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平台型OA解放代码级人员——访大连教育学院信息部主任耿壮勋
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摘要:为了缓解频繁修改代码以及更好地满足日常办公的各种需求,实现规范化、流程化、标准化的日常工作落地,大连教育学院2012年与泛微携手开启了新的协同办公之旅,新的OA平台,用耿壮勋的话说,“通过配置去解决问题,把一个代码级的人员解放出来。”

 

 

14年,在OA行业的发展历程里,似乎是一个很难想象的数字。而大连教育学院却已经有着14年的OA应用经验。

2000年,为了解决内部的办公问题,大连教育学院自主研发了一个办公平台,用以实现收发邮件、公告通知等应用,然而,随着需求的不断深入,自身的研发维护成本成为挑战。大连教育学院信息部主任耿壮勋介绍,因为学院经常会组织或承接各种各样的交流和学习活动,每一次活动IT部都需要搭建一个网站,用以实现活动的各项线上互动需求,比如访谈类、问答类等。往往这种情况下,从前台到后台,IT部面临着大量的代码调整工作。除此之外,由于需求不规范、维护人员不固定、权限管理比较灵活等原因,维护管理亦成为一个难题。

为了缓解频繁修改代码以及更好地满足日常办公的各种需求,实现规范化、流程化、标准化的日常工作落地,大连教育学院2012年与泛微携手开启了新的协同办公之旅,新的OA平台,用耿壮勋的话说,“通过配置去解决问题,把一个代码级的人员解放出来。”

当然,泛微OA所带来的不仅仅是缓解IT部的工作压力,更重要的是,带来了日常工作的规范、便捷。

 

活动的对内共享与对外宣传

说到活动,过去在大连教育学院IT部绝对是一个敏感词汇,不过现在有了一劳永逸的解决方案。据耿壮勋介绍,学院每年响应、参加市里边的视察或者党政学习活动、工会活动等各类交流活动会比较多,对内,有很多的信息传达与共享需求,对外有宣传的需求。不仅需要在内部有一个信息共享的权限体系,还需要把学院一些好的经验在公网有一个多元、快速地呈现。针对这种情况,OA平台多元化的信息呈现能力和严谨的权限体系无疑是个很好的承载。与此同时,大连教育学院还通过泛微OA未登录可看的模块调用相关的内容,在公网上进行呈现,以满足学院对外交流所需。当然,这些内容多数在OA平台上事先经过审核。

 

业务处理更规范、高效

在耿壮勋看来,OA的价值不仅仅在于帮助IT部应对频繁的业务需求变更;更在于给日常工作带来的规范、快捷。工资单发放是个很直观的例子。以前大连教育学院的工资单发放,把电子版的excel数据打印出来裁好,在财务室放个小纸框,以部门为单位去领工资单,这虽然省去了不少的事情,但工资信息的私密性难以得到保障。现在,以前需要打印出来的excel表,由专人直接导入到OA系统,然后可以选择部门、选择时间、选择数据内容进行发送,规范性、高效性得到保证。

 

责权明晰拒绝推诿扯皮

据耿壮勋介绍,从2012年下半年泛微OA上线,大连教育学院借鉴了OA平台上成熟的流程体系,让各项事务的权责划分更加明晰:以文档的归档为例,以前通过邮件,个人把公文删掉的情况时有发生,发的人说发了,收的人说没收到。现在在泛微OA平台上,打开收文流程,就能看到发的人什么时候发的,都发给了谁,收的人什么时间查阅、什么时间处理的,过去可能没法说清楚的事情现在都很清楚,也少了相互之间的推诿扯皮的情况。

 

(了解更多卓越企业信息化落地实践,请关注“泛微卓越组织运营--大OA信息化实践分享论坛”系列活动,有机会与知名企业CIO面对面交流!详情参考:https://www.weaver.com.cn/case2013/index.html)

 

后记:IT是疲于应对业务需求还是引领业务需求,往往决定IT能够产生多大的价值。从大连教育学院的OA实践中,我们看到了业务需求不规范带来的IT压力,也看到了先进IT平台对业务的规范、提升、引领价值。如果说,业务过程是有形的,管理是无形的。那么,如何让无形的管理更好地服务于有形的业务?一方面,需要有严谨的责权体系和业务流程;另一方面,则需要有一个好的平台承载无形的管理。

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