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用泛微OA系统优化招投标流程,提高采购协同效率
发布日期:2018-08-21    浏览次数:9023

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提高采购整体效率是提高企业经营效益的重要手段,而泛微OA系统优化采购招投标价流程起着至关重要的作用。

随着互联网+时代的到来,传统的招投标已无法满足管理需要:

大型企业的采购订单批量大、批次多、物料多、供应商多,采用传统的邮件发送邀标竞标信息等方式,采购人员工作量很大而且容易出错,而且供应商竞标信息发送有先后,先报价的供应商的报价信息可能会被泄露,无法做到公平公正。

泛微协同OA系统管理平台协助企业搭建供应链竞标系统功能,让采购竞价更自动,更快捷,更公平。

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(泛微招投标管理系统流程架构)

一、泛微采购招投标管理系统实施亮点

1、产品、供应商基础信息维护

1)产品物料信息管理

泛微在OA系统内搭建了物料库,物资信息可以通过流程审批写入,可以自行在后台添加,也可以从SAP中同步物料主数据。供应商若是对产品内容进行变更,需要发起变更申请单,通过流程给公司内部人员进行审核。

2)供应商准入和审核

a.注册码邀请:生成注册码,线下将注册码发送给供应商,供应商需在注册码有效期内进行注册,超期注册码将自动失效。供应商进行信息录入,提交之后,自动录入到OA系统内的供应商库内成为备选供应商,并更新验证码为已注册。

b.自行注册:在公共门户中申请注册,需要填写企业基本信息、联系方式、企业概况、注册资金、资质信息、银行账号、主营产品等信息,填写完毕等待审核。

c.对于未开户的供应商:采购员选择对应的未开户的供应商,填写供应商账号及密码;流程走完之后自动开通该供应商账号。

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(供应商门户)

采购选择厂商主营产品。在发布该产品招标信息时,可自动显示厂商名称,不需要再一一去检索与该产品有关的厂商,方便快捷。

小结:泛微OA系统通过平台注册、邀请的形式,将供应商加入到公司的采购体系中来,可以直接与外部的供应商之间形成互动、实现内外协同。

2、通过流程发布竞标信息:省时省力

1)选择采购申请单

采购人员从SAP中获取未结的采购申请信息,已参与竞标的采购申请信息不能二次被选中,避免了订单重复招标。

采购人员从采购申请单中勾选出相关数据,自动生成竞标信息表,完善信息后,系统触发供应商竞价单。

2)创建招标流程

OA系统已自动导出采购申请单号、行号、材料编号、物品名称、需求数量、需求日期、单位、预算单价等数据,不需要人工填写,大大减少了采购人员工作量。

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(竞标信息表)

同时,招标单上还可以选择是否缴纳保证金、付款方式以及付款比例,满足企业的不同需求。与订单相关的厂商自动显示,采购人员直接选择即可,提交后,各供应商同时收到竞标信息,且不知道竞争厂商信息。

小结:改变传统发邮件工作量大、易出错的招标方式,在流程中填写完竞标要求、物料信息等,发送完流程各供应商同时收到竞标信息。

3、供应商投标便捷:OA系统+手机

1)多轮灵活报价

供应商在收到邀标流程之后,需在要求时间内进行报价。在规定报价时间内供应商可有多轮投标机会。

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(供应商竞价单)

在报价流程中,供应商可以设置多种价格类型,例如基本的物资价格和调试费、安装费等服务费用,从而灵活生成最终报价,供应商在要求时间范围之内还未报价,报价单自动提交。

为了提高竞标成功率,减少流标率,OA系统对供应商报价信息和预算信息进行比较,低于预算单价自动提醒供应商。

2)移动端报价

同时,泛微OA系统打造了供应商的移动端。供应商可在移动端进行填报,避免因为在外错过投标。

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(移动端投标)

小结:供应商竞价设置选项灵活,过程保密。

4、竞标结果审批:自动统计

1)竞标到时自动统计

为了保证公正公平,竞标时间未截止前,任何人不能查看供应商竞标价格,竞标时间一到,竞标结果自动统计。

2)竞标结果审批流程

承办购员提交竞标信息表(结果审批)至采购主管或者采购处长等上级处审批,上级核准后,系统自动生成竞标结果打印文件。

3)竞标结果发送

订货单经过EIP签核后,将订单号录入竞标结果审批单中,提交后本次竞标结案,系统自动发送厂商得标通知单;未中标供应商,通过邮件系统自动触发《感谢函》。

4)招投标关联合同

根据招投标的结果,可在创建合同流程时,自动关联相关信息,不需要再次进行输入。

小结:供应商报价信息自动汇总,采购人员按得标供应商汇总中标信息,自动产生打印模板。

5、供应商交货追踪

泛微OA系统打通了采购竞标系统与SAP的供应商信息,供应商可在竞标系统发起交货,直接从中间表获取SAP-PO单信息进行交货处理,并且可分多批次交货。

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(采购交货排货业务管理)

采购员可在采购门户中追踪每一笔交货订单的状况,实时追踪物流。

小结:泛微OA竞标系统与SAP供应商信息关联,获取订货单信息。

二、泛微采购招投标管理系统实施价值

泛微协同OA办公系统通过打通外部厂商和内部采购之间的信息壁垒,使得竞标信息流转一体化,简化操作提高效率:招标信息同时发送,及时有效有保证;报价信息统一收集,保证公平性原则;投标信息自动汇总,避免错误和遗漏。

此外,泛微OA系统在采购管理上形成了全生命周期的管理方案,助力企业实现阳光采购、降低成本、规范内控、提高效率。

——泛微采购管理相关案例——

[阳光采购]泛微OA系统对接京东慧采打造“阳光采购平台”,省事高效

[采购一体化]澳美铝业:OA与SAP集成实现订单、采购一体化管理

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