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企业中的每一个人都不得不承认这样一个事实:在现代企业中,一个人单独工作几乎是不可能的。在企业里,协作每天都在发生着。诸如来来往往的E-mail、频繁的电话、众多的传真、大量的内发文件,这些无一 不是协作。但这些协作形式都带有"分散式"的特征,很容易使信息只停留在每个人自己的领域,无法形成"人与人"之间的互动和交流,从而造成大量资源的浪费和"数据孤岛"的出现。

互联网的发展使得协同工作方式发生了巨大的变化,商业体系越来越复杂,工作方式越来越具有流动性和移动性,客户越来越分散,上、下游伙伴联系越来越紧密,而地理位置却分散在全球各地,并处于不同的时区。这样,企业需要一种更高效的"沟通协作"系统,来更有效地管理建立在人和团队基础上的交流与互动,全方位地整合和优化企业的所有信息资源,更灵活地调整流程,以最终达到管理并提升企业核心竞争力的目的。这就是说企业必须选择一种适合他们自己的协同软件。

具体来讲,企业对协同的需求,从根本上可以围绕团队分为两个范畴。第一个,是团队成员的交流与通讯。传统上,交流与通讯的方式是有形的,物理的,例如电话、传真、打印传递、磁盘交换等等。而在今天,一个具有真正竞争力的企业必须整合并灵活应用多种沟通方式和渠道,包括电子邮件,即时通讯,手机短信,在线感知,文件即时传送等等。第二个,是团队自身的协作与管理。传统上,团队的工作方式必须是通过面对面的会议,发生在固定的组织内,要有专用的办公地点等等。而今天企业所面临的挑战是跨组织,跨地区,跨网络,和跨流程的团队的存在。企业日益需要为这些团队提供虚拟的协作空间,使团队内的信息与文档得到及时交换,丰富成员彼此之间的交流工具,并管理信息生命周期的完整过程。

另一方面,在今天的网络环境下,企业中的团队成员需要可以在各种情况下进行高效和灵活的沟通和协作。首先,用户希望在没有任何网络连接的时候,同样可以进行工作。这样就要求在离线时的体验与在线时是一样的。而当可以上网时,即便网络中没有服务器的参与,马上也可以同步;当然,服务器在局域网中存在的时候,客户希望可以利用服务器,调取有用资源,集中存储信息等等。互联网存在时,客户也希望可以采取VPN的形式,实现安全的传输。面对工作环境的多样性和复杂性,怎样保持团队的高效和灵活,企业就要求在上述几种环境下,都可以实现安全的、高度的协同。

归根结底,一个企业希望在管理活动中,企业的核心竞争力可以得到持续的提升,而核心竞争力的增强,又在于企业中每一个团队和每一个人都能够顺畅自如地沟通、协作,也能实时共享各种信息、关系资源,从而最大激发他们的创造力和主观能动性。 同样的,在一个完整的商业生态环境里,企业如何最快地对复杂的市场需求作出反应,如何最大地发展和利用宝贵的商务关系,如何无缝地衔接各种业务流程,如何更成功地管理与合作伙伴的共有的知识资本与关系,都对协同提出了更高、更广和更深层的要求。事实上,协同已不仅仅是企业成长的要求,更是企业在激烈的竞争环境中生存的根本保障。

(来源:计世网)

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