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创建知识积累、共享、利用和创新的平台

1.问题的提出

作为公司最大财富的知识,没有得到积累、共享和利用,并且随着人员流动而丧失。我们需要从不同的地方收集信息:打电话,找文件,等待他人帮助,接收电子邮件和备忘录。但是,这种信息获取方式取决于个人能力,以及他人是否愿意提供。总之,获取信息的效率太低。现在,很多公司致力于使用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问――但信息仍然需要被复制,企业仍然需要维护不同的数据库。

2.解决方案

e-Document的解决方案:搭建知识积累、共享、利用和创新的平台。

人们可以将宝贵的时间用在分析、判断、解释信息和采取行动上,而非最基础的收集信息上;
市场信息、管理经验、专业技能,无论是成文的信息、还是脑海里的构思,皆可发布、分类和归集;
强大的搜索、个性化的分发,随时随地可迅速获得需要的信息和知识;
一人对一人的交流,或多人对多人的沟通,充分运用群体智慧,知识在分享中得到更新。

3.模块架构

各种来源,各种格式的知识文档,都可以上传或下载,并通过一定的流程发布到公司知识库;知识文档分类存放后,员工可根据文档、目录的权限,以及搜索引擎很方便的利用知识库内的信息,同时系统可根据相关的设置将知识发送到不同的门户:包括内部门户、外部门户(外部网站,客户门户,分销商门户和供应商门户),这样可以为不同的部门和不同的用户提供个性化的信息。
e-Document模块总体结构图
(点击放大)

4.模块综述

e-Document提供了全面的知识文档管理的框架,对知识进行完全规范化的组织,并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档;
e-Document可以管理内部和外部网站,并针对不同的目标用户制订不同的网站内容,通过与信息门户的结合,用户获得完全个性化的界面和内容服务;
e-Document维护动态的知识库,用户可以自由地就某个主题进行广泛的讨论以获取信息和经验,同时,也可以利用已有的知识库对自己的知识进行补充,还可利用各种知识管理工具提升对知识的分析、利用;
e-Document严格的安全限制和完备的日志功能,保证文档的读取和操作的安全性;
e-Document与其他模块的协同工作,完整地管理文档从创建、维护、审批、分发、归档的整个生命周期。

5.主要功能

◆ 基础功能
规范化管理
e-Document采用中央数据库,所有应用和数据集成在一个信息管理平台之上,并以统一的用户界面提供给用户。
e-Document提供完整及可自定义的文档目录。通过e-Document,企业的所有结构化和非结构化的文档都将得到有序的管理,而无论其格式是公文表单还是扫描的文档。
(点击放大)

建立并维护内外网站
通过e-Document可以维护企业的内外网站。所需做的只是完成页面的定制,发布含有链接的文字和图片。
e-Document和企业信息门户相结合,可以让用户只需稍许设置就可以建立多个站点及这些站点的形式和发布的内容,每个站点对应一个目标访问组。这些目标访问组只能访问自己相关的站点。
(点击放大)

维护动态知识库
e-Document是一个动态的知识库。员工可以通过e-Document系统对某一主题进行广泛的交流。与Email不同,e-Document 模拟了多人对多人的通信模式。通过e-Document,一人可以与任意数量的人交流,而且每个人都能对文档做出回复,从而达到增强协同交流和知识共享的目的。

快速获取信息
1、文档目录。选择文档所在的目录获得文档。
2、新闻页面。用户可以通过访问新闻页来快速获得企业内外最新的消息。系统设置了最新新闻到达提示。
3、我的文档。通过它获得自己创建的文档列表。
4、最新文档。通过它来访问最新创建的文档。
5、搜索。由于e-Document与其他模块的协同,不仅可以以一般条件进行搜索,还可以通过文档所关联的客户、项目、资产等条件进行搜索。
e-Document完全与企业信息门户相结合,提供给用户个性化的界面和应用,极大地方便用户获得自己最感兴趣的信息。

安全性保障
e-Document对知识文档的管理有严格的安全保障,通过赋予访问者相应角色及赋予文档以安全级别,保证访问者只有在其权限允许的范围内查看和编辑文档,所有对文档的改动都被系统记录,没有人可以匿名操作。同时,e-Document对知识文档的安全性管理是多层面、多层次和多维的。

审批功能
关键性文档,如新闻,方案书和合同,可以设置对其进行审批。只有审批通过的文档才能发布到相应目录或网站上。e-Document与e-Workflow的协同工作可以让您定制有关文档审批的全过程。

◆ 自定义功能
目录结构和属性
e-Document让用户根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构。同时可以设定目录的属性,包括发布、回复、共享、创建、审批、附件、模板、相关信息链接等。这样就不必对目录下的文档属性逐个进行设置。

文档及邮件模板
文档和邮件模板可以使相关文档和邮件都采用设置好的格式,例如合同、方案和发送给客户的邮件都可采用企业统一的版式。

新闻页模板
对新闻页的样式,包括图片等进行定义。可以使某类新闻页具有统一的格式。

文档分布重定义
对目录下的文档进行重新的分布。只需要选择源目录和目标目录,以及需要复制或移动的文档。

用户自定义
e-Document与信息门户相结合,提供给用户个性化的应用。在此基础上,用户自己还可以进行一些定制以满足个人的特殊要求,如文档摘要显示的字段、用户界面的目录结构等。

◆ 分析功能
统计及报告
e-Document提供的报告功能可以供用户对文档的以各项指标为基础的统计信息进行整体浏览,如查看各主目录下的文档数分布、访问量最高的50篇文档、发布文档数最多的20名用户、知识沉淀量等信息,并且还可以以文档所属的类别、所属部门、文档的状况等对文档进行分类浏览,便于用户从不同角度统计和分析文档。

从组织的角度分析
通过e-Document,您能清晰地以企业组织结构图形式查看文档在各部门或分支机构的分布情况,您还可以通过点击查看某个部门文档的详细信息。

◆ 协同功能
管理文档相关的所有资源
与普通的文档管理不同,由于e-cology按照企业信息网状体系设计,在e-Document中,用户获得的不仅仅是文档的创建者和内容这样的信息。e-Document将所有与文档相关的实体集成起来。例如读取一份合同,可以了解到所有与之相关的信息,包括合同关联的客户、项目、交易情况、相关工作流等。并且可以层层深入地追溯了解最详细的信息。e-Document与其他模块的协同使得所有的文档信息都不是孤立的。
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e-Document实现的协同工作
e-Document是存储企业文档的基础, 在e-cology系统中,e-Document实现的是与其他模块间的数据共享。知识文档可由其他模块的应用从e-Document中被带出和带入,并共同组成企业的信息网络。例如e-Workflow运作的合同会签流程,合同从e-Document被提取并随着会签流程运转,并且对其的修改在e-Document中同步反应。

e-Document与其他模块结合实现协同化的工作,例如:
1、与e-HRM结合,完成e-Document安全性的定义
2、与e-Workflow结合,完成文档的审批和流转
3、与企业信息门户结合,为不同的用户提供相关的应用和个性化的信息,例如不同的网站、不同的文档目录结构、不同的文档应用。

若需进一步了解,欢迎咨询

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