泛微·文书定案例：浙江省中山医院构建完整数字档案“收、管、存、用”体系

l 客户简介

浙江中医药大学附属第三医院（又名浙江省中山医院）是集医疗、教学、科研、预防保健、康复为一体的综合性三级甲等中医医院，也是首批国家中医药传承创新工程重点中医院项目建设单位，国家中医康复中心建设单位，全国首批中医住院医师规范化培训基地，以浓厚的中医药特色和突出的针灸、推拿、康复、骨伤专科优势享誉全省。

l 项目挑战与解决方案

挑战1：合同通过钉钉流程审批，没有系统对合同进行整体归档，导致找合同非常不方便。

解决方案1：通过泛微低代码平台实现钉钉合同流程与OA流程合同同步，并在合同台账自动生成对应的合同信息，最后通过流程归档集成实现自动化的合同归档。

标签：合同台账、流程归档

挑战2：浙江省中山医院借档案只能通过实物档案线下借阅，实物档案数字化加工过的档案按照档案保密要求无法直接复制给借阅人，整体借阅效率非常低。

解决方案2：使用关键词通过全文检索实现档案的快速查找，通过借阅流程实现在线预览、下载、打印、实物借阅等多种借阅方式。

标签：全文检索、在线借阅

挑战3：医院档案的大事记、历史沿革、工会活动、医院风采等重要档案编研成果长期以来一直存储在移动硬盘中，没有地方展示，档案编研成果利用率低。

解决方案3：通过档案自定义门户，实现展示档案馆藏、操作指引、政策法规、档案制度；展示医院的发展历程；通过档案的编研实现编研成果的展示：大事记、组织沿革、中山院报、中山画册等。

标签：档案编研、档案自定义门户

l 项目详细设计

1.以数字化档案系统为核心，逐步完善档案管理工作

加速全院档案工作数字化转型进程，本期项目通过健全档案管理体制机制与积累共享数字档案资源、创新档案数字治理，构建起完整的数字档案“收、管、存、用”体系，真实记录好浙江省中山医院发展历程，为浙江省中山医院发展提供高效、便利、安全的档案服务。

2.系统架构设计

整体系统架构层面实现三层应用架构，在用户层面，通过分级分权的方式将查询用户、档案管理员、与系统管理员做了细颗粒度的权限区分，通过基础设置在的应用层实现档案全生命周期管理，通过系统集成实现档案自动归集。

功能层面围绕《GB_T 39784-2021 电子档案管理系统通用功能要求》实现档案全生命周期管理。

3.系统集成

整体项目主要围绕钉钉系统与电子档案系统的集成，实现了与钉钉系统单点登录、组织同步、合同归档。

l 项目价值

1、从线下管理模式转到线上，实现了档案系全生命周期的管理

档案管理系统通过将数据自动化归档、数字化存储、权限控制等手段，实现了档案的高效管理和安全保障提高工作效率、保障档案安全、便捷档案查询与利用，以及提升医院档案管理水平。‌ 

2、档案门户的建设，大大提高了档案利用率

提高全院档案‌宣传与学习的力度，档案门户可以作为档案工作、档案部门和档案职业形象宣传的有效工具，从而扩大档案工作的影响力，增强全院的档案意识‌。

通过档案的编研、选取医院档案行业最优秀、最具代表性的专题档案馆、大事记、组织沿革、医院风采，为中山医院的档案管理人员提供参考和借鉴‌。

项目内容仅为部分展示，如需了解更多案例，请联系泛微！