泛微·文书定案例：北大荒集团档案多全宗、全生命周期管理

l 客户简介

北大荒集团前身为黑龙江省农垦总局，成立于1947年，2020年12月改制为北大荒农垦集团有限公司。经国务院同意，授权财政部代表国务院对黑龙江北
大荒农垦集团总公司履行出资人职责，被财政部界定为“主业处于关系国家安全、国民经济命脉的重要行业和关键领域，主要承担重大专项任务的商业类国有企业”。

l 项目挑战与解决方案

挑战1：档案管理体系搭建较完善，但较长时间未更新，制度文件老旧，与现有业务不匹配，大量对于企业有价值的档案未纳入归档范围，存在收集不全、分散管理情况。

解决方案1：

通过档案咨询服务，梳理北大荒各项业务及档案管理现状，出具咨询诊断报告，完善、更新现有档案管理制度及归保表，确保有价值文件全部纳入归档范围内，同时，推动北大荒档案集中化管理。

标签：应收尽收、集中管理

挑战2：

北大荒下设分子公司众多，档案均由各公司单独管理，集团档案馆无法急时监督、指导下属各单位档案管理工作。

解决方案2：

档案系统建设覆盖北大荒集团下属35个分子公司，通过配置“高级全宗管理员”角色，实现对下属全宗档案管理工作做到及时抽检，满足3万+用户使用。

标签：多全宗管理、全员可用

挑战3：

现用档案管理系统多年未升级，功能老旧，且仅档案管理员有权限可用，利用者无法自主检索查询，使档案成为“信息孤岛”，影响用户查阅的效率。

解决方案3：

通过档案系统替换，新系统“设计档案管理员、兼职档案管理员、普通用户”等角色，保证全员可用，打破“信息鼓捣”，系统提供多种检索方式，便于用户快速、精准查找到所需档案，实现数据共享，使档案价值得到最大化发挥。

标签：丰富检索、数据共享

l 项目详细设计

1.整体规划

北大荒电子档案管理项目，从档案咨询入手，系统梳理北大荒档案管理实际需求，围绕档案“收、管、存、用”实现档案纸电并行的全生命周期管理。

2.系统架构设计

系统采用三层架构设计，通过应用层、接口层、架构层，搭建系统整体服务。

3.多全宗管理设计 

系统设计支持多全宗的数据结构，每个全宗有自己的标识符。各全宗下档案可独立管理和查询。同时，满足各全宗间关联性、保密级别、访问权限。解决北大荒集团多组织用户使用需求。

l 项目价值

一、优化档案管理体系，实现北大荒集团档案统一管理：通过档案咨询，优化北大荒档案管理体系，升级档案管理模式，统一集团档案管理规范，推动北大荒建立档案工作行业标杆。

二、自动收集，自助借阅，提升档案管理效率及价值：档案系统与OA系统集成，实现文件自动收集，减少档案管理员手工上传文件工作量。

系统提供多种检索方式，确保用户精准查找所需档案，通过线上借阅流程完成档案借阅，改善以往依赖档案管理员查找、借阅的管理模式，提升档案管理效率的同时，也使档案价值得以有效发挥。

项目内容仅为部分展示，如需了解更多案例，请联系泛微！