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路桥检测企业用泛微OA,打造核心业务融合管理平台
发布日期:2019-01-22    浏览次数:7374

欢迎免费体验泛微最新OA办公系统:点击立即体验

湖南联智桥隧技术有限公司(以下简称“联智桥隧”)是一家聚焦结构安全、致力于基础设施质量检测与安全监测的高新技术企业。在公路、铁路、水运、水务、桥梁隧道、公用建筑、国土地灾、环保等基础设施领域有着丰富的试验检测与安全监测经验,是相关国家标准和行业标准的起草单位。

作为一家实力雄厚的路桥检测企业,联智桥隧涉及领域广、检测项目多、检测设备和公司资产众多。传统的管理手段和方法已无法对公司业务和资产进行高效的监管。

信息化时代的到来,如何实现公司核心项目的信息化管理?如何让各职能和项目之间实现协同管理?高效、规范、安全的需求日益突出。

联智桥隧为了加强对人财物的管控,在泛微OA系统协助下,以合同、仪器设备管理等为核心,搭建了具有路桥检测行业特色、融合核心业务的一体化管理平台。

泛微OA系统核心业务管理平台

(联智桥隧协同办公平台架构)

联智桥隧核心业务管理平台亮点

一、全生命周期的合同管理

联智桥隧检测服务合同数量多,用传统的excel方式登记合同评审、分配、完成情况,易出现合同执行跟踪难、统计难等问题。领导若是想查看多维度的统计报表,以前人工需要2-3天时间进行整理,不仅效率低而且时效性无法保障。

现在,联智桥隧在泛微协助下,通过建模功能在OA系统平台上实现了合同一体化管理。

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(合同一体化管理架构)

通过OA系统流程引擎,将报备流程、合同审批、变更、回款、产值申请、发票开具流程串联起来,实现全流程电子化。

合同相关流程通过后直接生成台账,避免繁琐手工操作,通过销售台帐可随时查看合同相关信息。根据流程的流转,自动更新合同状态,更新合同数据。

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(销售合同台账)

项目报备:通过打造规范的项目报备流程申请单,填写完项目的相关信息之后,直接生成项目台账。再也不用担心五花八门的填报方式,也不用手动输入台账。

合同评审:合同签订前必须提交合同报备申请进行多级审批,整个审批过程,OA系统都有详细的记录,谁没审批一目了然。一旦合同出现变更,必须提交变更流程,变更内容自动更新。

合同交底:项目合同交底单中清晰明了地写明项目开工、到付时间等信息,并且自动更新台账中的合同交底情况。

开票管理:开票申请流程审批通过之后,自动生成开票记录,合同卡片中的开票信息同步更新,有多少金额已开票、还未开票在台账中清晰可看。

回款管理:财务通过明细,能够一次性导入多条回款记录给到相应的人员。相应人员只需去认领相应的合同号,认领完成后将数据更新到卡片中,同时生成回款台账。

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(银行回款登记单)

产值管理:为了加强公司工程项目产值管理,规避公司生产经营风险,联智桥隧通过打造项目产值申报表,台账自动更新项目的产值情况,实现各期产值的数据实时管理。

检测报告发送:台账中哪个项目还未提交检测报告,可快速定位,及时监督项目实施过程。

移动报表:通过合同的数据生成合同报表,并通过OA移动引擎制作移动报表,以方便领导查阅,领导也不用经常找业务部门要每月的销售数据。

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(移动报表)

小结:合同执行系统全程数字化管理,有效防控风险。

二、智能化结算管理

联智桥隧需要根据每个合同进行项目结算,而且结算有比例,不同的项目、不同的人员的提成比例不同。

因此合同管理员对每个合同都要设置合同结算比例。通过OA系统实现合同全程执行管理,自动进行项目结算。

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(填写相应的结算比例)

合同回款时,通过回款登记流程和结算申请流程,将数据同步至结算台账。

流程表单中,采用明细的方式去登记回款,字段联动自动带出核算比例,自动计算每笔回款的结算上限。

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(回款登记表)

OA系统根据结算比例和公式,计算可提费用金额;项目负责人申请结算时,自动显示当前合同可结算额度,不需要再去其他台账搜索查看。

小结:智能化的项目结算管理,不仅高效而且准确率高。

三、全过程的仪器管理

作为大型检测行业,联智桥隧的设备、仪器数量多,如何进行集中、规范的统一管控,保证仪器整理有序、调度自如?

泛微OA协助联智桥隧通过流程引擎和建模引擎,实现仪器设备台账统一管理、仪器设备借用、调拨、维修、包养、核查等状态全生命周期管理。

仪器设备库:通过批量导入或新建仪器设备的卡片,生成仪器设备库;每个仪器都有专属的卡片,存放地点、设备型号、使用状态等信息一一可查。

仪器设备状态:通过流程转数据功能自动更新仪器设备状态,大大减少了手工维护的时间成本和人力成本,而且出错少。

仪器设备保养、校准:为了保证仪器状态良好,相关负责人需要设置设备的保养、核查和校准计划,并且可自定义设置提醒规则。

计划核查的时间过了,OA系统会通过后台配置的定时器自动变更设备的状态;相关负责人能通过期间核查记录表来改变设备的状态。

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(仪器设备校准)

二维码批量打印:可通过二维码的功能来实现仪器设备证和合格证批量打印;通过手机端可对二维码进行扫描,该仪器相关信息在手机即可查看。

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(移动设备扫码)

小结:实现设备仪器借用、调拨、维修、停用、报废等全生命周期管理,建立完善的维护保养、校准、核查计划管理体系。

四、档案目录管理

作为一家技术力量雄厚的公司,联智桥隧各种资料繁多,储藏在档案柜里,依靠人工查找效率低。通过OA系统建模功能,建立电子档案的目录管理,可以快速查找档案存放地点,所在文件柜,和有效期。

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(档案目录管理)

五、样品标准管理

联智桥隧送检样品品种成千上万,每个样品检测和判定的国家标准不同,检测用到的仪器设备不同,检测人员每次都需要花费时间去查询国家标准。

通过建模功能,泛微OA协助联智桥隧建立每个样品对应的检测、判定标准,仪器设备表。检测填单时根据样品名称自动匹配对应数据,工作过程快速、准确。

六、实验室设备管理

公司在全国各省设立第三方实验室。为了方便登记实验室设备信息,每个实验室都建立了自己的设备管理台账,方便查询和统计。

在实验室门户中展示各实验室的生活设备、车辆、仪器、项目报表,同时将编辑门户的权限下放到各实验室负责人。实现了实验室人员、物资、财产有序管理。

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(实验室门户)

此外,通过OA系统建模功能,泛微还为联智桥隧灵活搭建了知识目录管理、物质标准管理、供应商信息管理等应用,助力联智桥隧实现精细化管理。

联智桥隧核心业务管理平台价值

联智桥隧在泛微平台化OA的基础上,实现了电子化、智能化、部门协同化管理,成为路桥检测行业信息化的典范:

  • 实现公司制度电子化移动化,提升办公效率;

  • 实现公司合同全周期管理,控风险随时查阅;

  • 实现公司设备全过程管理,资产安全有保证;

  • 用建模灵活搭建应用场景,深化精细管理。

欢迎免费体验泛微最新OA办公系统:点击立即体验

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