泛微·文书定案例：雅迪科技全集团一体化的人事档案数字化管理系统

l 客户简介

雅迪科技集团有限公司成立于2001年，经过20余年的高速发展，现已成为集电动自行车、电动轻便摩托车、电动摩托车及其零配件研发、生产与销售于一体的高端两轮电动车制造企业。

l 项目挑战与解决方案

挑战1：雅迪作为全球型企业，组织规模庞大，人事档案管理分散在各个基地的人事部门管理，依赖人工手动收集整理后归档在当地人事档案库房，同时电子资料散落在各业务系统中，无法实现集中统一管控。

解决方案1：建立一套多全宗管理，分级分权的电子人事档案管理系统，将雅迪所有人事组织架构中的人事资料统一纳入一套集中的管理平台中进行管理，同时打通与前端业务系统的信息壁垒，通过在线归档的方式，完成人事档案的收、管、存、用全生命周期线上化管理。

标签：多全宗、集中管理、分级分权

挑战2：由于雅迪成立时间较早，存在很多历史纸质人事档案，甚至有部分人事资料是手写体，无法实现长久保存和电子化借阅。

解决方案2：借助数字化加工工具，将历史存量纸质档案进行批量扫描，并进行全文OCR识别后，将数字化加工成果物规范化命名后批量导入人事档案系统，实现全文检索和在线借阅利用。

标签：纸质档案数字化、OCR、全文检索

挑战3：雅迪内部人力资源管理系统众多，招聘、入职、晋升、离职相关流程及文件都碎片化地散落在各前端业务系统中，无法快速的查找某个人的全部人事档案资料

解决方案3：通过业务系统集成，实现电子人事资料及其元数据从前端各类人事管理系统自动归档到档案系统，并支持按照花名册的维度汇总人事资料，实现“一人一档”的管理模式。

标签：异构系统集成、自动归档、一人一档

l 项目详细设计

1.整体规划 分布实施

首先项目的范围要涵盖集团及下属分子公司，实现全集团集中式的管理；

功能层面实现人事档案全生命周期线上化管理，完成人事档案在线收集、管理、归档、保存和利用；同时要实现分级分权管理和应用；

系统集成方面，本次项目要集成的系统包括SAP、HR自助系统、Moka系统、E签宝系统和OA系统；

业务咨询方面，协助客户构建集团及下属分子公司人事档案管理体系，包括确定档案分类方案、归档范围表、档号编制规则、流程体系、权限体系等。

2.系统架构设计

在满足人事档案收、管、存、用的基础上，集成人力资源管理系统，实现人事档案在线化归档；同时针对历史存量档案，系统提供导入工具，实现批量挂接，未来系统中的所有档案，都可以通过数据看板进行集中呈现，实现人事档案集中化、规范化管理。

3.系统集成路线
本次项目一共是有4套系统接入，分别是OA系统、自研的HR自助系统、Moka系统和电子签系统。根据归档范围逐一梳理文件的来源，针对来源于业务系统的部分，逐一梳理来源系统的名称、对应的表单、附件、唯一校验值以及推送时间等。

系统集成共有两种方式，一种是通过项目开发去抓取业务系统的数据，然后放到服务器上，档案系统再去取。另一种是业务系统推送XML和PDF到服务器上，由档案系统去取。本次项目采用的是第二种方式，除OA系统以外，其他三个系统根据我们提供的模板，开发生成符合要求的XML和PDF文件。

首先是HR自助系统集成的实现逻辑，总共是有5项需要归档的材料。

Moka系统中一共是有8项需要归档的材料。

E签宝系统中主要是集成一些双方签署的合同、协议、承诺书等，一共有4项。

OA系统由于用的是自己的系统，因此在系统对接方面不涉及到二开，直接通过配置就实现了流程及其附件的自动化归档。

l 项目价值

1.实现了人事档案全程数字化归档：系统集成之后，HR不再需要将人力资源管理系统中的档案打印后再归档，全部实现线上自动采集归档，达成全部档案电子化闭环管理的条件；

2.实现了员工随时随地调档的业务需求：所有人事档案电子化后，员工可通过档案系统账号或者移动端应用自助查询个人人事档案，发生内部组织变动时，以流程为驱动，一键移交至对应的全宗；

3.实现集团化分级分权管理：通过权限层层管控，各条线员工管理各自档案，做到真正的集中应用，分散管理；

4.满足了安全合规性的要求：通过权限层层管控，实现各条线员工管理各自档案，做到真正的安全合规。

项目内容仅为部分展示，如需了解更多案例，请联系泛微！