量流程绩效的一种目标式量化管理指标,是把企业的战略目标分解为可动作的目标的工具,是企业目标、绩效管理系统的基础。 KPI 可以使部门主管明确部门的主要责任,并以此为基础,明确部门人员的业绩衡量指标。建立明确的切实可行的 KPI 体系是做目标、绩效管理的关键。

目前许多企业都意识到了建立企业绩效考核体系的重要性,但是由于缺乏行之有效的手段和管理体系,许多企业的 KPI 体系最后都沦为空谈。本文旨在探讨如何通过协同办公平台协助企业完成 KPI 体系的建立,如何通过办公平台帮助企业员工了解自身的 KPI ,并为其完成指标提供帮助,如何帮助企业对各部门和员工的绩效进行考核,使整个企业的 KPI 在可控的环境下执行。

经分析,我们认为企业 KPI 体系有以下几个重要的环节:
指标库的建立;
搭建一个协助企业员工完成 KPI 的办公环境
协助企业完成 KPI 考评
KPI 偏差分析及监控

以下我们将从这几个关键点来阐述如何利用协同办公平台协助企业完成 KPI 体系的设计与实施。

KBI 及其标准的选择制订需要遵循 SMART 原则,即各部门与各级员工的 KBI 及其标准必须是具体的( Specific )、可测量的( Measurable )、可达到的( Attainable )、现实的( Realistic )、有时间要求的( Time-based ),以便于 KBI 管理工作能够在方向明确、基础稳固的前提下高效、有序地开展。

依靠某些经理夸夸其谈的保证和毫无根据的预测建立起来的 KPI 体系根本没有任何意义,只有通过科学、严谨的程序建立起来的 KPI 体系才是切实可行的。

目前比较常用的是运用平衡记分卡模式开发 KPI 指标:

利用泛微的协同办公平台,可以很容易的实现这个过程。通过泛微的知识管理体系,所有的考核者都可以清晰的了解到企业的愿景和战略目标,在此基础上考核者根据企业设定的组织战略目标来制定部门的目标,并对部门各个岗位的目标进行量化的定义。通过流程各个考核者可以将考核办法提交人力资源部汇总。人力资源部可以汇总各种意见,结合自己的观点提出修改意见并形成书面报告,连同意见书报考评委员会。通过会议管理模块,可以协助考评委员会共同讨论、决定考核方案。经审批流程总裁审批后确定考核方案。指标确认后,人力资源部门根据考核方案在系统设定各个部门、岗位的职能职责,这样通过系统每个部门和成员都可以了完全了解自身的考核指标。人力资源部门还可以结合泛微的知识管理体系为各个岗位建立知识地图,通过知识地图,每个人可以了解到自身岗位的 KPI 详细情况,并可以获取完成指标所依赖的工具,如企业对销售人员提出的礼仪要求、销售过程要求 …… 从而掌握可以帮助员工达成目标的技能。

企业是一个处于动态的组织,公司会由于各种原因发生人员的离职、新员工入职、人员调动等状况,建立科学的 KPI 体系并通过办公平台在企业内部形成共享,每个人到达自己的岗位就能很快的了解到自己的目标并得到为实现目标所需要遵循的 BI (行为准则)和所需具备的知识体系。

二、 协同办公平台帮助企业搭建一个协助企业员工完成 KPI 的办公环境

泛微协同办公平台可以有效的帮助企业员工完成自身的 KPI ,如一个公司销售部的 KPI 指标设定如下:
合同金额
销售收入
销售成本
客户数量
潜在客户数量
基础客户数量
无效客户数量
新开拓客户数量
销售人员的专业程度
渠道的数量和有效性
知识积累能力
团队发展能力
员工满意度

通过泛微的协同办公平台,销售部人员可以通过以下功能帮助其完成考核指标:
建立客户档案,设定客户价值的评估标准,为销售提供依据
查找客户记录,同时了解客户合同,相关文档,项目,工作流程的信息,协同的信息管理,帮助管理者全访问的了解客户的状况。
通过 e-cology 提供的销售管理报表系统,使销售经理统筹管理更加方便和直观
重要客户的门户开放,用户的建议投诉,服务支持,信息分享可以更加方便快速
通过 e-cology 的 CRM 模块和财务模块的结合,销售人员可以全面掌握和客户发生的所费用和财务状况。
通过客户的新建对比,系统可以将相近或者相同的客户记录提取出来,避免了客户资源的重复,给客户造就良好的企业形象•  通过 e-cology 的联系记录和联系计划,管理层可以了解到公司销售部门的最新的进展。
动态的绩效评估,帮助销售经理完成销售部门的考核
协同的知识管理,实现了经验和知识的快速分享,帮助企业隐性的知识快速转化为显性的知识,企业的知识不在躲藏在死角。

泛微的协同办公系统提供了人力资源管理、客户管理、知识管理、流程管理、项目管理、财务管理、资产管理七大功能模块,为企业各部门员工完成考核指标提供了有保障的办公环境。

三、 协助企业进行 KPI 考评

协同办公平台不仅为企业员工办公提供了便利,还为企业 KPI 考评提供了量化的数据支持,比如一个销售人员的客户数量、合同金额、应收应付情况、客户拜访频率等指标都可以通过系统得到,为 KPI 考评提供客观、真实的数据支持。

通过 HRM 模块,可以为不同岗位的人设置考评表,并将考评项权限分别共享给他的上级、平级或下级,例如对于一个客户经理的考核表设置如下:

考核人可以通过系统直接对被考评人进行打分,所有的结果自动汇总到人力资源部门进行汇总分析。

四、 KPI 偏差分析及监控

由于人员流动、市场环境变化等因素,一个企业的 KPI 一般不可能完全按照当初的设定执行。通过泛微协同办公平台提供的考核功能,以及财务管理模块,管理者从公司的收入、成本、人员流动率、客户满意度等不同角度了解 KPI 执行情况与设定的偏差,参考 KPI 考核的数据,及时对公司的组织架构进行调整,对人员按照其考核结果进行奖励、惩罚、升迁、淘汰等措施,以保障整个企业的 KPI 能按照公司的预定目标完成。 s

通过协作区,考评委员会也可以根据企业 KPI 执行情况随时进行沟通和交流,发展企业存在的问题,并提供解决方案,方案在执行前可以通过知识管理模块,让员工进行讨论,集思广益,使企业的管理更规范,为完成 KPI 保驾护航。

KBI 是企业绩效管理的新思路,它使企业的行为管理和文化管理真正步入量化和标准化管理的时代,使绩效管理的作用更加彰显、功能更加完备。我们相信通过结合泛微协同办公平台的应用, KBI 管理必将展现出越来越广阔的实际应用前景!

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