泛微·文书定案例：方太电子会计档案数字化管理系统

l 客户简介

方太创建于1996年，是一家以智能厨电为核心业务的幸福生活解决方案提供商，专注于高端厨电的研发与生产，现拥有集成烹饪中心、吸油烟机、水槽洗碗机、嵌入式洗碗机、净水机、嵌入式灶具、嵌入式消毒柜、嵌入式微波炉、烤箱、蒸箱、燃气热水器等多条产品线。

目前，方太在全国设立了95个分支机构，并建立了涵盖专卖店、家电连锁、传统百货、橱柜商、电商、工程精装等全渠道销售通路系统。方太致力于打造符合用户购买体验的高端电子商务模式，天猫平台DSR评分连续八年（2015-2022年）居行业翘楚地位。方太创新推进高端电商战略”，于产品结构、渠道结构、在线客服、交付安装等各方面专注于提高用户体验。

l 项目挑战与解决方案

挑战1：作为税务局千户集团监管企业和财政部宁波监管局重点监督企业，同时申报了电子凭证会计数据标准深化试点和宁波市会计数智化试点，面临多项验收。

解决方案1：严格参照会计档案管理办法、管理规范等各类标准要求进行系统构建，满足档案全生命周期管理，配合试点验收。

标签：符合规范、满足验收

挑战2：公司快速发展，规模较大，有100+核算组织，同时电子化档案数量逐年增加，需完善档案的基础存储设施。以2021年为例，凭证数量1255万，各类原始单据均在各个应用系统进行存储。

解决方案2：合理设计系统部署架构，采取数据分表，解决大数据量问题，提升系统整体性能，实现大批量数据完整、批量接收。

标签：分表存储、大数据处理

挑战3：前端业务数据分散在多套系统中，数据之间存在割裂，在实施构建过程中对于数据的梳理、系统的集成、平台的灵活性都提出了很高的要求。

解决方案3：通过对方太的会计档案前端财务数据进行全盘梳理，分析规划，构建业、财、档一体化管理，打通ECS、GS、CRM、SRM、DRP、税务系统、资产系统等多套系统数据交互集成，实现数据间的一页式调阅

标签：异构系统集成、自动归档、自动关联

l 项目详细设计

1.整体规划 分布实施：方太集团电子会计档案项目，从整体项目建设角度来看，进行了业务场景进行划分，统一规划，从易到难，逐个场景调研，逐步上线。

2.系统架构设计：整体系统架构层面实现三层应用架构，通过角色管理、用户管理、权限管理、元数据管理、服务引擎管理等，实现系统基础服务管控。

功能层面围绕《DA/T 94 会计档案管理规范》实现会计档案全生命周期管理。

• 项目收集阶段，进行多种方式的会计资料接收。 

• 整理阶段自动组件、编号、编目及关联关系创建。

• 存储保管阶段提供专业化的鉴定服务、长期保存服务。

• 统计利用阶段提供多维度的 档案检索、借阅服务，提供电子档案线上预览服务等等。

3.系统集成路线：整体项目涉及20套以上的，外围系统与电子档案系统的集成。主要涉及了涉及ECS、GS、CRM、SRM、DRP、税务系统、资产系统等多系统的数据交互集成。针对大凭证量，采用分表处理，解决大数据量问题

l 项目价值

1.发票开具、上传、使用、归档全流程闭环管理

项目建设完成后，实现了方太记账凭证的自动化归档。未上系统之前方太的记账凭证都是需要纸质打印的，然后再通过人工手动整理、排序和装订，在统一上架到对应会计档案库房实现最终归档，后期查询为人工手动翻找。

系统上线之后，节省了预计80%的人工打印、整理、排序、装订及上架等机械化的工作。记账凭证沟通标准接口传递结构化数据，再有泛微提供的版式文件服务，实现电子版式文件生成和归档。

2.满足企业多方面、多维度需求：
满足试点：
实现数电发票开具、获取、认证、入账、归档等功能，满足试点。

财务价值：

1.节约各环节纸质发票邮寄成本，约36万/年；

2.提高会计凭证的归档效率和规范化管理，档案查询效率及发票开具效率提升；

内部流程：

1.打开“发票审核至客户收票”流程的盲盒，发票实时交付；

2.加速应收账款周转：对于见票付款的场景可缩短付款周期一周；避免因发票开具错误发票来回邮寄导致的付款延后；

NPS提升：

1.开票环节：客户发票交付环节可视、高效；

2.收票环节：减少手工填写发票信息，减少打印、邮寄发票动作；提高发票填写准确率；

学习成长：促进公司数字化运营

项目内容仅为部分展示，如需了解更多案例，请联系泛微！