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看金田铜业的流程时效管理五步法
发布日期:2016-02-22    浏览次数:9380

摘要:

很多企业在流程执行过程中,只是简单的流程e化。在流程执行后,往往忽视了流程的时效问题。一旦项目上线,根据最初的设想搭建了诸多流程,却出现了一些常年不用的死流程,或者是流程审核周期过长,流而不审、审核节点不合理等现象。

本文介绍一期流程管理的时效管理案例,来自于国内最大的再生铜加工利用企业——宁波金田铜业(集团)股份有限公司。

 

 

金田铜业创建于1986年,多年来位列中国企业500强之列。他也是国内最大的铜加工企业之一,公司占地2000多亩,员工近5000人,产业涵盖铜加工、高新材料、有色金属贸易等领域,下辖十几家生产型及贸易型分子公司,主要产品有铜线、铜棒、铜管、铜带、漆包线、阴极铜、阀门、水表、磁性材料等,产品产量均居行业前列。

 

这家公司值得称道的信息化项目是实施了SAP ERP项目,耗费极大的工期和成本,当然成效斐然。在后期信息化过程中,又利用泛微的协同OA平台与SAP ERP对接,实施管理+业务一体化工作。泛微与SAP的HR、SD、FI、MM、QM模块中大量的流程实现了集成工作。如何提升各部分流程的时效问题,直接与生产过程中的效率相挂钩,同时,流程中的各个节点的审批也可以与操作人的工作绩效相联系。

 

他们具体的流程时效管理如下,简称“流程时效管理五步法”。

 

1. 排除非工作时间

由于大部分员工都是上班时间进行工作,在流程的统计部分,为了保证流程时效的准确性,首先要排除掉节假日和非上班时段。

流程流转时间计算

 

2. 制定流程时效标准

企业会根据日常的工作制度和常规惯例,设定具体的流程时效准备。譬如一条5000元以下的设备采购流程,正常的流程时效应该在8个工作小时完成所有流程的审批。而一条5000元以上的设备采购流程,因为多设置流程审批节点,流程时效控制在12个工作小时内完成审批。企业会根据日常的操作规则给每一条流程都设定流程时效标准。

流程流转时效标准

 

在设置完流程时效标准后,其中最影响流程时效的关键在于各个流程审批节点的时长,所以你必须再为各个审批节点配置节点时效。如下图所示:

流程节点时效标准

 

3. 流程流转效率和节点标准查询

在设置完流程时效和节点时效标准后,下一步就是具体的检查实际执行过程中的差异性。你可以根据流程名称,业务类型、模块名称来查询具体的流程流转效率。如图所示:

流程流转效率示意图

 

4. 节点执行效率查询

同样,流程节点执行效率也可以查询。在审批节点中,有的审批可能几秒钟就审批进入下一个节点。有的需要12个小时才通过审批。节点的审批差异直接决定了整个流程的执行效率。需要说明的是:如果有特殊原因导致的审批差异,还可以提起申诉,这样才凸显出流程的人性化。

节点执行效率示意图

 

5. 执行统计分析

最终,关于流程的时效管理通过一张报表来体现,这就是流程执行统计分析。对于系统管理员来说,流程执行统计分析价值很大,他可以帮助找出流程执行的瓶颈,为流程优化提供参考;另一方面,可以作为以流程为导向的考核依据。

执行分析统计示意图

 

 

价值总结:

工作流程是为了提升管理的规范性和效率,换句话说,组织的流程管理本身就是需要在规范和效率之间寻找平衡点。

在金田铜业的实际执行中可以看到,流程流转效率和节点执行效率统计分析,是流程优化的重要依据。

前面讲过,对于生产型企业,由于OA中的流程与ERP中的流程进行集成。关注流程的时效管理,提升流程时效问题实际就是提升生产效率。而对于管理型企业,提升流程时效则可以直接提升员工的工作效率。

此外,在绩效管控中,流程效率统计反馈可以与绩效考核双管齐下,实现程规范工作,促进跨部门、跨岗位协作的管理目标。

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