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泛微全程数字化档案管理:让数字化成果永久封存、可查可验
浏览次数:1894

(欢迎体验泛微档案管理平台:点击立即体验)

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在数字化的大背景下,国家对档案管理提倡使用电子化的方式。2020年最新修订的档案法中:电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证

同年11月,国家档案局办公室又针对电子档案的单套管理发出了征询意见稿,档案能够单独以电子形式归档。

同时,大力开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作

组织在档案管理过程中,存在着收集、整理、管理、利用等方面的痛点:

  • 档案分散在不同部门和各个系统,收集麻烦,缺乏统一标准;

  • 档案手动整理工作量大,重复量大,电子纸质档案如何同步?

  • 档案的鉴定、销毁步骤复杂,评定程序繁琐,如何有效管理?

  • 档案利用效率低,档案查询难,一份档案无法多人同时借阅,

……

泛微数字化档案管理系统,提供纸质档案与电子档案统一管理,以档案全生命周期管理为核心,支持档案收集、档案整理、档案利用、档案鉴定、档案销毁等全过程,构建一个数字化成果100%归档、有效防篡改、可查可验的数字化档案管理系统。

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(泛微数字化档案管理系统架构)

>>> 泛微数字化档案管理系统核心亮点

  • 档案的全生命周期管理:通过流程对档案借阅、鉴定实现在线审批操作,实现档案“收、管、用”全过程管理。

  • 电子档案的100%归档:泛微具备电子档案管理的天然要素,多种方式、渠道获取档案。

  • 3秒完成信息检索:多维度、多类型的检索方式,精准定位所需信息;

  • 数据锁定能力:对内实现操作可溯可查,操作记录完整,系统日志锁定;对外能够满足监管、审计等各方面的要求,电子签名的能力使得电子档案不被篡改;

  • 对档案进行第三方数据存证:系统可以与权威司法公证处、第三方司法区块链对接,实现文件hash值三方存证,进一步保证档案数据的安全性;

  • 全面支持信创适配:系统全面适配信创环境、包含CPU、操作系统、数据库、中间件,全面满足信创要求;

  • 统一集成异构系统的档案数据:从各个系统自动归集需要归档的文件数据,并且进行身份验证,检测安全性、真实性、完整性、可用性,加盖电子签名,在授权情况下档案系统的文件数据可被各个系统调用。

全生命周期的档案管理方案

一、档案收集

档案接收支持在线接收和离线接收的方式,能够保存处理过程信息。支持多种方式录入档案数据,保存接收的处理记录。

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(档案收集功能架构)

数字化成果接收:

档案条目由管理员维护后导入,在线查看导入结果,档案条目与磁盘等存储介质中的原始文件挂接。

接口集成采集:

档案系统提供多种系统集成方式,可以提供标准的接口被其他系统调用,可以主动开发调用其他系统接口。接口采集的数据及记录统一以列表形式展示,采集记录清晰可查。

组织中合同、公文、项目等业务场景中会产生大量文件。档案系统中和这些业务场景机器流程关联,自动收集业务档案。

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(多种集成方式)

对于一些业务场景,档案系统也可以根据业务管理规范,催收还未归档的数据及文件。

接收管理:

支持对接收的档案数据进行真实性、完整性、可用性、安全性进行质量检查。

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(接收检测)

档案管理员对于从各个渠道接受来的数据可以进一步分析处理,有价值的档案可以进行排序、编号、著录等基础操作。

二、档案管理

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(档案管理整体架构)

档案整理库:

档案进入整理库后,可以以多维度的方式进行分类整理。

通过灵活定义档案门类,可以根据年份、类型、全宗、项目号多种维度进行自定义设置,并且能按国家标准规范进行建立全宗卷。

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(档案整理库)

档案鉴定:

档案系统中的鉴定类型一般分为四种:开放鉴定、保管期限鉴定、密集鉴定、销毁鉴定等。

系统能够按照预先设置好的处理规则,自动提醒档案到期,档案管理员可以选择一批需要鉴定的档案,批量进行处理。

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(档案鉴定)

档案密级鉴定是对系统内档案整理好的档案进行密级重新分配的过程,通过严格的审核流程对档案的密级进行重新调整。

档案销毁:

到期档案可以进行销毁鉴定,需要销毁的档案进入到档案销毁清单中,待实体销毁后可以进行确认,保证相关销毁操作被记录下来。

当鉴定流程结束后,系统会自动将鉴定结果为无价值的档案归入待销毁库。

档案管理员定期执行销毁动作,销毁后的档案可以直接删除,也可以根据预设的规则进入回收站,这样的当时避免有些档案被错误处理,最大限度的保证用户档案信息资源的安全。

回收站的档案会在预设的时间到达后自动销毁。

档案库房管理:

为了解决纸质档案保管的问题,比如检索不便,管理记录混乱等,泛微档案管理库助力组织实现档案入库、上架、出库、移库、盘点等全过程数字化管理。

档库房维护支持库房、区域、密集架等设置,可以定义库房等面积、位置、管理人员信息。

将库房内部支持分隔成多个区域,每个可以设置多个不同等密集架,设置不同密集架的规格、容量等信息。能够打印密集架的便签,便于后期扫码上架操作。

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(档案库房管理)

能够录入库房的温湿度信息,系统提供标准接口,可与外部温湿度传感器对接,自动完成温湿度采集工作。

为了档案库房安全,保障档案实体和信息安全,需要定期对档案库房进行检查,需要将每次检查结果录入系统统一管理。

因为档案库房专人管理,非工作人员允许不可随意进入,日常管理要求坚持出入登记制度,随时记录利用岗外档案工作人员出入库情况。

三、档案利用

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(档案利用功能架构)

档案检索:

针对海量数据,泛微档案管理系统提供了多种检索方式,包括全文检索、条件检索、元数据检索来定位目标文档。

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(档案检索)

档案借阅:

员工可以在借阅列表中检索,选择需要借阅的文件加入借阅流程,也支持在借阅期内发起续借申请,可延长借阅周期。

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(档案借阅)

在线预览的档案支持水印加注,防止档案内容的外泄。允许下载的档案,也会附件生成水印。

对于电子档案,系统能够按照借阅期限,自动收回档案借阅权限;对于传统实体档案,系统能够自动提醒用户归还档案。

档案编研:

在编研模块中,组织内部可以建立专题,对档案库中的档案进行再利用,发掘档案深度价值

可以按照主题设定档案编研任务,设定相关的工作计划,填写专题名称、编研类型、参与的编研人员、主编人员、编研类型。

可以按照编研主题收集相关档案材料,汇集到档案,方便参与编研的人员共享资料。

同时支持在线编研,可以直接录入编研成果;支持编研成果上传,录入多个成果物。

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(档案在线编研)

四、档案统计报表

泛微数字档案管理系统,能够支持读取内部档案数据和集成系统数据,动态生成看板和报表。多维度统计图形化报表展示了系统档案管理的全貌。

例如,档案接收数量、接收类型统计、档案检索排名、鉴定类型统计、管理情况统计等等,图表也支持数据穿透,能够穿透到具体的数据源中。

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(档案统计报表)

亮点总结

在数字化大背景下,泛微积极响应国家对档案管理的政策,实现电子档案100%归档、档案全生命周期数字化管理、3秒可检索、文件防篡改、可第三方存证、快速集成各类系统,满足各类组织档案管理需求,全面优化档案管理成本,保证组织档案安全可信。

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