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泛微OA系统合同风险管理,分阶段一一击破,规范管理
浏览次数:7934

欢迎免费体验泛微最新OA系统:点击立即体验

企业合同在签订、履行期间往往因为监控不足,时有风险。庞大的合同数量和信息数据,让原始的人工管理很难做好风险管控,电子化、智能化的OA系统平台成为越来越多企业的有利助手。

泛微OA系统针对合同生命周期内存在的不同风险,以流程为基础,各个阶段一一击破。实现从合同起草、审批、签订、履行到归档全阶段的风控管理。

泛微OA系统合同管理

(泛微合同全过程风险管理方案基本思路)

一、泛微合同管理方案亮点

1、严审相对方资质,防控履约风险

企业大大小小的业务合同涉及的合作对象有很多,想要保证合同顺利推进,必须从源头加强对合作方资质的审核。 

建立相对方信息库

也就是“供应商信息库”,所有供应商的主营产品、联系方式、经营执照等信息完整录入到OA系统,通过严格的资质、信誉审核,排除供应商资质造假等欺诈行为。

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(合同相对方信息库)

每一家在册供应商,都会从质量、成本、服务等方面进行历史评分记录,哪家信誉好、哪家有继续合作的基础,一查便知。

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(相对方资质评分)

小结:泛微OA系统将客户合同相对方所有信息记录在案,定期更新、维护评分,减少由于上游企业资信问题不明而造成的合同损失。

2、建立合同模版库,严防内容不合规风险

起草合同内容是签合同的第一步,合作业务不同,合同也不同,不仅拟定、审核耗时,合同内容是否合规也是未知数。

高效、合规的合同起草方式成为许多企业客户的关键需求点。泛微OA系统按照不同业务主线,帮助客户搭建万能合同范本库,随时按需找着应用。

多样化范本库

合同范本库有“可应用的格式合同、可编辑的普通合同、签署保密协议的保密合同”,还有数百种细分合同,所有业务都能找到一一对应的合同,使用很方便。

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(选择合同范本-在线编辑修改)

基于范本高效起草

范本使用和“填空”类似,word在线编辑,合同的固定条款被提前锁定,只要填写空白信息即可快速生成一份合同文本。

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(在线编辑)

小结:不同的范本提供标准合同条款,使用时填空主要信息即可,起草效率提升了、风险性减小了,管理合规化。

3、防篡改、修改要留痕,规避随意修改风险

一份合同的经办人较多,起草的、修改的、储存的、查阅的等等,怎么保证各个阶段合同信息准确性?谁修改的?修改意见怎么核实?已生成的合同怎么防止随意修改?

修改留痕

管理层的审批意见直接在合同正文里标注出来,不仅可以明确修改意见,还能方便后期的清稿和核实。

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(修改留痕)

加盖水印、支持PDF格式

将已生成合同转换成PDF格式并加盖带有合同编码的水印,原文档被隐藏,无论查阅还是用印审核只能看,不能改。

小结:OA系统内明确合同修改权限,保证修改意见留痕,有效防止随意修改、意见传达不清现象。

4、控制合同版本,减少信息前后不符风险

合同模版随时都在更新,当合同出现原始版本、修改版本、最终版本,想要保证各部门、各机构有序使用,必须对版本进行编号,分类管理。全程一个合同版本,防止多人多版本导致的信息前后不符风险。

小结:泛微OA系统结合文档管理功能,统一对合同相关文档进行编号,防止内容被覆盖、使用不统一的情况,便于查询,管理有序。

5、形成超期监控预警,防止逾期交付风险

合同签订后企业最关心的是履行进度怎么监控、收付款情况如何跟进?

泛微OA系统通过生成合同履行计划,通过流程打造进度跟踪提醒、过程记录、定期反馈的超期监控预警系统,及时掌握合同执行情况。

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(合同超期监控预警系统)

生成合同履行计划

合同履行计划表OA系统会根据合同中所提的重要执行节点,自动生成,如:什么时候付首款、什么时候验货等,企业相关人员按计划监督合同执行情况。

合同履行情况反馈

通过系统集成实现数据互通或者人工定期汇报,合同履行情况会定期以数据形式呈现出来,哪个客户款还有多少款没付,物品验收是否正常…一目了然。同时,那些出现异常的环节还会被OA系统特别标注出来,全部情况在台账里就知晓。

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(付款进度)

按计划监督合同收付款

到了合同约定的收付款时间,企业可以在合同履行台账内对照合同节点、查验履行情况,为收付款提供依据。

小结:及时反馈合同履行情况,进度、耗时、质量、异常情况等信息实时掌握,防止坏账。

6、多维度评估合同,做好全程风险记录

合同执行完了就结束了吗?泛微OA系统会通过合同评估、供应商绩效考核等功能,帮客户搭建起一条时候评估体系。合同哪些地方容易出现纠纷,从合同风险事件库就能查到。

关于供应商,根据OA系统表单,企业可以从“质量、时效、成本、服务”等多个方面进行评价。以后,从供应商信息库就能了解该供应商的历史合作评价,为下次签约提供合作依据。

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(供应商评分)

小结:OA系统形成合同评估记录,无论是风险事件还是供应商服务情况,都能随时查阅,提高风险警惕性。

二、泛微合同管理方案具体实施价值

通过OA系统以智能化的手段加强合同管理过程中的风险管控,是企业未来风险防控的一种重要手段。

泛微OA系统以合同执行周期为节点,对合同管理分风险阶段、有计划的一一击破,从多角度化解企业合同法务风险:

合同模板化,提高管理效率,增强合同法律效力

风险数据化,增强防控意识,提升预防反应速度

合同电子化,减少人为干预,提高信息准确程度

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