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公司印章管理方案:泛微OA系统让印章使用更加规范、高效
发布日期:2018-05-24    浏览次数:16366

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泛微OA应用之印章管理解决方案快速导读

适用对象:金融、建筑、地产、商贸等大型集团企业

管理对象:公章、财务章、合同章、发票章、法人章

解决问题:印章多难管理、印章分散难监管

方案路径:泛微OA建模引擎搭建印章管理模块

方案收益:公司印章管理合规、安全、高效

企业印章管理部门一直面临印章管理成本高、效率低、风险高的挑战;因此,公司公章的属性、使用、变更信息的统计维护与查询至关重要。公司管理层与业务操作层对于规范印章使用流程,提升印章使用效率的需求亟待解决...

一、泛微印章管理解决方案亮点

泛微OA系统支撑企业印章管理中心完成从粗放式管理到精细化管理的转变,通过OA个性化建模引擎帮助企业实现数字化印章管理,提升印章使用规范、高效、安全。

1、让印章使用更加规范

泛微OA建立印章管理台账,集中维护公司组织架构内每一枚印章的所有信息;同时,OA系统支持印章从刻制、移交到注销的完整生命周期流程管理,有效提升印章使用合规性。

建立印章台账,由“松散”到“集中”

集中台账记录:泛微OA印章管理台账将印章业务类型、印章外借登记、印章使用登记、印章台账监控模块集中归集、维护,可随时查询用印记录,保证印章使用可跟踪、可追溯。

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(印章管理台账)

印章借用信息:借用印章时需要在OA中提交用印申请流程,完成后填写用印登记表,系统会自动生成包括申盖数、实际盖章数在内的所有数据流程台账;完整记录用印动态。

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(印章使用登记)

同时,OA系统通过流程自动赋予权限,只有参与过相对应印章处理流程的人员具有印章台账查询权限。

印章变更信息:通过印章台账变更日志列表及时更新印章的最新动态,便于印章管理员了解印章使用的每一步。

新刻制或已注销的印章都能通过流程进行状态变更记录,同时印章使用信息的变化也能通过流程来进行管控。

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(印章变更记录表)

全生命周期管理,由“无序”到“规范”

盗用章、人情章、萝卜章等违规盖章乱象层出不穷,企业风险管控面临巨大挑战,规范印章使用要从印章刻制到注销整个生命周期进行监管。

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(印章刻制、移交、注销支持场景)

印章刻制:可直接在OA印章刻制申请流程中填写印章所属公司、印章管理部门负责人、印章管理后备人员等信息,完整的责任归属信息在申请时统一录入,规范了印章刻制标准。

同时,印章刻制流程中必须填写两位及以上负责人信息,否则系统不予提交,有效规避了印章滥刻风险。

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(印章管理流程)

印章注销:印章管理负责人提交印章注销申请流程,审批人通过印章所属明细信息高效、准确完成审批。

一条注销流程支持注销多个相同印章管理负责人的印章,大大提高了印章注销的效率。

印章移交:通过印章移交申请流程可同时移交多个印章,支持移交印章所属区域、印章部门负责人、印章管理责任人、印章管理后备人员,避免了因人员或部门调整导致的印章丢失等风险。

为了对印章进行精细化管理,泛微OA系统为印章移交流程开发了代理移交,当印章负责人已离职,可由部门负责人发起移交申请流程。

小结:通过OA系统完整的生命周期流程管理,帮助印章数量多、类型多的企业清晰记录使用过程,让每个用印动作都有据可循,规范用印过程,落实公司印章使用制度。

2、提高印章使用的效率

移动化、智能化用印管理,提升业务效率

分公司盖章要有总部授权和备案,印章审批过程缓慢,业务人员等盖章耽误项目进度;泛微OA通过移动应用与智能化个性建模引擎配合规范流程管理,大大提升用印审批效率。

移动用印:泛微OA系统支持移动端印章申请、登记,用印人员可在移动APP印章管理模块实时查询印章动态,随时申请用印。

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(移动端用印)

智能提醒:通过PC、移动双登记入口对印章进行使用登记管理,台账自动更新已盖章、待盖章信息,有逾期情况,OA系统会自动通过流程消息提醒申请人。

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(印章使用登记)

印章使用登记信息会在系统中自动生成印章使用台账,包括各印章盖章情况、登记流程、盖章人及日期等信息,方便印章管理员实时查询,同时为审批人提供依据。

灵活审批:泛微OA统一印章管理流程,采用固化必审节点与自由选择审批节点相结合的流程模式,达到既规范又灵活的应用效果;大幅度提高用印审批效率,从而提升业务效率。

小结:智能化、电子化印章管理手段,帮助企业提升业务流转速度,集约增效。

3、加强印章丢失风险防范

为了进一步提高印章管理的安全性,企业一般会对印章进行定期盘点,各子公司、部门印章盘点表定期更新到OA系统中,管理者能实时掌握印章情况,提高印章管理安全性。

小结:通过线上、线下一体化管理模式,加强对印章风险防范,有效降低印章丢失风险。

二、泛微印章管理解决方案价值

统一台账,实现印章集中管理精细化

日志更新,让印章使用可跟踪、追溯

电子化流程管理,规范印章管理制度

移动、智能用印,提升印章使用效率

线上线下一体化,增强印章管理安全

欢迎免费体验泛微最新OA办公系统:https://www.weaver.com.cn/oaxuanxing.html?source=10

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