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国企单位用泛微OA搭建电子化公文管理平台
发布日期:2019-03-05    浏览次数:2299

欢迎免费体验泛微最新OA办公系统:点击立即体验

“公文”是国企单位的信息传输纽带,泛微OA通过电子公文管理系统为不同规模的国企单位统一信息工作台,在不改变传统公文处理习惯的同时,全面提升国企单位的整体办公效率…

一、泛微电子化公文管理系统实施亮点

泛微电子公文管理系统的实施完全贴合日常公文管理过程,“收文、交换、发文”三大功能模块,将组织的业务信息串联起来。

泛微OA系统电子化公文管理

(泛微电子化公文管理平台搭建模式)

在泛微OA电子化流程的灵活设置下,让各个规模的国企单位通过同一个平台,统一撰文格式、流转路径,实现各司其职、各负其责、协调配合的公文流通状态。

1、制定收、发流程,公文流转标准化

国企单位内部各个部门、各个分子机构之间有着密切的公文流转需求,实现统一管理的第一步就要固化流程,形成电子化流通体系。

现在,泛微的OA公文管理系统已经涵盖日常15种常用公文,比如发文、收文、便函、通知等,从发文格式到发文路径,一条流程就能快速实现拟稿、会签。

1)一键发文,便捷、安全

健全的公文体系,不仅让每类公文都有对应的流程,严谨的发文格式也能通过电子表单一一统一。公文标题、经办部门、保密级别快速填报,一键生成标准公文,快速实现标准化传输。

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(发文单)

公文补签,流转更灵活

为了提高国企单位内部的信息签审的灵活性,每条以公文上报的信息,审核中如果想添加或者删去某个审核对象,随时都能操作,不用再去后台一一调整,又快又方便。

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(补签)

格式标准化,套红更简单

传统公文环境,一怕审核慢、二怕格式不规范。借助泛微OA公文管理系统,所有公文在系统都有撰写模板,随时套用,再也不用为格式操碎心。

此外,所有签发的公文,系统会自动选择套红模板,快速生成标准的红头文件,样式规范,使用方便。

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(套红模板)

2)智能收文,信息清晰、目标执行快

在企业收文过程中,查阅审批效率直接关系指令下达质量,为了简化收文工作,泛微通过信息门户帮助组织汇总收文信息,无论你在哪,用手机就能查收信息。

所有收文,OA系统已经用一张表单帮您汇总,文件内容、各个领导的审批意见、紧急程度等信息一目了然,为企业打造极速收文体验。

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(一张表单汇总文件所有相关信息)

嵌入信息二维码,收文登记快

为了方便流转,每条公文都有自己的信息二维码标签,收到的公文扫一扫就能即刻做好信息登记,名称、编号、发文单位等信息智能录入,再也不用依靠扫描存档。

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(公文的信息二维码)

重要指令一键转办,提高执行效率

针对上级下达的重要指令、任务,在阅文的同时就能快速转发给责任部门,无需重复转达,提高任务执行效率。

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(一键下达部门任务)

小结:围绕组织内的公文管理中的收发需求,灵活搭建办公场景,拓展应用,提高使用灵活性。

2、特色应用组合,和纸质公文说再见

在实现公文电子化管理的过程中,泛微OA深入结合公文办理的整个过程,从安全、易操作角度出发,全面护航电子公文环境。

签章电子化,助力高效审批

电子签章系统的接入是真正实现公文电子化的重要工具。将散落在各个机构、各个部门的所有签章,借助安全认证进行信息电子化,使用、存管全面统一。

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(电子印章台帐)

在发文、用印的过程中直接从系统就能调用签章,或者发起电子签名,确保电子公文的严肃性和安全性。

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(印章系统—盖章效果)

PDF智能转换,文件安全防篡改

为了保障文件安全,系统中每项下发的公文,OA系统都会自动将word转换成PDF格式,盖章、流通全程以PDF格式流转,修改痕迹一查便知。

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(PDF文件)

修改留痕,确保信息准确

组织规模越大,信息的流通过程越复杂,在整个流通过程中到底谁修改了信息,一旦出现错误,又该怎么追责?

电子公文环境下,泛微OA会记录下公文的每次修改操作,谁修改的、修改的哪里一查便知,追责体系完善,提高信息传达精准性。

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(保留修改痕迹)

小结:化解电子文件安全性问题,从印章到内容,打通电子文件最后一公里。

3、全程监控,操作透明、高效省心

对操作过程进行全程监控,是公文电子化带给国企单位管理的重大转变。

收发过程动态监控,知进度、好干预

整个过程都有监控记录,公文下发过程中,在哪个节点、谁还没有操作都能清晰显示,另外,如果出现信息有误要收回、暂停扩散的情况,管理层可以随时通过系统强制收回,把信息快速控制在最小范围。

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(发文监控表单)

办文效率智能统计,减少信息搁浅

利用智能报表对组织机构的办公效率进行监控,谁负责审批、处理时效如何都有记录,上层管理人员可以及时监控,掌握整个机构的信息流通效率。

小结:确保操作记录,让业务在电子环境下透明化,降低信息流通风险。

4、移动端灵活应用,随时开启便捷审批

移动办公的实现帮助组织突破了办公的空间、时间限制,无论你在哪里,手机就是你的公文包,随时发文、查阅,信息共享随时随地进行。

目前,组织已经可以直接用手机进行文件手写批注,符合传统公文管理习惯,时间、工具限制更小,更智能。

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(手机端发文、批注)

小结:全面普及移动办公,信息共享更自由。

二、泛微电子化公文管理平台在国企的实施价值

信息无纸化传输:化解国企公文化办公繁杂程序,以统一的管理模式推动集团上下信息规范传输;提高大型国企的信息流通质量。

管理模式快速复制:线下的管理全靠人工自觉性,企业规模一大很难保证各个机构的执行情况,电子化的管理模式可以迅速铺盖到集团的各个角落,加快制度落实,提高管控力度。 

欢迎免费体验泛微最新OA办公系统:点击立即体验

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