泛微·文书定案例：广发基金规范化、集中化档案系统建设

l 客户简介

广发基金管理有限公司是由广发证券股份有限公司等机构发起、经中国证监会批准设立的专业基金管理公司，成立于2003年8月5日，总部设在广州，公司注册资本金1.2亿元人民币。 

公司坚持“专业创造价值、客户利益为上”的理念，致力成为值得托付的领先全能资产管理机构，为客户创造长期可持续的回报。截至2023年12月31日，公司管理资产规模超1.5万亿元，公司旗下产品线齐全，覆盖主动权益、债券、货币、海外投资、被动投资、量化对冲、另类投资等不同类别，满足境内外客户多元投资需求。

l 项目挑战与解决方案

挑战1：

现有档案制度规范不健全，分类方案与归档范围未能匹配实际业务发展与档案管理需求，大量企业管理及业务类档案未纳入归档范围，且业务类文件归档过程中，未建立统一规范，缺乏具体操作指引。

解决方案1：

通过业务咨询梳理广发基金档案管理现状，出具咨询诊断报告，遵循国家和行业的标准规范，结合实际管理需求完善档案管理制度，推动广发基金档案管理规范化、集中化。

标签：业务梳理、统一标准

挑战2：

现有档案系统架构老旧，档案信息需要手工录入，同时电子化档案数量逐年增加，而现有档案系统无法跟前端业务系统打通，实现电子文件的在线归档。

解决方案2：

按照广发基金实际业务需求建设档案管理系统，充分梳理前端业务系统现有业务流程与归档范围，实现业务系统生成或存储的电子文件通过接口直接归档至档案系统，实现电子文件在线自动归档。

标签：系统建设、自动归档

挑战3：

现有档案系统技术架构老旧，且存在大量历史数据，需要同步迁移至新系统中，并保证数据的完整性与可用性。

解决方案3：

分析老系统数据结构，以Excel形式导出系统条目数据，通过数据清洗、验证和转换，按新系统导入模板进行整合，并导入新系统。同步开发数据迁移工具，自动迁移附件至新系统。

标签：历史数据迁移

l 项目详细设计

1.建章立制，规范业务流程

按照“规范生成、协同共享”的原则，坚持对纸质档案和电子档案实施全过程管理，坚持以制度和标准为导向，从工作规章、管理制度、业务规范三个层面建立广发基金档案制度体系，明确各部门在档案管理工作中的职责、档案的分类方案、归档范围和保管期限、各业务环节的工作要求等，实现制度和管理协同保障，指导各部门更加规范、科学地开展档案工作，为档案的集中、统一管理提供制度保障。

2.系统建设，实现统筹管理

针对广发基金档案收集不齐、收集困难等问题，本项目基于系统建设，细化各部门文件归档范围，充分梳理广发基金现有办公自动化系统业务流程，同时，基于归档要求对前端业务系统进行流程优化与改造，如强制落实合同流程中，合同扫描件的归档上传，细化拆分不同业务场景共用的流程，增加流程分类字段或标签，便于分类归档等，确保前端业务系统生成、存储的电子文件能够通过接口方式，直接推送归档至档案系统。

此外，暂存于网盘的电子文件，直接录入汇总至档案管理系统，实现各门类档案资源的集中管理和共享利用。

系统架构如图所示：

3.历史数据，确保完整迁移

本项目涉及广发基金老档案系统历史数据迁移，主要档案分类为文书、基建、业务、声像与实物类。在对老系统档案分类信息与分类字段做了充分调研后，构建老系统与新系统字段映射管理，在经过数据清洗后，开发数据迁移工具，确保迁移数据的完整性与可用性。

另有部分纸质存量档案，配合完成档案的整理、扫描、录入，并完成最终成果的电子文件上传挂接。

l 项目价值

通过业务咨询发现广发基金档案管理工作中的问题，并提出针对性解决方案，完善现有档案管理体系，统一内部管理业务规范，形成明确的档案管理操作指引，推动广发基金档案管理系统从经验型向一致型转变。

档案信息化系统建设，推动了业务档案的集中管理，确保了业务档案的真实、完整、有效和安全，满足广发基金在证据、责任、信息、存史等方面的需要。同时，实现部分业务场景电子化归档，通过业务咨询与系统建设的结合，推动广发基金探索电子档案单套制管理模式，提高档案管理效率的同时也降低了管理成本。

项目内容仅为部分展示，如需了解更多案例，请联系泛微！