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南京先进激光技术研究院借力泛微OA,整合供应链,信息一体化
发布日期:2021-06-25    浏览次数:825

(欢迎免费体验泛微最新OA办公系统:点击立即体验

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(图片素材来自南京研究院官网)

南京先进激光技术研究院(以下简称“南京研究院”)由中国科学院上海光学精密机械研究所与南京经济技术开发区管委会双方共建。

以“科技创新、产业报国”为己任,坚持为产业提供技术支撑的总体功能地位,采用企业化运营的科研院所运作新模式,以产业技术研发,技术转移转化,技术服务和中小型科技企业孵化“四位一体”为主要任务。

随着南京研究院的不断发展,对管理和业务的数字化水平要求也在不断提高。原先,南京研究院的OA系统与供应链管理系统相对独立,容易出现数据维护困难、数据偏差、审批困难等问题。

因此南京研究院要求实现业务全面整合、系统持续演进、全面移动办公的一体化数字化办公平台。

此次,南京研究院携手泛微OA,通过搭建审批工作流程和低代码构建平台,为供应链提供一体化的管理平台;以一体化平台为窗口,将繁琐的销售业务、采购业务、库存业务以及与之相关的财务业务以流程化、模块化的方式直观展现;进一步整合资源,推动研究院信息一体化发展。

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(供应链业务整合)

 南京研究院供应链业务整合项目亮点

一、业务基础管理 

1、存货卡片

作为供应链的最基础环节,存货卡片是业务开始的基础,是各类单据的必要组成部分。小到螺丝、贴片等零部件,大到产成品,成品激光器,均依托存货卡片表达。

泛微将各类存货进行编码、分类、分级,形成“电子名片”,有关人员能够快速在台账中搜索到相关信息。

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(存货卡片)

 2、仓库

仓库,是各类存货卡片(物料)的存放容器。泛微结合研究院特有的性质(研发类企业),将仓库以各研发中心为最小维度进行分类。

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(仓库)

①物料库

采购入库流程审批通过后,分批次将采购订单中的各类物料存入物料库中。

②在研在产库

研发生产领料流程归档后,物料自动进入研发平台。

③二次库

研发过程中必然会存在物料的损耗、报废等情况。二次库能够方便记录消耗的物料,在研库的物料由研发材料消耗出库环节进入二次库。

同时,借助二次库中消耗的单据,方便财务人员对库存损耗进行盘点。

④半成品库

选中在研库的多个物料,组成半成品,通过半成品入库流程进入半成品库。

⑤成品样机库

作为最终的成品入库,多由多个半成品组合而来,通过成品样机入库流程形成。

3、物料流动图

借助物料的流动图,可以直观地的展示出物料从采购入库到研发成产成品的全过程。泛微以供应链核心逻辑为原则,为南京研究院搭建了合理化、规范化的流程。

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(物料流动图)

 二、数字化销售管理

泛微协助南京研究院以销售订单为核心,同时实现围绕单据进行的变更、终止,相关协议的嵌入。

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(销售订单)

并且整合销售过程中数据,形成销售订单汇总报表,整合了销售订单、到款确认、开票申请等三块主流业务关键数据。

三、数字化采购管理

前期销售工作完备后,进入下游业务-采购环节,研发人员告知采购员需采购的物料,以支撑后续研发工作。

整个采购环节包括供应商的审核、采购订单全过程管理到最终的入库审核。

1、采购订单

采购订单环节形成供应链单据的初形态,作为后续入库、领料单据的基本依据之一。结合先前的存货信息,将物料信息第一次以业务形式(单据)进入整个供应链体系之中。

并且关联了采购申请,支持多订单关联,多项目关联。

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(采购订单)

2、采购清单的分项目整合

在实际业务中,不免存在一次采购订单关联多条采购申请的情况,一条采购申请也存在多个项目采购需求。

如此情况,各项目中的物料明细冗杂(特别是金额信息),为了方便审批人审批,以及后台的库存逻辑梳理,泛微协助南京研究院在同一订单中,针对不同项目,定制开发分项目整合功能。

