第二章 OA相关模块的定义、历史、现在和未来

第二十一节 OA中公文管理的定义、关键点和未来

1. 公文管理的定义

公文管理：顾名思义就是对公文的创制、处置和管理，即在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。公文的类型很多：政策、任命、请示、汇报、调令、法令……一般在政府和国企内对公文管理的要求特别高，因为政府和国企就是靠两个东西来管理运作的：一个是公文、一个是会议。

2. 公文管理的关键点和难点

公文管理在政府和国企里边本身是一个复杂的体系，牵扯到的部门和人员极为广泛，同时，公文的拟稿、审稿是否规范，签收、执行情况如何等，传统的公文管理是无法体现和进行跟踪的。因此，要实现公文管理的电子化还需要多维思考，以下内容供参考：

• 拟稿（发文单填写、正文起草、确定是否会签、会签人是谁、确定发送范围）：修改的过程应该有不同正文版本保留修改痕迹
• 会签（查看正文、修改正文、提供会签意见）需要版本保留痕迹；有权限的人可以查看痕迹；涉及到手写批注
• 审稿（综合会签意见并修改正文确定签发方式、确定签发人是哪位或哪些领导）
• 签发（相关领导提供相关签发意见或退回）
• 编号（对正式发文进行文件编号）
• 盖章：需要电子印章，涉及到印章管理
• 套红：必须符合一定的格式
• 分发签收：可以知道应阅、已阅、未阅
• 查阅（内部收文单位查看正式发文）
• 打印：必须能够控制谁可以打印红头文件几份；黑头文件是否需要控制打印
• 执行：督办、催办
• 公文归档查询：可以很方便按照时间、主题、关键词、发文单位等属性进行检索、归类
• ……

3. 公文管理的发展

只要政府单位存在、权利存在，公文便会一直会存在下去。随着无纸化办公的发展，公文的发展将有望实现完全电子化：公文的数据格式统一、所有单位的公文都可以对接、电子签证的合法性和权威性受到广泛认可……公文的电子化管理获得更广泛的推广还需要手机或者PAD能够支撑版式文件，移动化的电子公文管理将是一个趋势。