泛微·文书定案例：萬豐奥特集团智慧档案馆建设，档案全生命周期管理

l 客户简介

萬豐奥特控股集团是以先进制造业为核心的国际化企业集团，遵循"永恒提升价值，不断奉献社会"的经营理念，涉足汽车部件、航空工业、智能装备、金融投资等领域。 

萬豐以实业强国为责任和使命，致力于"营造国际品牌，构筑百年企业"。铝轮毂和镁合金产业实现行业全球领跑，环保涂覆和智能机器人产业实现行业国内领跑，并通过与国际高端飞机制造公司开展战略合作，制造拥有自主知识产权的飞机整机，成为世界前三强的通航飞机制造公司，建设浙江省5.5平方公里的"万丰航空小镇"，打造国家级航空产业示范区。萬豐形成了以“镁合金—铝合金—高强度钢 ”金属材料轻量化应用为主线的汽车部件产业和以通航品牌“钻石”为依托的通用飞机制造产业“双引擎”驱动的发展格局。借助资本市场平台，从经营国际化向资本、人才、科技、品牌国际化转型升级。

l 项目挑战与解决方案

挑战1：归档不及时，档案接收更多依靠各个部门人工定期整理好纸质资料移交给档案室，档案室核对好移交清单进行纸质接收，过程中存在需要打印好移交清单、比较消耗浪费纸张以及哪些部门未能按要求定期归档无法统计与提醒，全靠各个部门兼职的档案管理员的自觉。

解决方案1：通过完善档案管理制度，明确兼职档案管理员的档案的收集的归档范围，并通过流程提醒的方式来进行收集归档，有效的归档不及时的问题。

标签：流程提醒、流程归档

挑战2：材料不全，档案类型为基建、产品是存在档号规则不统一的情况，纸质的卷内目录2015年至今是有的；电子版本的卷内目录，有些有，有些没有，对于档案室管理员来说存在一定的工作量调整。

解决方案2：对于档号不统一的问题，系统可以通过预设的档号的规则进行档号的自定义的统一生成与调整，对于缺失的电子原文的卷内目录，可以通过系统的版式文件生成器自动生成卷内目录，满足档案管理不规范的一些问题。

标签：档号规则自定义、版式生成

挑战3：档案室的纸质档案都没有进行过扫描，数字化量几乎零；之前在OA系统建设了一个简单的档案模块，已经存在了一些档案数据，从OA系统走借阅流程，选择档案数据借阅，只能通过题目搜索非常不方便。

解决方案3：通过档案系统与OA系统的单点登录、组织同步、消息提醒、统一流程待办集成、流程自动归档集成，实现电子文件及元数据从OA自动归档到档案系统。档案系统可以通过全文检索的方式，实现任意字段或者关键词的检索提高借阅利用效率。

标签：异构系统集成、自动归档、全文检索

l 项目详细设计

1.整体规划 建立五化一体的档案平台

根据集团档案工作管理体系建设规划和提升方向，结合集团战略规划和经营管理需要，确立“5”的档案提升蓝图，即通过抓好5项重点工作，提升5项核心能力，推动实现2个阶段目标。

2.系统架构设计

整体系统架构层面实现三层应用架构，在用户层面，通过分级分权的方式将普通用户、兼职档案管理员、档案管理员、与系统管理员做了细颗粒度的权限区分；在的应用层实现档案全生命周期管理；通过低代码平台实现了系统底层引擎的扩展以及应用WPS文档预览服务实现档案的在线预览。

功能层面围绕《GB_T 39784-2021 电子档案管理系统通用功能要求》实现档案全生命周期管理。
收集阶段，通过文档共享集成与流程数据集成等多种方式的资料接收。 

整理阶段自动组件、编号、编目及关联关系创建。

存储保管阶段提供专业化的鉴定服务、长期保存服务。

统计利用阶段提供多维度的档案检索、借阅服务，提供电子档案线上预览服务、重点对档案驾驶舱以及3D库房进行了设计。

3.系统集成

整体项目主要围绕OA系统与电子档案系统的集成，实现了与OA系统单点登录、统一待办、组织同步、消息提醒。

通过流程归档集成，实现OA系统各类流程中的电子文件以及元数据自动化归档。

l 项目价值

1.从线下管理模式转到线上，实现了档案系全生命周期的管理

档案管理系统通过将数据自动化归档、数字化存储、权限控制等手段，实现了档案的高效管理和安全保障提高工作效率、保障档案安全、便捷档案查询与利用，以及提升企业管理水平。‌ 

2.档案资源驾驶舱及3D虚拟库房建设为决策制定提供有效数据支持

‌档案系统驾驶舱的核心价值在于提供全面的数据可视化决策支持，优化档案管理流程，提升管理效率。‌

档案系统驾驶舱通过整合各类档案数据，提供直观、生动的展示方式，帮助决策者更好地理解档案管理的现状和趋势。它能够全面整合来自不同部门和岗位的档案数据，包括生产数据、会计数据等，形成统一的数据资源池，支持多维度的数据分析和挖掘，揭示潜在问题和改进空间。具体来说，档案系统驾驶舱在以下几个方面具有显著价值：

数据可视化‌：通过图表、报表等形式展示档案数据的关键指标和趋势，帮助用户快速理解档案管理的整体情况。
优化管理流程‌：提供实时的监控和预警功能，帮助及时发现和管理问题，减少错误和漏洞。

提升效率‌：自动化和智能化的归档工具减少人工操作，提高工作效率，降低管理成本。

支持决策‌：通过深入的数据分析和挖掘，为决策者提供准确、全面的信息支持，帮助制定更科学的决策‌。

项目内容仅为部分展示，如需了解更多案例，请联系泛微！