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大型国企:湘江集团携手泛微搭建数字化业务管理系统
浏览次数:377

(欢迎体验泛微OA办公系统:点击立即体验)

湘江集团简介

湖南湘江新区发展集团有限公司(简称湘江集团),是涵盖片区开发、城市运营、金融服务、产业投资的大型国有投资公司,是湖南湘江新区基础设施建设、片区开发、现代产业体系构建、生态环境开发和治理、两型社会建设的重要载体。

公司现有11个中心,11家全资子公司,2家控股子公司。

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(图片素材来自湘江集团官网)

随着国有企业数字化转型的推进,湘江集团积极推进数字化办公建设,实践创新精神,从落地基础办公平台,到持续升级、丰富协同办公应用,在管理上不断提出了新要求:

1、平台可更新、可优化、可配置、可扩展,随时满足办公、业务需求;

2、通过规范接口,为多个专业系统提供统一入口、门户、消息、待办;

3、整合各个专业系统的业务数据,统一呈现,为管理层决策提供依据

4、将公司所有应用整合在一个移动APP中,实现移动端处理事务消息。

现在,泛微凭借多年来在国有企业的服务经验,结合湘江集团实际情况,借力统一集成平台和低代码构建平台,为湘江集团搭建了“一站式”的数字化办公平台,覆盖工程、招采、督查督办、合同管理等方面,实现信息共享、统一待办、应用随时可拓展。

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(湘江集团数字化办公系统架构)

>>> 湘江集团统一协同办公平台

1、统一信息门户

湘江集团搭建了集团门户、个人门户以及各分子公司、职能特色门户,将所有的信息与资讯从各个系统中抽取并展现,打破公司内部信息壁垒,及时推送办公所需要的工作事务信息、管理决策信息。

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(统一门户)

2、统一流程管理

目前系统内的业务流程有1000多条,贯穿公司日常办公业务,包括人事、投资、招采、资产、行政、工程、合同等,提高公司办公效率,助力公司制度落地、管理复制。

3、全面集成,打造统一办公入口

通过与金蝶、ERP、企业微信、电子签章、投资管理系统以及BI系统集成,实现统一办公入口、审批数据同步、数据报表展现。

湘江集团数字化业务管理系统应用特色

一、工程项目管理数字化

湘江集团数字化工程管理模块,实现了从项目立项,到项目前期管理、计划进展执行、成本管理、变更管理、履约管理、竣工验收全过程管理。

通过业务数据协同管控与智能化能力,让项目管理、战略运营、审计风控等条线,能够在一个平台上获取项目状态、建设费用、合同、概算、工程情况等信息。

助力项目移动审批,实现现场管理、监控、报表等功能移动化,帮助实现工程项目管控更高效、作业更便捷。

1、项目流程驱动、数据汇总

项目立项流程线上发起,审批归档后形成项目信息库。通过流程驱动项目,将工程标准管理体系的管理范本和制度转化为审批流程。

实现项目信息标准、信息共享,项目进度动态化管理,实时获取项目回款、成本、付款等数据动态分析,快速了解企业不同业务类型的项目运行状态。

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(项目进度查询)

汇聚项目过程数据,方便总控项目关键阶段。

2、成本管理

让项目概算、概算拆分、概算调整、相关合同、工程项目结算管理更智能。

并且与金蝶财务系统打通,获取合同支付数据,计算累计支付比例,管控支付流程,为高层提供成本报表,为决策提供支撑服务。

3、变更管理

工程变更流程中自动关联标段合同,带出项目相关信息、合同相关信息,包括合同金额、累计合同变更金额、根据审核后的本次变更预估金额,自动计算本次变更后累计合同金额,变更流程审核后进入变更台账,系统提供定时任务校验变更数据,确保数据准确性。

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(项目变更统计)

4、安全管理

为了确保工程质量和安全,工程施工过程有序推进,项目检查人员需要定期对项目施工情况进行现场检查。湘江集团通过手机移动端进行现场管理,随时将问题拍照、上传、反馈。

针对有问题的录入检查情况,由指定回复人去整改,回复人录入整改情况,由检查人进行复查,如还有问题需二次整改,直到整改完成。

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(项目安全管理)

二、招标采购管理数字化

为了落实“公开、透明、科学”和“采购、执行、监管分立”的采购原则,让科学化、合理化的采购制度落地,湘江集团通过信息化方式规范采购流程。

泛微协助湘江集团,对采购全业务流程数字化管理,从采购申请、审批、招标、合同签署、归档全过程规范化管理,对公司的所有采购流程及审批状态进行监控,提升资源采购过程控制能力。

1、采购需求

采购需求统一管理,各公司需要根据不同项目类型填写采购申请必备条件,实现集中采购,选择合适供应商,降低采购成本。

2、采购缺件报表管理

采购流程审批完成之后,生成缺件报表,并到期提醒发起人进行补件。

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(采购需求缺件管理)

3、中标结果管理

中标结果与招标控制价项目关联,并根据中标通知书日期对采购需求发起人进行合同提醒。

4、采购合同管理

通过采购过程管理台账,在线跟踪已有中标结果的采购项目,采购合同签订情况。

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(采购过程合同管理)

5、采购数据报表

采购过程数据生成各类分析报表,掌握全局,决策更精准。

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(各阶段数据图表)

全程数字化的招采管理模块,推动湘江集团优化采购业务流程,打通内部信息壁垒,提高沟通和采购执行效率,强化对采购业务的管控与监督。

三、合同管理全过程数字化

为了推动合同管理效率,泛微协助湘江集团实现合同从起草、套范本、审批、归档、统计查询的全过程数字化管理,并且与金蝶打通,提高流转效率、降低传统用印人力成本、时间成本。

1、合同范本管理

在系统内建立统一模板,让相关人员能够快速起草,并且保证合同内容规范;

同时接入电子签章软件,实现合同防伪打印,输出具有防伪能力的纸质文件,安全快捷,有效地防范印章被复制和伪造的风险,提高公司合同安全。

2、合同管理台账

随时掌握合同动态,了解合同履约情况。

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(合同台账)

四、督查督办全过程数字化

为了提高督查工作的制度化、标准化、规范化,建立健全统一领导、分工协作、上下联动、齐抓共管的督查督办工作机制,清晰化重点工作的目标、结果、责任、时效,湘江集团借力泛微打造了一体化的督查督办应用。

1、督查督办全过程管理

从督办立项、分解、执行、汇报、反馈以及统计分析,再到事项的关闭,督查督办全过程数字化管理,实现数据应用的一体化,统筹协调,整合资源,提升效率。

系统能够实时跟踪督办反馈情况,清单式的交办、督办、汇报反馈、阶段成果、考评、实现从粗放管理到精细化管理的转变;督办过程全程透视,减少人为干扰因素,成果更公平公正。

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(督办任务反馈)

2、移动督查督办

随时用手机查看汇报单、反馈任务进度、查询督查任务,让督查督办工作的管理更加便捷高效。

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(移动督查督办)

3、督查督办数据报表

一张报表多个角度、多种样式清晰展示任务执行情况。哪种类型任务执行多、还有多少任务没完成、任务处理情况如何,OA系统自动汇总,高效督查。

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(督办报表)

价值总结

泛微协助湘江集团搭建了统一的数字化办公平台,形成“以人为核心”的协同办公,让所有组织和人员在一个平台上进行办公,实现制度落地与管理复制,推动集团目标落地,为企业数字化转型持续赋能,满足集团持续发展需要。

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