▊客户简介

上海城市发展控股有限公司创始于2000年，是一家专注于房地产投资、并购、改造、运营及退出的领军企业，下属上海城市地产和上海城市商业集团两大板块。公司对标美国黑石房地产板块，充分理解“地产周期与价值投资”，以执着的工匠精神，将建筑重新定位、改造升级，以废变宝，赋予新的生命，通过专业化运营提升业绩，使建筑再次发光，让城市更新、更美好。

▊项目挑战与解决方案

挑战1：本次档案项目建设连集团总部在内共14个全宗单位，覆盖行政类、资产管理类、工程类、仪器设备类、会计档案类、人事类、客户档案类、实物档案类、电子档案类等9个档案门类及32个二级分类。需通过合理的权限划分确保只有授权人员才能访问和操作特定的数据或系统功能，防止权限滥用，提高工作效率。

解决方案1：基于泛微低代码平台建立分级分权权限体系，支持按照档案不同全宗、门类对权限进行组合，可以单独控制每一个菜单和数据权限，授予不同组织、角色的用户对象，进行快速赋权，通过合理的权限划分实现集团内部的高效运作与风险控制。

标签：低代码、分级分权。

挑战2：本次项目需要归档的业务系统是办公系统和海鼎系统。办公系统中主要是投资类、租赁类、运营类、财务类、人事类、托管类、通用收发文、文档审批类等一百多项具有归档保存价值的流程需要归档。海鼎系统主要是正式合同、广告位合同、写字楼合同、场地合同等合同信息及文件需要归档。以往上述文件归档均由人工操作，工作量巨大。

解决方案2：办公系统流程归档通过泛微后台集成引擎配置后自动在线归档到档案系统中，海鼎系统合同归档是由泛微提供标准接口，由海鼎系统调用接口推送合同数据进行归档。

标签：集成引擎、标准接口。

挑战3：上海城市发展维护的合同或协议来源于多个项目，每个项目都会存在多种类型的合同信息或文件，日常合同管理较为混乱、归档分类不清。

解决方案3：泛微提供强大的咨询能力，协助客户共同梳理合同分类及归档规范，提供一套标准接口供海鼎系统调用，归档时能做到自动检测、自动分类、自动关联。

标签：档案咨询、自动分类。

▊项目详细设计

1.分级分权体系设计

泛微底层低代码平台自带分级分权管控体系，能够从组织权限、角色权限、功能权限、数据权限、流程权限等多维度进行管理，能够细化到单独设置具体的子公司部门人员权限，确保只有授权人员才能访问和操作特定的数据或系统功能。

分级分权体系按照如下原则构建：

• 最小权限原则：每个用户只给予完成其工作所必需的最小权限，避免权限过大导致的风险。

• 权限分离原则：档案销毁、续存等关键操作应由多人共同完成，减少单点故障风险。

• 职责匹配原则：权限应与员工的职责相匹配，避免权限与职责不一致导致的问题。

• 定期审查原则：定期检查和调整权限分配，确保权限体系的适应性和有效性。
  
  

2.归档规范设计

上海城市发展控股有限公司使用泛微文书定档案管理系统，在梳理好需归档的流程路径后，可直接在后台集成中心配置，其中流程的元数据信息通过xml报文设置对应关系后进行在线推送，实现文件和元数据自动在线归档，大大提高归档效率。

根据需要接收的合同信息，在档案系统后台进行元数据配置，生成合同信息接收接口，海鼎系统按照该接口规范归档合同信息。

3.合同管理标准制定
泛微安排咨询顾问对上海城市发展客户的合同管理标准进行梳理制定，形成了合同分类方案、管理规范、归档规范，通过提供专业的咨询服务，帮助客户更好的管理档案资源，提高档案工作的效率和质量，也为上海城市发展的可持续发展提供了有力支撑。

▊项目价值

泛微文书定通过文件、档案过程中的管控，协助上海城市发展集团建立安全合规、不易流失、确保档案完整性的数字化档案管理平台，从而建立完整、规范、持续更新的知识管理体系。

1、通过分类、标签、索引等方式，档案系统能够实现对电子文件的有效管理，便于用户快速定位所需信息，减少信息查找的时间成本；

2、档案系统能够自动处理文件归档、借阅、鉴定、盘库等流程，减少人工干预，通过预设的规则和流程，实现业务流程的标准化和自动化。

3、档案系统能够收集和分析数据，通过数据可视化工具，将复杂的数据转化为直观的图表和报告，为公司管理层提供决策支持。

项目内容仅为部分展示，如需了解更多案例，请联系泛微！