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泛微文书定-数字化档案管理系统协助政府机关加强业务系统电子文件归档和管理
浏览次数:994

(欢迎体验泛微档案管理平台点击立即体验
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“机关业务系统形成和收集的各类数据资源是国家数字档案资源的重要组成部分。”

近日,国家档案局印发《关于进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作的通知》,明确了业务系统电子文件归档与管理工作的总体要求、主要任务和工作安排。

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并且将“遴选一批具有一定条件的单位先行先试,重点面向全流程线上运行的业务系统、电子证照制发管理系统、具备电子签名功能的办公自动化系统等开展电子文件归档和管理工作。”

在档案数字化大潮下,泛微积极响应国家对档案管理的政策。泛微文书定-数字化档案管理系统能够实现纸质档案、电子档案一体化管理,自动归档、防篡改、3秒可查、权限严密,让数字化成果长期保存、可查可验。

通过灵活集成的方式,助力更多政府机关推进机关业务系统电子文件归档与管理工作,打造政府的数字档案室。

泛微如何协助政府机关进行业务系统电子文件归档与管理?

根据《通知》,要求从4个方面规范有序开展业务系统电子文件归档与管理工作:

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1、健全业务系统归档制度规范

政策要求:要健全业务系统归档制度规范,推动建立完善的业务系统归档管理制度和技术规范。

泛微解决方案

目前,档案已允许单独以电子形式进行归档。

· 借力电子流程让制度落地:

泛微文书定-数字化档案管理系统将政府机关的档案管理制度嵌入电子化流程中,将管理和流程结合起来,经过相关人员审批、授权后方可由系统自动执行。

实现从档案的收集、著录、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁为一体的全生命周期管理,全程以流程驱动,审批留痕,可记录可追溯。

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· 全面适配信创环境:

泛微文书定-数字化档案管理系统全面适配国产化的环境、包含国产化的CPU、操作系统、数据库、中间件,全面满足信创要求。 

2、业务系统电子文件自动归档

政策要求:要完善业务系统归档功能,保证业务系统能够按照档案工作要求完成电子文件形成、收集、整理、归档工作。

泛微解决方案:

泛微OA天然具备电子档案管理的要素,在工作中以多种方式和渠道自动获取档案并自动归档,能够实现电子档案自动归档。

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· 自动收集异构系统数据:

泛微提供多种系统集成方式,可以提供标准的接口被其他系统调用,可以主动开发调用其他系统接口。接口采集的数据及记录统一以列表形式展示,采集记录清晰可查。

通过接口可以快速集成来自政府机关各个业务系统的档案数据,包括各类公文、党群工作文件、人事档案、机关采购文件等。

组织中合同、公文、项目等业务场景中会产生大量文件。档案系统中和这些业务场景机器流程关联,自动收集业务档案。

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系统可以对符合要求对电子档案进行登记,支持电子档案对入库前预处理,比如:分类、整理、排序、编目。在登记过程中对电子档案对数量、元数据进行确认。

·支持文件和数据归档:

不仅支持对档案数据的自动获取,同时也支持以附件形式进行归档,最终实现异构系统数据和文件的自动归档。

3、完善档案系统与业务系统的有效衔接

政策要求:要推进业务系统与档案系统有效衔接,通过归档接口实现业务系统与档案系统之间的信息交互和集成。

泛微解决方案:

泛微文书定加强了中台能力,方便被集成和集成,主动采集形成统一档案管理库,档案数据可以被异构系统调用。

提供可视化的接入配置,支持多种对接方式,泛微数字化档案系统可方便与各个异构系统集成。

泛微身份核验能力可以被各类系统调用,实现档案数据的自动接收或者定时拉取。

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泛微数字化档案管理系统支持多种数据源,提供报表分析工具,能够抽取内部数据和外部集成数据,构建多种形式的报表和看板。

4、业务归档全流程安全可控

政策要求:要不断提升数字档案资源建设质量和管理水平,实现业务系统归档全流程安全可控、科学规范管理。

泛微解决方案:

泛微通过接入数字身份和电子签名功能,让业务系统归档全流程更安全、更可控。

·电子档案防篡改:

国家明确电子档案系统必须具备电子签名能力,泛微对归档的业务系统文件自动加盖电子签名,助力电子档案系统具备文件防篡改的能力。

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· 用户行为归档:

用户在档案系统中的所有行为都会被日志记录下来。档案系统会对这些日志记录添加数字签名后再次存证,确保所有操作都出自用户的真实身份与真实意愿,且内容防篡改。

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对内实现操作可溯可查,对外能够满足监管、审计等各方面的要求。

· 档案自动检测:

为了确保业务系统电子档案的真实性、完整性、可用性、可靠性,泛微文书定-数字化档案管理系统可对其进行四性检测,检测完成后会自动生成报告。

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· 第三方存证形成证据链:

为了进一步保障电子档案的安全性、有效性,所有归档的业务系统文件和数据都可以在权威的国家公证处或司法区块链中存证,并且可出具存证报告,报告内容包括电子签名过程、证书信息、认证记录和存证信息。     

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泛微政府机关电子文档归档应用场景

例如泛微协助政府单位进行电子公文归档,总体架构以《党政机关电子公文归档规范》(GB/T 39362-2020)为主要依据,全面贯彻国家电子政务总体框架,满足国家相关标准和规范。

电子公文归档整个过程可分为文件收集、文件整理、文件移交、档案接收等环节环节。遵守电子公文归档范围的要求,完成电子公文及其元数据的收集。

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在文件整理过程中,将完成组件和编号的拟归档电子公文整理到文件盒子(案卷),按国家标准规范进行建立全宗卷。

覆盖了电子公文的捕获(或录入)、转换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、接收登记、接收确认等全过程。

公文办理完成归档时,将公文的处理单、正文、附件、底稿生成新的PDF和OFD文件,并著录元数据,符合档案归档要求。


总结

泛微文书定-数字化档案管理系统通过灵活的集成能力,与机关单位业务系统高效融合交互,实现业务系统的电子文件全流程数字化管理。

推进机关业务系统电子文件归档与管理工作是优化政务环境、打造数字政府的重要基础性工作,是提升档案治理和服务效能的有力举措,对于加强政务信息化建设、推动公共数据开放共享、不断提高数字化政务服务效能具有重要意义。

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