九州通档案全生命周期管理平台

l 客户简介

九州通医药集团股份有限公司创立于1985年，是一家以西药、中药和医疗器械批发、物流配送、零售连锁以及电子商务为核心业务的股份制企业。九州通为科技驱动型的全链医药产业综合服务商，公司立足于大健康行业，主营业务包括数字化医药分销与供应链业务、总代品牌推广业务、医药工业自产及OEM业务、新零售与万店加盟业务（C端）、医疗健康（C端）与技术增值服务、数字物流技术与供应链解决方案六大方面。

l 项目挑战与解决方案

挑战1：各分子公司档案均分散在各业务系统及部门人员手中，档案管理人员收集困难，没有形成档案的全生命周期的管理模式。

解决方案1：协助九州通集团完成档案整体流程制度梳理，结合现状搭建项目蓝图；定期对部门兼职档案管理员进行业务培训；搭建基础平台，实现系统数据资源的在线收集、管理、归档、保存与利用电子档案全生命周期管理；通过与泛微OA系统集成完成单点登录、人员组织同步、（发文、合同）数据归档、OA借阅审批流的系统集成工作。

标签：梳理流程、搭建信息化平台、业务培训

挑战2：

集团现有的老档案系统，集成能力差，开发成本高、系统流程设计不合理，原文上传混乱，著录信息混乱，难以使用，无法形成数据互通，档案资源难以利用，检索、查阅精度低，耗时费力。

解决方案2：

梳理老系统使用存在的问题，并结合新系统给出合理方案设计；实现历史档案管理系统历史数据迁移工作，实现新老系统无感切换。

标签：功能优化、历史数据迁移、数据校对

挑战3：

九州通申报了第一批“企业集团数字档案室”，因此要满足国家级和省级对于数字档案室的要求；

解决方案3：对照国标及行标要求，逐一对照满足各级测评要求；针对非系统性验收给出合理建议，积极配合各项优化。

标签：辅助测评、满足验收

l 项目详细设计

1.整体规划 试点先行：

以《企业数字档案室建设指南》中提出的企业档案信息化建设任务为目 标，需求牵引，试点先行、分批推进，以点带面、以上率下，推动企业集团建设覆盖主要业务、贯通各级所属单位的企业集团数字档案馆（室），进一步提升传统载体档案数字化率，实现企业档案工作数字化转型和高质量发展。

2.系统架构设计：

针对企业数字档案室测评的要求，对档案系统的功能进行全面规划，围绕国标、省标、企业式设计情况进行需求梳理和系统落地，实现系统验收不扣分。

3.系统集成路线：

电子档案通过与泛微OA系统集成完成单点登录、人员组织同步、（发文、合同）数据归档、OA借阅审批流的系统集成工作

4.历史数据迁移：
实现数据条目量10万+条，，文件总量为500G+迁移档案门38种档案分类。其中“按卷”类型有24种、“按件”类型有14种。

l 项目价值

1、完善制度建设

九州通医药集团积极建立健全电子档案管理制度，结台工作实际，完善了《电子文件归档范围和电子档案保管期限表》、《电子文件归档分类方法》等电子档案管理制度，使电子档案“双套制”管理工作有章可循、有规可依。

2、优化管理模式

九州通医药集团将OA办公流程与电子文件归档、电子档案管理流程对接，变分散管理为全程管理；同时，明确各归档文件责任人，从源头上保证了电子档案的完整、准确和系统化；进一步发挥电子档案的服务功能，提高了办事效率。

3、建设系统应用

九州通医药集团紧紧围绕电子档案“真实完整、安全可靠”的要求，应用了电子档案全宗门类科学划分、条目元数据结构化、版式文件采集挂接等系统标准和规范，形成了一套适合“双套制”管理的电子文件归档和电子档案管理系统；实现了通用数据归档保存、电子档案在线预览、全文检索、鉴定借阅和移动应用等工具和流程，有效解决了电子文件接收保存难、电子档案管理难、电子档案利用难等问题。

项目内容仅为部分展示，如需了解更多案例，请联系泛微！