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2011职场人热议人性化办公
发布日期:2011-01-13    浏览次数:15993

“最人性的,就是最好的”

关于人性化,有这样一个经典故事:

世界著名建筑大师格罗培斯设计的迪斯尼乐园,经过了3年的施工,马上就要对外开放了。然而各景点之间的道路该怎样联络还没有具体的方案。施工部打电话给正在法国参加庆典的格罗培斯大师,请他赶快定稿,以便按计划竣工和开放。

格罗培斯大师从事建筑研究40多年,攻克过无数建筑方面的难题,在世界各地留下了70多处精美的杰作。然而建筑中最微不足道的一点小事-----路径设计却让他大伤脑筋。对迪斯尼乐园各景点之间的道路安排,他已修改了50多次,没有一次是让他满意的。

接到催促电报,他心里更加焦躁。巴黎的庆典一结束,他就让司机驾车带他去了地中海海滨。他想清醒一下,争取在回国前把方案定下来。汽车在法国南部的乡间公路上奔驰,这里是法国著名的葡萄产区,满山遍野是当地农民的葡萄园。一路上他看到人们将无数的葡萄摘下来提到路边,向过往的车辆和行人吆喝,然而很少有人停下来。

当他们的车子进入一个小山谷时,发现在那里停着许多车子。原来这儿是一个无人看管的葡萄园,你只要在路边的箱子里投入5法郎就可以摘一篮葡萄上路。据说这座葡萄园主是一位老太太,她因年迈无力料理而想出这个办法。起初她还担心这种办法能否卖出葡萄,谁知在这绵延百里的葡萄产区,她的葡萄总是最先卖完。她这种给人自由任其选择的做法使大师格罗境斯深受启发,他下车摘了一篮葡萄,就让司机调转车头,立即返回了巴黎。

回到住地,他给施工部发了一封电报:撒上草种开放。施工部按要求在乐园撒了草种,没多久,小草出来了。整个乐园的空地都被绿草覆盖。在迪斯尼提前开放的半年里,草地被踩出的小道有窄有宽,优雅自然。第二年,格罗培斯让人按这些踩出的痕迹铺设了人行道。
1971年在伦敦国际园林建筑艺术研讨会上,迪斯尼乐园的路径设计被评为世界最佳设计。

当人们问他,为什么会采取这样的方式设计迪斯尼乐园的道路时,格罗培斯说了一句话:艺术是人性化的最高体现。最人性的,就是最好的。”

在企业管理中,也是同样的道理,想让员工能够更加有效率、更舒适的行动和工作,就需要人性化的管理。当然,现今人性化管理已然不是什么新鲜的名词儿,但如何实现人性化管理的落地则是值得管理者思索的重要课题。

您的企业人性化办公了吗?

什么是人性化?如果这个问题无法回答的话,那我们来看看它的反命题——什么是不人性化的。在企业中,我们常常看见员工为了费用审批而在领导办公室、财务室来来回回地跑好几趟;也经常看见秘书为了审批一份公文在各大领导的办公室来回穿梭;还会看到新同事为了熟悉办公风格、熟悉业务而三番五次求教老员工,即使这样,也不一定能够获得他想要的帮助……这些,无疑不是人性化管理的体现,也大大降低了员工的时间效率,吞噬着员工自我价值的实现和企业的利润。

案例1:我从内心尊重员工的时间,但很多时候,我只能让他在开会时多等我一会儿,让他在审批的时候来来回回跑好几趟,因为我不可能什么都不做,在那里等着他来找我。我心里很清楚,他们或多或少对此有所抱怨,说实话我也为此头疼,谁不想下属的时间能够充分利用,多产出业绩呢?

案例2:每个人都有自己的知识体系,很多时候它不是表露在外在的,而且难以复制。在新员工的培养上,我们沿用传统的“传帮带”模式,但随着公司规模越老越大,培训安排越来越难掌控。作为雇主我希望看到员工快速成长,但我们对此也感到无能为力。
 
人性化办公是尊重的、效率的、沟通的

人性办公是尊重的。企业实施人性化管理应当尊重员工的时间、尊重员工的想法和建议、尊重员工自我成长的需求。当然,这些年来,时间管理、绩效管理、知识管理等先进的概念和方法已经在中国的企业管理中得到了落地和应用,但多停留在个人层面。要做好一个团队的时间管理、绩效管理、知识管理并非易事,而且这需要一个很好的平台。

案例3:在时间管理、知识管理方面,我非常庆幸找到了泛微协同管理平台。这个平台帮我很好地协调彼此的时间安排,他在他方便的时候提交,我在我空闲的时机审批回复,再也不用来回跑动和彼此错过,看到下属的工作安排更加饱满,我也感到非常欣慰。在这个平台上,我还有一个企业级的知识库,无所不包,对新员工的诸多疑惑也是有问必答。我们尊重员工的求知欲,但更为我们能为他们提供这样一个平台而感到自豪。

人性化办公是效率的。在日常工作中,员工不得不为琐事而耽误宝贵的时间,这种效率的损耗似乎避无可避。因为雇主无法给员工每个人都配备一个小助手,随需而应。但事实上,企业和员工非常需要这样一个小助手,来提升工作效率,使自己的工作时间更有价值。

案例4:我刚进入这家公司,职位是秘书。其实我很喜欢这份工作,但一想到要为了一份公文,而在各个领导的办公室来回穿梭,还要被别人不断催促,就难免有些黯然。但很快,我发现,在公司有一个无处不在的邮递员,它随需而应,让我对自己的工作更加有信心,并且充满幸福感。在泛微公司提供的协同办公平台上,公文从我的办公桌上流转到各个领导的办公桌,审批后再流转给我。不仅不用我四处奔波,审批的时间也大大缩短了。当然,享受到这一待遇的,不仅仅是我自己。公司的每个员工都有这样一个随需而应的“小助手”。在我们公司很少看到一个人焦急的来来回回走动,大家都在键盘上忙得不亦乐乎呢。

人性化办公是沟通的。难以想象没有沟通的办公。我们已经习惯了手机、QQ、MSN等便捷的沟通工具,但这些日常的沟通工具,在办公环境里还是会遭遇瓶颈。而且当你尝试新的沟通方式,你会发现,没有最好只有更好。
案例5:经过几年的职场生涯,我练就了很好的社交能力。每进入一家公司,我的第一件事儿就是跟同事们索要QQ、MSN等联系方式,以便咨询业务。但进入这家公司以后,我被一条规定难倒了——“工作时间严禁使用QQ、MSN等聊天工具”。随后,我便在新同事的指点下,开始了协同办公之旅。原来他们大部分的沟通都是在泛微协同办公平台上进行的,不懂的问题我可以查阅知识库,也可以发起流程或者协作向同事们寻求帮助。而且,很快,我依赖上这个平台,对于一些需要长时间关注的知识或者业务,我使用协作进行沟通比QQ显然方便多了,而且这些协作的记录可以随时联网查看,而不像QQ聊天记录那样难以保存和查阅。

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