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【OA相关模块】OA系统如何进行任务管理?
发布日期:2018-02-24    浏览次数:12849

一、任务管理的定义

任务是指交派的工作、担负的责任。任务管理是一套帮助每一个部门或者岗位根据目标、计划形成在特定时间内最有效完成相关事项并对任务执行效果进行评价的方法体系。

协同OA系统中任务构成的要素:特定目的(可衡量)、特定期限(有开始和结束时间)、特定执行人(有责任人)、特定交付物(可具体化)。

协同OA系统中任务的类型可以分为:周期性任务、计划性任务、临时性任务,不同类型的任务的关注点不同。

协同OA系统中计划管理与目标管理、任务管理、日志管理、绩效管理的相互关系:目标是头,先有目标、然后设定绩效、才有计划、再有任务执行,日志每天反馈任务执行情况,绩效考核反馈目标计划任务执行情况。任务的有效执行才是整个目标计划绩效有价值的保证!

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二、任务管理的难点和关键点

任务的执行情况关系到计划是否能够按照预期得到落实,也关系到一定范围内团队、组织目标的实现情况,那么,如何做好任务管理,如何协调不同岗位的员工、不同系统的任务?如何对任务的落实情况进行高效跟进?以下分别列出,供参考:

1.同一个组织内不同部门不同岗位的任务管理模式可能完全不同,如何协调统一管理?

2.任务与任务之间存在一定的逻辑关系

3.任务如何与目标、计划、考核相互关联,也可以不关联

4.任务管理过程中沉淀的知识如何管理

5.如何有效跟踪任务的执行情况:最好每一个任务的执行动态能够反馈到相关关注人员手上

6.任务是否方便归类、能够按照每一个人的工作思路来归集任务

7.任务的执行是否需要与工时结合起来

8.如何统一各种系统中的任务管理,在已有系统OA、ERP、CRM等系统中实际上已经存在一定的任务管理功能(例如:OA系统中的流程是任务管理中很重要的一些类别)

9.如何让有特长的人完成擅长的任务

10.任务管理如何与人的时间管理相协调

11.通过任务管理可以自动生成对计划的日报、周报、月报等日常工作报告

三、任务管理的发展

任务管理和协同OA系统是天然融合的,因为在OA系统里充满了任务!每一封邮件、每一个流程待办、每一份会议纪要、每一条日程安排……等等都是任务!

对于用户来讲,进入OA系统就能够很清楚他们要做什么事情,而不需要去关心什么模块什么功能应用。所以,OA系统只要在OA中把有时间、有负责人和具体交付物的事件进行统一汇总、统一反馈、统一监控、统一分析,就能够实现更加细化的任务管理,同时,让任务管理与企业的目标管理、计划管理、日志管理和考核管理进行无缝对接才是任务管理发展的方向!

OA系统中的任务管理还应该与岗位工作门户融合好,一个人进入OA系统就可以知道要做哪些事情、如何做好这些事情、他负责的事情以及与他相关事情的进展成效如何!

四、任务管理可能存在的陷阱/误区

管好任务就能发展好公司:一个公司如果完全靠任务来管理这个公司可能不会长期发展,任务应该是具体执行层面,它应该是一个公司发展的保障!一个公司的发展应该是敏锐的市场洞察力、从上而下统一的目标、积极的创新精神、还有就是军队般的执行力!

任务管理要做到层层分解合理、任务之间逻辑关系清楚:这个当然很好,但是很多组织实际情况无法做到这点,因为这样做可能会耗费太多的精力在任务管理的形式上了,所以任务管理软件最好就是比较灵活自由的方式进展,任务软件做的很严谨可能导致无法使用!因为我们要明确的是管理任务的目的是为了快速完成任务!

以上就是泛微十七年的OA系统实践得出的关于任务管理经验总结,在下一篇文章中小e会接着给您介绍OA办公系统中的工作日志,敬请期待!
欢迎免费体验泛微最新OA系统:https://www.weaver.com.cn/oaxuanxing.html?source=10

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