阳光电源数字化档案管理案例

l 客户介绍

阳光电源股份有限公司是一家专注于太阳能、风能、储能、氢能、电动汽车等新能源电源设备的研发、生产、销售和服务的国家重点高新技术企业，是研发、生产、销售一体化管理的全球化上市能源集团。主要产品涵盖光伏逆变器、风电变流器、储能系统、水面光伏系统、新能源汽车驱动系统、充电设备、可再生能源制氢系统、智慧能源运维服务等，致力于提供全球一流的清洁能源全生命周期解决方案。

l 项目需求

1）归档不及时：档案接收主要依赖各部门人工定期整理纸质资料移交，需打印移交清单，存在纸张浪费；各部门未能按要求定期归档，且无法统计与提醒，全靠兼职档案管理员自觉。

2）材料不全：档案材料收集保管有缺失，业务部门提交不规范，给档案管理员带来额外工作量。

3）流程简单、缺少管控：缺乏档案管理过程管理，无流程管控，档案系统中仅有少量条目数据。

4）数据安全无保障：缺乏数据可视化展示与多样化监测手段；纸质与电子数据一旦丢失将无法恢复，存在较大损失风险。

l 项目建设内容

档案类型涵盖行政管理、经营管理、科研、生产与质量、设备、基建、合同、证券、电站业务、会计、声像实物等11大类，并基于低代码平台构建"用户层—档案应用层—服务层—平台层"的分层架构：

1）业务系统数据自动归档。打通 OA、TMS、SAP、EAM、SRM 等多个业务系统，将审批流程中的表单数据与附件、会计凭证、报关单提单签收单、合同与招投标材料、设备主数据等，通过标准接口自动归集进档案系统，无需人工整理移交。

2）档案在线收集与全生命周期管理。 改变过去靠人工定期整理纸质资料的模式，支持在线著录、批量导入、批量挂接、移交归档审批，"收集库—整编库—管理库—利用库"全流程线上流转，档案从接收、整理、编目到归档、保管、利用均在系统中完成。

3）档案全文检索与在线查阅。具备在线全文检索能力，用户可直接在系统内按条件快速定位档案，在线查看电子原文，支持移动端查阅，无需再到档案室调取纸质件，大大节省查询时间。

4）档案借阅与安全管控。借阅申请全部线上审批，支持电子查看、实体借阅、下载、打印等不同方式；可根据需要为借阅附件自动添加水印文本，既保障档案利用便捷，又满足数据安全要求。

l 项目价值

项目实施带来显著的管理模式变革，实现了从"线下"到"线上"的转变：

一是档案利用更高效。档案从人工收集实体材料转变为系统接口自动接收，从到室借阅转变为在线查阅，借阅从线下审批转变为线上审批，档案共享也从线下流转转变为在线共享。

二是档案管理更规范。实现档案在线收集、著录、整理和归档，覆盖档案全生命周期管理，显著提升档案利用效率与业务水平。

三是查询成本更低。具备在线全文检索功能，节省利用人员查询时间，减少线下流程耗时及打印耗材费用。

四是管理机制更完善。实现管理制度与系统深度融合，便于业务人员对档案进行分类、统计，推动档案业务管理与质量提升。

l 项目界面展示