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扬杰电子:一场移动办公引发的流程变革
发布日期:2013-11-25    浏览次数:7138

摘要:这些梳理完成的流程全部在协同OA移动终端e-mobile上安了家,领导出差在外,再也不用担心漏接电话,俨然随身携带一个高级助理!

 

作为一个管理者,外出休假一个星期会发生什么?电话不断,无法清享假期?没有电话,又内心惶恐?不可否认,有时候电话带来安全感。但已经有越来越多的企业家开始通过移动办公来洞察企业日常运作,并且找到了运筹帷幄的感觉!

扬州扬杰电子科技股份有限公司总经理梁勤、副总经理梁瑶,在江苏牧羊集团的高管朋友那里体验到了这样的感觉,他们决定迅速付诸实践,而张榆华则肩负着整个的项目的落地重任。从2012年6月至今,扬杰电子的协同OA项目已经推进到了第二期的费控应用,而在此之前,张榆华主导推动了流程标准化落地和移动办公,让领导真切地体会到了信息化的价值。

 

流程标准化落地,强化有效时间

扬杰电子在管理上非常注重有效时间。尤其是随着业务的发展,厂区不断建设,每个厂区楼也很多,单是日常的审批都是靠车辆、人来传递,而且通常审批都要经过好几个领导,很多工作时间就浪费在路上或者打电话上面,而领导在外出办事途中也免不了被心急的下属“骚扰”。因此,流程落地扬杰电子协同OA项目的首要任务。

张榆华介绍,从2012年6月份与泛微签约到12月份,扬杰电子协同OA项目历时6个月完成了一期的实施上线,而调研占据了3个月左右的时间。“在实施环节,我们做了好几轮的调研工作,第一步主要是广泛的搜集流程需求;第二步考虑对系统之间、部门之间的存在重复的或者不必要的流程做了合并、精简、梳理,进一步提升了流程的标准化。”

“事务拟办单是扬杰电子协同OA平台上使用效率最高的流程之一”,张榆华介绍说,“相当于一个立项费用申请,涵盖了扬杰电子日常事务、行政采购、项目立项等非制造性、后勤保障类的事务审批。事务拟办单流程审批通过之后,会流转到相应的部门和负责人办理,不止如此,事务办理过程中打破某个节点需要付款申请或者到结束的时候需要费用报销,通过关联事务拟办单来进行,而不再需要大批的纸质单据。对领导而言,在手机客户端,通过一个流程就能了解到事情的来龙去脉,审批更加有据可依,及时性也更强。”

借助协同OA平台的建设,扬杰电子还把生产、销售、品管等业务环节的流程进行了统一的梳理,以生产类流程为例,销售拿到订单,下订单给工厂之后,这个过程中可能涉及到品号申请、领料流程、送样流程、发料流程等等,一系列的过程都是在协同OA平台上进行审批。最重要的,这些梳理完成的流程全部在协同OA移动终端e-mobile上安了家,领导出差在外,再也不用担心漏接电话,俨然随身携带一个高级助理!

 

以稳为主  逐步优化

提到目前正在推进的费控应用,张榆华表示,这是一个试探性的尝试。他说,扬杰电子2012年开始推行预算管理,2013年是第2年,在这个时间节点去通过信息化落地费控,核心是以稳为主、逐步优化。他希望通过协同OA系统的辅助保证预算管理的执行力到位,同时有一个逐步提升的缓冲空间。目前,伴随着协同OA系统费控应用的部署,张榆华还同时对ERP系统进行了一些调整,以符合当前预算管理的需求。

而另一方面,张榆华认为,信息化的大部分需求都跟财务相关,财务部门是最大的信息化需求部门,尤其是上市之后,可能要求3-5天财报就要出来,这就要求系统要能够快速地响应,也要求有专业的IT来支撑。而一个财务人员用一下午的时间甚至加班加点去完成一个报表,显然不如通过IT系统点点鼠标那么高效、准确。

目前,除了协同OA系统,扬杰电子的ERP系统已经覆盖了从财务到业务到生产制造到现场管理的方方面面,而从衍生出来的人力资源HR系统,SCM(上游)、CRM(下游)等,构成了扬杰电子信息化的整体框架。而张榆华表示,理想的情况下,在公司里,一种东西只有一个统一的叫法,统计的节点也是一致的。甚至,在供应链的上下游,供应商、客户那里,都有一个共同的规范和平台,突破公司的局限,实现跨部门、跨企业的协同运作。而最终,通过移动办公,要给领导一个决策支撑和随身携带的办公平台。

 

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