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泛微分享:如何进行OA办公系统选型
浏览次数:810

(欢迎免费体验泛微最新OA办公系统:点击立即体验)
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OA办公系统选型

组织数字化转型建设正如火如荼,OA办公系统作为组织数字化建设的基础应用,是各行各业组织所普遍重视的。

但是面临市场上大大小小软件商提供的OA办公软件,看上去功能、应用也大同小异,许多企业信息化决策者在选型中陷入了疑惑:靠谱吗?好用吗?性价比如何?后续服务又如何?……等等问题。

OA办公系统贴近组织的日常办公、业务处理等,关系到组织的日常沟通、运营,选择一个适合组织自身、与组织日常办公需求相适配的OA系统,是一个系统性的工程,是需要组织不同岗位、不同角色共同参与的工程,最终目的是为组织创造价值。

首先,作为有OA需求的组织,要明确上OA的目的。在售前过程中,我们发现不少组织对OA的了解不深,很多组织认为OA就是单纯地实现办公自动化,将线下纸质的审批环境转到线上,就是OA办公。

但其实,OA系统作为一个办公管理软件,实现数字化办公只是第一步,更重要的是OA产品背后的管理思想,是否与组织的管理模式相契合,也就是说组织在上线OA之后,能否通过创新管理模式来创造更多价值。

接下来在具体的选型流程中,我们认为组织OA产品选型需要具备以下要素:

1、定下选型框架
织信息部可以先简单地定好OA系统的总体战略目标、建设效果、需求规划、成本预算、技术平台等。

组织应针对在日常办公、业务管理中的症结来进行选型。与多部门的负责人进行沟通。结合不同部门和岗位,成为他们的个性化办公工具。例如对于管理层,他们可能需要审批、各类数据报表等;对于采购部,他们可能需要各类业务流程审批、各类信息台账,需要一个与外部供应商沟通的平台等;对于技术人员,他们可能需要项目看板、任务管理等功能。

2、选择专业的OA厂商
实现数字化办公,不仅仅只是采购一套OA软件而已,更为关键的是通过OA系统使组织的管理落地,因此选择一家拥有丰富的实施经验的专业厂商是项目成功实施的首要因素。

首先,要选择一家资质可靠的公司,毕竟OA系统建设是长期的工作,选择品牌影响力强的大公司,对后续实施、服务更安心;

第二,专业的厂商要确保技术专业和产品过硬,可以参考是否具有权威认证以及其他荣誉,可通过产品演示来进行评判; 

其次,该厂商是否有相关行业经验,选择一家在该行业、甚至同一个集团体系下已经有成功经验的厂商无疑会为OA顺利实施提供更为坚实的保障。

3、项目实施服务团队的能力
目前,组织用户不仅会关注产品与自身需求的切合度,也会更加关注OA厂商的实施服务能力。

项目实施团队必须要能够理解客户的管理需求、具备与各个业务部门沟通需求、梳理管理规则的能力,具备企业咨询能力和项目建设经验,能有效的控制项目节奏和风险,才能确保项目的成功实施。

组织可以参考项目团队是否具有本地化服务能力,项目实施团队是否能够快速入场,及时解决客户的问题。

4、系统的扩展和集成能力

面对激烈的竞争环境,组织在发展过程中需要不断地进行调整与变化,这就要求OA办公系统不但要功能强大而且具备满足个性化需求、灵活调整的特性,必须具有大量可定制的功能。 

而且现在随着组织数字化转型的不断推进,组织可能已经搭建了各类专业的信息化系统,比如HR系统、ERP、SAP、CRM、财务、公文、档案、订单、电子签章等等,如何避免多个系统间产生信息孤岛,对于OA系统的集成能力也有着很大的要求。因此,选择一款有着与不同系统丰富对接经验的OA办公系统,不仅能够满足组织统一办公需求,还能提高集成效率,降低集成成本。

因此,组织在选型中要考虑OA办公系统的可延展性和集成性,有助于降低后期建设成本和时间,功能可以快速投入使用。

简单总结一下:选择大公司知名品牌、选择有本地化实施团队(非代理商)、选择产品灵活集成能力强。

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