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上海电器科学研究所许慧颖:IT巾帼的三堂管理课
发布日期:2013-01-21    浏览次数:14484

内容摘要:

越来越多女IT的出现正在打破男性在技术领域的垄断,上海电器科学研究所(集团)有限公司的信息化部门直接作为职能部门设立于集团战略发展部,而此信息化团队的leader正是一位女性负责人许慧颖。非IT专业出身的她却有着不一般的韧性,从她负责的第一个泛微协同OA系统项目开始就坚持不懈地进行推广传播集团信息系统。而作为女性IT负责人,她也更懂得利用柔性力量带动团队建设。

 

IT领域曾被视为几乎就是男人们的天下,然而,越来越多女IT的出现正在打破男性在技术领域的垄断。在IT这样一个充斥着男性的圈子里,女IT身上的刚性色彩也越来越浓厚。而现在IT的角色比较积极主动,主动和业务部门合作,和业务部门沟通的增强需要更多的女性柔性魅力。美国医疗保健用品巨头拜科特国际公司的信息化负责人和美国纽约梅尔维尔地区OSI医药公司的副总裁兼信息化负责人都是女性,她们认为女性在信息化领导类职位上拥有多种优势。

上海电器科学研究所(集团)有限公司(以下简称“电科所”)创建于一九五三年,今年恰好是其成立的六十周年。六十年来,集团公司一直致力成为国内一流、国际知名的智能电工行业的科技型企业集团。早在2001年,电科所就率先使用了财务管理系统。2004年,电科所引进了泛微协同OA系统和ERP系统。如今,电科所的信息化部门直接作为职能部门设立于集团战略发展部,而此信息化团队的leader正是一位女性,我们的主人公——许慧颖,请她为我们讲述三堂信息化管理课。

上海电器科学研究所(集团)有限公司信息化负责人许慧颖

 

第一堂管理课:坚持不懈推广信息系统

谈到信息系统推广,许慧颖的感触很深:“我觉得一旦决定要上某个系统,就要坚持不懈地推进下去,千万不要做半途而废的事情,这也是我一直坚持的。”

2004年度是电科所做大规模信息化的重要里程碑。这一年,电科所通过招投标引进了泛微协同OA系统,而这也是许慧颖独立承担的第一个项目。她回忆道:“当时作为项目负责人的我其实压力蛮大的,刚推的时候很多人用得都不习惯,也不想用,声音非常多。”

顶着巨大的压力,许慧颖也想了一个办法:“由于当时员工还习惯用纸质文件,所以我首先想到由集团硬性规定停用这些纸质表单。另外,我们制定了‘OA系统问题反馈机制’,每天先由每个部门所指定的人员搜集本部门提出的系统问题,然后集中报告到我们这边,我们再把提交上来的问题进行汇总并分类。这样大家就可以把产生的问题描述清楚,我们也可以针对问题具体解决。”

通过这种方式,信息部门也发现了推广阻力的根源所在。许慧颖指出,大多可能是观念问题或者管理没有真正落地。如果是管理制度的问题,我们就应该相应地做出一些调整,这样系统才能与制度匹配。如此这番就形成了一个很好的沟通机制,信息部门能够及时了解、快速解决大家的问题,而这个事情也就能往下去做了。据悉,“OA系统问题反馈机制”持续了整整一个月,而一个月以后大家的负面情绪都不见了并且OA已逐渐成了大家日常工作不可或缺的工具。

从04年OA上线至今将近8年的时间,员工都非常习惯系统,现在如果不用了大家肯定反倒不习惯了。现在电科所OA流程模块上也有一个“OA问题反馈机制流程”,如有问题大家都可以随时提出。另外,电科所的OA系统和ERP系统还做了深度集成,集成主要分为财务的支付类和业务的合同类,其合同在ERP里面做流转后通过OA进行审批,十分高效。

许慧颖总结:“我认为,首先,大家在思想上要统一起来,这个系统到底要不要推,要有一个共同的目标。而一旦确立,这个事情就要坚持不懈地把它做完。其次,宣传非常重要,要让大家了解信息系统所发挥的作用并认可必须要推广。再者,如果推广碰到问题后我们要学会如何及时地解决,我们要选择一个最优的方案。最后,我们要了解用户的感受是什么,不是闭门造车,是需要大家共同理解并一起做这个事情,这就是所谓的‘信息沟通’。”

 

第二堂管理课:非IT专业也能做好“IT Leader”

许慧颖在2001年毕业后就进入了电科所工作,其原先就读的专业其实是图书情报,是电科所信息传媒部的业务。而现在她被调到战略发展部,负责集团整体信息化工作。被问及是否在工作中曾遇到过技术方面的障碍,许慧颖笑着回答说:“毕竟自己不是做IT出身的,所以一定要靠自己去学。如果碰到一些专业性的问题,自己就要去补补课。对我而言,重要的是‘干中学’,从工作中不断汲取新知识,而且在工作中遇到问题再去学自己也有动力在里面。除此以外,工作后你再去看你做的事情理解可能和之前就不一样了,自己也有理论上的提升。”

现在许慧颖在读复旦大学的MBA,与工作结合的学习也让她受益良多:“信息化工作是我比较感兴趣的,前不久我和复旦的教授在探讨‘到底什么样的信息化负责人更适合管理MIS’这个问题,而他们的答案是非常明确的,这个信息化负责人必须是要以业务去牵头做的,哪怕是技术出身的人,也是需要精通业务、对业务有深刻领会的人,而不是纯技术的概念。技术背景是一块,但一定要上升到对业务的理解中去。”

“我们一直在说MIS,用一种比较专业的角度来讲,这是企业随着战略执行的角色定位。但很多企业其实蛮难做这个事情的,这当中和战略去匹配其实可以做很多的事情,包括挖掘你的机构、下属公司有什么问题,用人去解决可能比较费力,那就需要用系统去解决,这里面还牵涉到一些权力的再分配问题。我们集团把信息化的定位还是蛮高的,你可以看到我们现在是归属战略发展部去做信息化方面的事情,集团希望信息化可以起到匹配战略的作用并且集团的业务也能够通过系统更好地进行推进,把信息化作为一个工具落实管理思想。”

 

第三堂管理课:柔性力量带动团队建设

作为女性信息化负责人,许慧颖希望集团信息化可以更能体现人性化和亲切感的一面,能够贴近员工的实际问题,不是硬邦邦的。而她也一直很崇尚“team”的概念:“信息化leader要学会借助团队的力量,毕竟一个人是不可能把所有的事情都做完的,一定要有团队精神。”

“团队里每个人都很重要,团队的成员不一定比“leader”的作用小,关键还是如何把它发挥出来。任何事情也不是leader一个人单独可以完成的,团队是最好的一个实现目标的个体,重要的是要想怎么把团队建设好,去用某个人技术方面的专长去做特定的某些事。作为leader而言,要比较擅长如何把团队组织起来,清楚知道每个人的擅长点,把整个构思和想法传达下去,把目标和任务能够分清楚,而具体事情的解决还要靠每个人的技术专长去完成。”

谈到对团队成员的培养,许慧颖是这样说的:“第一,要根据每个人的擅长和喜好把他放在合适的岗位上。第二,要有合适的事情让他一起参与,给他搭建一个舞台。他需要在日常工作和项目上有深刻体会,而在参与过程中他能够学到很多东西。比如做软件的人员每年我都会给他制定2-3个项目的计划,做硬件的人员我也会给他制定相应的目标。我的工作就是怎么去督促他和监督项目的进度以确保项目的完成,而他的工作就是在项目中要发挥他的作用。”

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