泛微·文书定案例：西部证券档案集中统一管理、一站式利用方案

l 客户简介

西部证券股份有限公司成立于2001年1月，注册地陕西省西安市，注册资本44.69亿元，实际控制人为陕西投资集团有限公司。2012年5月3日，公司首发A股股票在深圳证券交易所上市(股票代码002673)，是全国第19家上市的证券公司。

公司在全国设有100余家证券营业部和经纪业务分公司，在西安、上海、北京、深圳、长沙等中心城市设有从事投资、投资银行、客户资产管理、研究、新三板等核心业务部门和分公司。

西部证券成立二十余年来，立足陕西，服务全国，充分发挥金融企业的桥梁作用，服务实体经济发展，助力国家脱贫攻坚，践行企业社会责任。

l 项目挑战与解决方案

挑战1：

档案工作具备一定基础，配备专职档案人员及档案库房，但仅归档了部分文书、业务类档案，未能实现公司全业务类档案的集中管理，且证券业务复杂度高、专业性强，受多个监管部门监管，数据管理要求高。

解决方案1：

开展了30余场调研访谈，充分了解与梳理了西部证券各部门档案管理现状，重新构建西部证券档案管理制度体系，出具咨询诊断报告，并基于现状设计了未来五年的档案信息化蓝图规划，着力于推动西部证券档案工作达到行业领先水平。

标签：业务咨询、蓝图规划

挑战2：

整体信息化水平较高，档案信息相对薄弱，无档案信息化经验，与此同时，大量证券业务相关档案存储于不同的业务信息化平台，存储结构复杂、数据量庞大，给未来业务档案归档工作带来了较大难度。

解决方案2：

基于行业标准与西部证券实际需求，构建档案管理系统，采用“分期规划、稳步推进”的原则，分阶段完成档案系统与前端业务系统的对接，一期已完成与OA办公系统、合同诉讼系统与投行底稿系统的对接。

标签：系统建设、自动归档

挑战3：

按照监管部门要求，各业务部门存在大量业务数据需要刻盘备份，各部门自行保管，无专门设备进行特殊介质的存储，亦无法对光盘做定期检查和备份，难以保证数据的安全性与长期保存。

解决方案3：

建立档案数据备份中心，开展电子库房建设工作。制定档案备份方案，包括电子档案的在线备份和离线保管机制，根据档案内容的重要程度分级分类实施异地、异质备份，定期开展档案备份工作。

标签：电子库房、长期保存

l 项目详细设计

1.业务咨询与顶层设计
遵循《档案法》、《企业档案管理规定》、《证券业务档案管理规范》等相关档案及证券行业标准，参考行业最佳实践经验、对照档案信息化成熟度模型，开展西部证券档案工作顶层设计，构建具备鲜明行业属性的档案工作管理体系，包含档案管理体制、档案工作制度、档案信息管理系统、主要业务内容、主要工作流程以及档案人员和档案管理设备设施等要素。

按照“一致性标准、一体化平台、一站式服务”的基本管理原则，统一全公司档案管理标准，制定档案管理制度，通过一体化档案管理平台实现档案的集中、统一管理，并提供一站式档案利用服务。

2.档案系统设计

在西部证券总部部署统一的档案管理平台，实现公司档案的多全宗集中存储、分级管理。档案管理系统建设参照《企业数字档案馆（室）建设指南》及《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784—2021），并与前端OA系统、合同诉讼系统、投行底稿系统、文档转换平台等充分集成，实现各门类数字档案资源的集中管理。

系统应用架构如图所示，覆盖了档案收集、管理、保存与利用的全生命周期。

3.档案蓝图规划

按照“统筹规划、分部实施”的建设思路，充分考虑未来3-5年的发展规划，以申报建设“陕西省示范数字档案室”为第二阶段建设目标，全面推进电子文件在线归档与电子档案单套制管理模式，通过档案管理与业务工作的深度融合，实现西部证券全门类档案的集中管理，目标达到同行业领先水平。

第三阶段积极开展档案+AI的应用探索，从传统档案管理模式向数据治理转型，充分挖掘档案价值，化被动利用为主动赋能，创新档案管理模式，为公司业务发展及战略决策提供科学依据，打造金融行业档案管理标杆。

l 项目价值
1、制度体系建设：通过业务咨询完善了西部证券现有档案管理体系，将业务档案纳入管理范畴，不仅提高了档案管理的全面性，有助于确保所有业务活动都能被有效记录和追溯，也为企业的合规性和风险控制提供了有力支持。

2、档案信息化系统建设：通过系统建设，实现了档案的集中化管理和电子化利用。电子化利用也增强了档案的安全性和保密性，减少了纸质文件可能带来的风险。此外，西部证券在多个业务场景中实现了电子文件的在线归档，这不仅提高了工作效率，也确保了文件的完整性和一致性，同时也为审计和合规检查提供了便利。

3、持续创新与改进：西部证券在档案管理方面的成功，得益于整体规划布局与持续的创新和改进。不断地引入新技术、新理念，以及对内部流程和系统的优化，确保了档案管理的高效性和适应性。目前针对投行底稿档案，做到全量归档、精细化匹配、全自动归集、系统完美兼容的，仅西部证券一家，处于行业领先地位。

项目内容仅为部分展示，如需了解更多案例，请联系泛微！