第二章 OA相关模块的定义、历史、现在和未来

第二节 OA中工作流程的定义、关键点和未来

1.工作流程的定义

对组织而言，工作流程的本质是让权责分配合理高效，它指明了工作事项的活动流向顺序，指组织内部发生的某项业务从起始到完成，由多个部门、多个岗位、经多个环节协调及顺序工作共同完成的完整过程。用一句话解释流程，就是加上"程"式（顺序）的"流"动（动态）！

工作流程的特性可以概括为以下几点：

• 工作流程就是一组输入转化为输出的过程
• 工作流程体现组织系统中各项工作之间的逻辑关系，是一种动态关系
• 工作流程是工作效率的源泉
• 组织体系的发展：能够适应组织的动态灵活性变化、能够确保组织的目标的实现、能够适应多维度多层级的分权体系（这也是衡量一个管理软件好坏的关键看点）

对于组织来讲，工作流程的价值在于以下四个方面：

• 规范：职责明确
• 效率：事找人而非人找事
• 控制：关键点、风险点、资源控制
• 优化：分析哪些人、哪些岗位、哪些部门的效率和流程本身的设置是否合理

管理的本质就是工作流程。任何组织的管理都可以抽象来看：组织内一张表单通过一定媒介进行流转最终形成执行结果——从这个角度，打个电话本身也是流程，开个会议、发个邮件也可以看作是流程。在协同(OA)软件系统里，工作流程的组成表现为字段、表单、节点、路径、流转意见、统计报表等。字段组合成表单，表单通过一定的逻辑规则进行一个节点一个节点流转形成路径，在流转路径中形成流转意见，最终以报表的方式形成某一类流程的统计分析。企业通过协同(OA)软件构建的工作流程体系类似于铁路系统（自由流程是个特例）：一条条铁轨就像流程的路径，一辆辆火车就像一个一个表单（一节节车厢像一个个字段），一个个车站就像一个一个节点（流程出口和入口）。

最简单最原始最有效的流程路径就是：面对面对话；最古老的流程路径是：烽火传递；最古老的表单是：象形文字形成的文书。

2.工作流程的分类

在组织管理中，不同的流程承载着不同的管理内容和管理要求，相应的，有着不同的流转方式，协同(OA)软件平台上，这些要素决定了不同的流程类型。

从流转路径的设置上来讲，我们可以将流程分为三类：

• 固定流程：有点类似公交车，有固定的站点和时间约束
• 自由流程：有点类似出租车，招手即停，完全所需订制
• 自由固定混合流程：类似从上海去杭州，先是出租车（自由流程）到高铁（固定流程），高铁到杭州，到杭州后再打车（自由流程）去目的地

从流程所承载的管理内容不同，我们可以将流程分为五类：

• 审批流——审批是工作流程最为常见的存在形式
• 权限流——是指流程能够把承载的对象进行二次赋权(查看权\编辑权\占用时间)
• 数据流——例如一个资产领用流程可以直接影响资产的库存数据
• 控制流——例如预算的数据可以控制实际报销的流程
• 工作流程的流程——管理流程的流程

在实际的应用中，一个流程中可能会同时涉及到审批流、权限流、数据流、控制流，这是比较常见的一种情况。

3.工作流程的关键点

前边我们提到，流程就好比是组织的血脉，也是协同(OA)软件最为核心的应用之一，那么，如何实现流程管理与管理需求的完美契合呢？在流程管理落地的过程中，有哪些是必须要注意的呢？通过协同(OA)软件来实施流程管理，该如何进行把关？以下分别从三个维度为大家列出，供参考：

从协同(OA)软件里流程的组成来看，需要注意的关键点如下：

• 字段：在字段层面，应支持字段自定义、字段联动、字段合并、字段判断等功能
• 表单：在表单层面，应支持表单自定义、表单联动、表单合并、表单分拆、表单复制等功能
• 节点：在节点层面，应支持规则定义、节点联动、节点合并、节点分叉、节点等待等功能
• 路径：在路径层面，应支持路径自定义、强制收回（查看前/查看后）、强制归档、路径分叉、路径合并、退回（退回可自定义）、强制干预、流程监控、路径复制等功能
• 流程报表：可以支持流程报表自定义

从对流程流转需求的满足情况来看，需要注意的关键点如下：

• 是否可根据申请人角色自动判断流程走向
• 是否支持流程并行
• 是否支持流程串行
• 是否支持流程催办
• 是否支持流程督办
• 是否支持流程嵌套
• 是否支持流程抄送
• 是否支持流程转发（抄送性转发和办理性转发、无需等待性转发和需等待性转发）
• 流程是否具有协同性（历史数据、其他流程信息是否可在当前节点展现）
• 流程在流转过程是否具有赋权功能
• 是否支持流转效率分析
• 是否支持流转时间控制
• 是否支持流程跳转
• 流程等待——等待数据归集

从流程的管理和落地角度而言，需要注意的关键点如下：

• 流程的自动化测试（流程自检）
• 流程是否可以复制
• 流程设置是否支持分权管理
• 是否支持流程版本管理
• 是否有流程的权限体系：流程的分权授权体系、流程表单的字段控制权限、表单布局权限、路径控制权限、流转意见权限控制、流程报表数据权限控制

4.工作流程的发展：

大多数协同(OA)软件平台上，以审批流为主的工作流程都已实现，并正朝着控制流、业务流方向发展，同时关注对业务数据的集成性（数据流）。企业越来越意识到流程的本义不只是流转，更为重要的是在流转过程有信息可以提供决策和释放信息的价值。工作流程未来的发展方向就是能够模拟人与人对话的人机对话，流程将成为每一个业务的自动机器人：流程机器人！随着计算机语音和智能分析技术的发展，可能我们只需要对着电脑或者手机说话，系统就能够根据你的内容自动识别形成表单、流程路径（以后不会有表单、路径设置等麻烦的东西！），并随时向你语音播报流程进展、自主进行统计分析！

5.流程管理的可能存在的陷阱/误区

工作流程是为了提升管理的规范性和效率，换句话说，组织的流程管理本身就是需要在规范和效率之间找到平衡点。在这里提醒各位朋友，流程管理的价值固然毋庸置疑，但任何事务都有两面性，因此需谨慎权衡后再实施：

• 流程可能成为推诿的要素，流程可能成为只"流"不"控"——如果一个流程的主要责任人没有确定好，下一个节点成为上一个节点的复制，上一个节点成为下一个节点的依靠，整个流程只是流转谁都没有产生实质性意见，这样一个流程就失效了！
• 流程可能会让工作效率低下—如果一个流程节点很多，而且里面的责任人不明确，很容易导致一个流程流转了十几个节点但是事情并没有解决掉，这样看似工作流程清晰，但实际上效率十分低下！
• 流程可能会让组织人员缺少责任心——有时候因为流程固定了职责，但是很多时候很多事情是变动的，既有的职责划分可能覆盖不到所有事项的要求，这样反而让团队里面的人慢慢缺少全局观同时也慢慢失去了责任心!