3、采购报表

泛微为南京研究院搭建了多维度的采购报表,能够同时支持时间、项目、订单多维度查询。

包括采购订单执行报表,结合采购订单、采购入库、退库单、付款申请业务数据。

此外,涉及资产类的数据也融合其中;采购订单执行报表(分项目处理)的实现,能够方便财务分项目核算成本。

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(采购报表)

4、采购入库

采购入库是采购环节的最后一步,物料开始正式进入库存中。为了减少工作人员操作,泛微通过定制开发,以点选的方式勾选明细表单,输入具体的入库数量即可完成实际入库操作。

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(采购入库)

 四、数字化库存管理

1、研发生产领料

存货按照采购入库单“先进先出”,减少单据货品冗余的情况。

成本方面,则通过定制开发固定逻辑,按照实际领用单据的金额统一计算,若涉及多单据业务的,以具体各单据即时税额合计。

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(领料单)

2、半成品入库

不同于之前的货品消耗途径,库存消耗由单一变为多元。在实际业务中,组成半成品的情况十分复杂,可以是一般物料,也可以是普通半成品,甚至是完成品。

结合南京研究院实际情况,泛微通过结合物料库、半成品库及成品库数据,实现多维度组合入库。其中金额相关的,以实际组合消耗的(明细数据)价税金额为依据。

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(半成品入库单)

3、成品/样机入库出库

成品样机入库也是通过组合入库的方式。

作为样机研发的最后一步,出库一般只需检测一道工序,且可多个成品同时入库。

4、库存报表

通过四大类报表,包括库存明细表、库存汇总表、库存变动表、收发存表等,结合各流程列表,供库管进行数据校验核对。

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(库存报表)

5、反向流程

所谓红字即反向流程,在供应链业务中,存在撤回的业务场景,需要通过特定的反向流程进行反向操作。

泛微协助南京研究院,通过关联原正向流程表单和正向流程赋值两种方式实现撤回业务规范化。

①关联正向表单型红字-研发生产领料(红字)

通过原表单,带出领料信息,勾选退货明细及数量,报表中也会以负数形式体现。

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(反向流程)

②正向流程负值计算型-成品样机入库(红字)

通过正向流程,若需调整库存数据,在明细中输入负的“领用数量”,即可对库存进行扣减。

五、数字化财务管理

不同于一般生产型企业,研究院在研发过程中,所使用、消耗、报废、售出的物料,均需通过严格的国家财务审计管控,故结合库存管理,形成特色的财务台账。

各类台账分管金额明确,可由总账会计结合收发存表统一核对;所有财务台账动态流动,均可通过资金流报表汇总展现。

资金流报表以具体业务流程和台账为数据支撑,实现了业务融合,涵盖政府财政收入、销售回款、业务往来、材料采购、人员支出、日常费用支出、资产购置多维度金融整合。

总结

该项目上线以来,南京研究院用户使用活跃:各中心内勤、库管使用频繁,OA结合供应链已成为其工作的主要依托;流程高效审批:流程使用平稳,供应链业务使用频率高;核心报表内容充实,查询快捷,数据可靠准确。

通过一体化的办公系统,实现销售、采购、库存、财务等业务信息统一展现:

●流程规范化:有效地推行了研究院本部和下属企业、各部门的业务流程标准管理和执行;

●资源一体化:助力研究院实现信息建设的统一标准,统一平台,统一数据库和统一网络;

●管理精细化:研究院能够利用信息化工具保障管理水平的提升,助力驱动组织管理改革;

●决策科学化:利用高质量实时数据分析经营现状、预测趋势,为经营决策提供有力支持;

●数据集中化:推动资源数据共享,降低成本和管理风险,实现系统集成和信息协同效应;

●服务专业化:助力研究院建立相对专业供应链管理体系,关注核心领域,拓展研发优势。

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