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华图教育马海涛:信息化就如人的奇经八脉
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在培训行业,加盟、代理模式已不足为奇,华图教育是为数不多的坚持走直营路线的企业之一,这给了学员最为珍贵的标准化教学体验,却也让华图教育的运营管理模式更为复杂。全国38所分校、300余个学习网点,构成了华图教育庞大的身躯,也带来了管理上的诸多困扰。

2010年,马海涛进入华图教育,他发现,总裁办公室的门口经常有10多个人在排队等候流程审批,而且纸质的审批需要通过邮寄、传真等方式来回传递,至少要3-4天才能完成审批。此外,因为直营的关系,还有一件更让华图教育困扰的事情:华图教育全国38个分校、300多个学习中心,拥有专兼职教师、研究员及员工数千人,而总部需要对分校、学习中心的日常运营,像日常的采购、费用支出、考勤、人员调动等总部进行相应的监管和审批职能,以及各分校之间由于不同的学员需求需要借调教员等,都需要总部来进行协调。由于机构分散、人员流动率高等因素,导致总部对各个分校、中心的教师资源、人事情况不能及时的了解,让基本的组织结构成为华图教育管理上的盲区,相应的考勤、采购、费用等行政职能亦面临挑战。

 

协同OA:理架构 提效率 降成本

 

理架构

组织分散且每年高达30-40% 的人员流动率给教育行业的人力资源管理增添了困扰,人事信息如何快速地更新、共享成为一个难题。因此,在选型过程中,华图教育非常看重系统在组织架构管理上是否足够灵活可控,即架构要灵活、角色要灵活、权限要灵活。如今在泛微协同OA平台上,华图教育利用集分权模块把系统管理员的权限,下放到了分校人事经理,便于对分校的组织架构 、人员岗位角色和权限进行控制和调整。过去,需要总部统一汇总更新组织架构,现在各地独立维护,但总部这里呈现的是完整的而且最新的组织架构图。现在,泛微OA还与Oracle PeopleSoft进行了对接,实现了统一的员工工号管理。

 

提效率

从纸质审批阶段的3、4天,到刚上线时的30个小时再到如今平均7-8个小时的效率提升,华图教育把效率文化落到了实处。在华图教育的360度考核里,效率是与工作内容、工作完成情况、资金利用情况等并列的重要衡量指标,而每个月度,泛微OA会为华图教育提供包括中层、校长、高管在内的200多位核心人员的流程效率分析报表,平均审批了多少条,退回了多少条。每条流程平均耗时怎样?跟上个月、季度的环比、同比情况怎样?都有一个清晰的呈现。

马海涛表示,由于很多事情不完全是线上审批,可能还会配合线下的很多工作,比如有的部门需要到外边去考察场地,这个地方是不是适合新建分校,这个过程中可能还要征求很多人的意见,可能要去实地考察。10-15天都很正常。所以,做流程效率分析的主要是事务性的流程,比如:费用报销、请假、出差、报告等等。如今有了移动办公,领导们都习惯回到家以后做一些审批,平均的审批时间控制在7-8个小时。

 

降成本

在马海涛看来,OA所带来的改变是显而易见的。基于清晰的组织架构基础上,华图教育还落实了效率、费用等各方面的管理问题。马海涛介绍,华图教育的日常采购都由总部统一负责,包括教材教具、办公用品、呼叫中心、课堂、教室、教学所用的电子类产品等等,每年的采购金额在1亿左右,大的供应商有70—80家。通过把采购相关的流程在OA系统里边落实优化之后,把日常的费用尽可能压缩到最低,一年能够节省2千万左右的费用。

在日常的费用管理上,OA也为华图教育提供了一个很好的管理平台。目前,华图教育全国各地的专兼职教职员、助教等都已经纳入泛微OA系统中进行管理:教师在哪上课,发生了什么样的费用,要在系统里边进行报销。马海涛进一步解释:“通常教师去上课通常助教陪同,帮忙安排行程、预定房间以及准备课后练习和课堂讲义等等,这个过程中还有一些杂七杂八的事儿,比如需要电子的资料或者小礼品,所有这个过程发生的费用,需要在OA系统里边进行报销。过去纸质的话,一跑要3-4天,来回的传真,现在7-8个小时就跑完了。”

 

信息化,七分实施、三分系统

“做了这几年信息化,发现人是最重要。信息化理解成人的奇经八脉,会延续到人的所有神经末梢,它用得好不好,并不一定在主干上,就好像一个人拳打得好,可能拳脚很灵活”谈及信息化的推广,马海涛则把人的因素放在了首位。

马海涛认为,在信息化当中,七分的实施、三分的系统。要最佳实践,把最好的东西要让用户知道,关键在于怎样让他知道。在华图教育的信息化推广过程中,马海涛就借助分校的力量打通了华图教育IT推广的奇经八脉——他在各个分校挖掘对IT有兴趣且比较适合的人才,并固定下来培训成为当地的信息管理专员。“用户在使用过程中,会遇到各种各样的问题,一定要有人及时地解决这个问题。信息管理员正是这样的角色。我们每个月会通过视频会议的方式进行交流,或者季节比较好会安排各地的信息管理员轮流到总部进行交流拓展培训,面对面地告诉他有些事儿要这么处理。走的时候要做个述职。在这边两周学到了什么,在那边遇到的问题是不是得到了解决。”这样一个团队,也许正是华图教育近几年信息化突飞猛进的秘密之所在。

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