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用泛微OA系统进行客户来访管理,提前做好计划、效率高
发布日期:2018-10-11    浏览次数:2426

欢迎免费体验泛微最新OA办公系统:点击立即体验

一家公司的专业度、规范性体现在方方面面,尤其是外来客户来访时,规范接待客户、嘉宾的流程、展现公司的企业文化,能够给客户留下好印象,提升公司的美誉度。

很多公司为了保障安全,有着严格的门禁管理制度,要求所有来访人员都要进行登记。传统方式下,有人员来访时,门卫首先进行电话确认,确认后登记身份证件并发放临时工牌后方可放行准入。甚至有时会要求接待负责人现场到门卫处迎接来访者,程序繁琐,造成了大量的时间浪费。

泛微通过信息化OA系统平台,帮助企业快速处理来访和接待事宜,确保客户来访接待工作有计划、规范化、效率高。

一、泛微OA系统客户来访应用场景亮点

1、来访信息登记

接待负责人员与来访者进行确认,充分了解来访者信息,并在OA系统中新建来访者信息及来访事项安排申请:

1)来访者信息:需准确了解来访者姓名、职务、联系电话等信息,并录入系统;

2)事由及安排:清晰记录来访目的、时间、需配合的人员及要求等;

3)需准备资源:需确认接待所需资源,包括会议室、会议设备、车辆安排等及所需时间要求;

4)审核与确认:针对重要、重大来访接待,通过发起流程让公司级领导审批。

泛微OA系统客户来访管理

(客户来访接待申请单)

接待标准:

将接待分为参观、用餐、用酒、住宿、交通等类型,每个参观类型都有对应的标准,来访申请通过之后自动生成接待清单。在完成接待申请之后,自动触发OA系统流程,将接待申请里面的信息自动汇总到接待清单里,保证接待费用透明化、清晰化。

2、来访智能提醒

OA系统中将来访接待信息录入后,自动提醒与本次接待有关的人员,相关人员根据流程内容可快速进行来访准备。

同时来访者也能收到系统自动发送的邀请短信:“尊敬的贵宾您好,欢迎来到XX,您的预约号是***”。在进入公司时向门卫出示预约号即可。

3、来访身份验证

为了防止无关人员混入公司,门卫大多会问“请问您找谁?”、“请打个电话确认一下”、“请电话让对方来接”等问题,但造成了流程的繁琐和工作效率的低下。

泛微OA系统通过身份验证等功能解决门岗准入放行所带来的工作效率问题。

1)身份验证:当来访者到达公司时只需出示短信通知,门卫工作人员通过OA系统,根据短信通知中的预约号,可直接查询到来访者相关信息,不需要打电话,即可确认来访者的信息。

2)登记准入:门岗直接通过OA系统打印《客户来访指南》,并交给来访者,《客户来访指南》包括:来访事由、时间、所去部门、接待人、办公地点(或办公室)等信息,还包括了进入公司需遵循的有关规定。

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(扫描二维码立即体验)

3)离司确认:来访者办理完成相关事项后,可将《客户来访指南》交由接待负责人签字确认后,最终交给门卫,门卫可通过终端设备扫描《客户来访指南》上的二维码并确认,即可完成来访者的离司。

4、来访记录档案

由于客户来访通过OA系统流程进行驱动,待流程审批完成之后自动形成客户来访档案库。后续若是有问题可以及时追踪,并且统计客户来访次数和频率等数据。

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二、泛微OA系统客户来访应用场景价值

泛微OA系统客户来访应用,改变了原先纸质审批、人工询问的繁琐流程,以线上流程审批、线下扫描接待预约码,实现了客户来访的智能化、规范化,助力公司上下办公信息化。

同时,泛微OA系统能够对客户接待标准进行全程透明化的把控,避免出现铺张浪费、甚至中饱私囊等行为,有利于落实公司制度,保证公司资产安全。

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