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泛微协助高校落地数字化会议:议题、上会、归档全过程管理
浏览次数:600

(欢迎体验泛微高校会议管理平台:点击立即体验
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高校会议管理特点:

学校高层的决策会议一般分为校长工作会议、党委常委会议两种。   

首先,由学校各学院提出需要会议决议事项,经过审批后,由学校校长/书记确定本次会议的内容。

确定会议议题后,由会议秘书进行整理并通知相关议题提出人和需要参会的人员。

会议结束后会议秘书将本次会议的时间地点和议题等内容进行归档,便于后期查询。

泛微根据高校需求,通过流程驱动和低代码构建平台,搭建了一套整合了议题管理、会议管理、督办管理、会议文件存档等功能的会议全程数字化管理平台,并且关联日程管理、资源管理等,为高校的两会管理以及其他各类会议管理提供了有效的数字化支撑。

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两会管理、大型会议管理

泛微高校会议数字化管理方案亮点

1、议题数字化管理

议题上报与审批

高校工作人员可以通过OA系统快速发起会议议题申请审批流程,议题申请核心内容为议题名称及议题描述。

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议题申请流程发起后自动流转至学院管理层、党政办公室等节点进行审批,审批通过后进入议题库。

议题库

会议议题申请通过后,通过流程转数据,申请数据转移自动转入议题库中。

为了方便查询,议题库可以根据议题类型、议题状态(待通过、已通过、本期议题、往期议题、已废弃等)、提交人、会议类型等维度进行查询,让台账更加清晰。

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议题确认

校长/书记进入到申请议题库中,选择本次上会的议题,将议题转至本次会议议题库。

议题上报审批通过后会有短信消息提醒到上报人,便于上报人进行上会材料的准备。

同时,会议秘书将本次上会的议题补充会议名称、会议地点、会议时间等信息,便于存档。

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2、会议全过程管理

泛微OA将会议管理模块与领导日程、资源管理等校务板块实现串联管理,在一个平台上就能统一查询会议人员、制定时间,实现“事前有备、事中有序、事后有据”的会务管理效果。

对校级、院级会议进行全周期管理,支持多种会议类型,实现会议的申请、议题审核、材料分发、会议通知、回执、签到、请假、决议等全过程管理。

①会议前

了解领导近期的日程动态,是推进会议有序开展的前提之一。通过泛微OA领导日程模块,在会议开展前,会议组织人员可以从OA系统及时调取领导日程表,及时根据领导时间,合理安排会议时间。

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当所有的人员、资源、信息都被装入OA系统,在召开会议前,会议组织人员能够通过OA快速查到各个会议室、设备的占用情况,避免冲突。

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信息全面共享的方式,为会议召开前的准备工作省去了不少线下沟通咨询的麻烦,执行效率更高。

在知悉会议室使用情况和领导日程后,会议组织人员快速安排会议,通过流程将会议内容上报审批,将会议信息和内容以各种方式通知参会人,并且随时跟踪参会人的参会情况反馈情况。

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用一条流程就能完成审核、通知,简化过程。

②在会场

高校大型会议参会人数多,会议室规模大,如何提升入场和签到效率?

排座管理:

根据会议名单,泛微协助高校实现线上智能排座。每个会议室的座位布局可以在系统中同步显示,组织人员可以按照要求快速安排座位,防止重复安排、漏排问题

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自定义座位布局、在线排座、通知座位号(短信、邮件、消息中心提醒)等。

在现场,参会人签到一完成就能自动获取自己的座位示意图,无需引导,自主入座,全面节省会场时间。

签到管理:

会中,借助移动设备将会议签到搬到线上,直接扫码实现会议出勤考核,谁没出席一目了然。

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对接大屏:

可对接无纸化会议系统,将相关议程、议题、会议材料信息传送至无纸化会议系统进行会议指引。

③会议中

所有材料都已经通过流程下发,参会人可以根据需要自行打印,不仅可以帮助参会人提前了解会议情况,还能节省会议成本。

通过系统记录决议投票表决情况,遵循少数服从多数的原则,支持不记名投票表决,清晰记录议题决策事项名称、列席人、决策流程、表决情况以及会议决议等信息,以及听取意见、议题材料等文件内容。

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④会议后

会后,用泛微OA提交会议纪要,将重要的会议目标通过任务管理功能将会议任务快速交付责任人,执行情况全程反馈促进会议结果落实。

会议执行完毕后,上传会议纪要,实现会议完整归档,可联通OA应用,推送相关会议纪要信息。

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会议过程形成的会议纪要、决议等重要文件,可对接电子签平台进行电子签署,签署文件具备相关电子签名,防篡改。

按照会议决议信息,自动触发督办事项、公文流程,实现对于会议决策的后续跟踪。

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总结

泛微统一高校会议资源、人员、信息等内容,会前轻松做好准备工作,会中智能引导、无纸化高效互动,会后任务及时反馈、文件完整归档。


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