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泛微OA系统为企业打造数字档案馆,实现电子档案规范安全管理
发布日期:2021-02-25    浏览次数:2904

(欢迎免费体验泛微最新OA远程办公系统:点击立即体验

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随着各行各业办公自动化系统的广泛应用,日常办公、业务中组织产生了大量的电子文件,这些电子文件归档形成的电子档案都需要进行管理和长期保存、利用。

近年来国家高度重视电子文件归档和电子档案管理工作,已发布若干规章制度和规范性文件。

泛微OA以电子档案的真实性、完整性和可用性为原则,以OA系统为基础,以电子化流程为脉络,同时与其他专业档案管理系统集成,为组织提供一套规范储存、高效查阅的“数字档案馆”。

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(电子档案管理架构)

泛微OA电子档案管理特色功能

一、电子档案采集

国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中对企业文件材料归档范围和档案保管期限做了相关规定。

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对于内部电子文件,系统中包括所有收文、发文、签报、会议纪要等流程内容都可作为电子档案数据来源,真实发生,快速采集。

通过新建档案流程,填写档案有关的关键信息:档案号、编号二维码、盒号、页数、年度、存储介质、档案目录、保管期限等,在线生成档案的规范模板。

同时,泛微可以与档案系统无缝集成,各类人员、产品等信息,会随着OA流程的审批变动,根据信息类型自动同步到档案系统,建立电子档案库。

对于外部纸质档案,泛微可以与高拍仪、扫描仪等外部设备集成,将纸质档案转化为电子档案,方便档案管理员录入。

用户通过使用高拍仪进行档案的拍照,填完档案表单信息后,扫描或拍照的电子档会自动存入附件栏。完成纸质档案迅速转换电子件归档。

二、电子档案编码

1、自动编号

对档案进行编号更有利于文档的归档和查找。泛微的OA系统可以根据客户自己的编号规则在表单中为每份档案自动生成编号。

泛微OA系统通过详细登记档案信息,包含档案名称、档案编号、档案有效期、档案所属部门、档案所属单位、档案所属类目、档案所在档案室列号、层号、盒码、盒号、电子档等信息。

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(档案信息)

管理员每次在录入档案内容的时候,根据编号系统就能自动完成档案归类,过去需要耗时几个礼拜进行分类的材料,现在一个管理员几天就能完成。

此外,需要什么档案直接根据实体档案编号,就能在系统搜索到对应的电子档案信息,缩短排查时间。

2、档案信息“条码化”

每份电子档案都能生成自己的专属“条码”,上面记录了每份档案的基本信息,比如“经办人、创建时间、档案类型、编号、使用状态等”。

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(识别二维码立即体验档案管理)

三、电子档案安全借阅

实现档案快速查询,是进行档案管理的目的之一。在档案信息库中,可根据档案名称、档案编号以及档案状态快速查询。

《电子档案管理系统基本功能规定》中要求落实责任部门和责任人,确立统一的管理机制,明确电子档案管理责任,保存电子档案管理的关键业务过程记录。

泛微采取电子签名、数字加密、安全认证、权限设置等技术手段,保障电子档案安全。

OA系统内,针对特定的卷库、案卷、文件,都可进行借阅范围的设置,权限可详细到个人,防止隐私泄露,进一步提升档案的安全性。

无权限的档案,可进行临时授权申请,申请审批通过后,具有短期的查阅权限,授权期结束后,权限自动取消。

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(电子档案查阅申请)

全程无纸化操作,更节省时间。

同时,为了保护档案安全和隐私,电子档案获取时会自带水印,包括借阅人、借阅日期等,若是出现信息泄露可进行追究。

四、电子档案移交和销毁

对于到期档案,泛微通过档案报废申请流程,审批归档后档案状态更改为档案报废状态,销毁的档案不再参与借阅业务。

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(电子档案报废申请)

五、电子档案相关数据统计

根据员工的借阅申请,可自动形成档案借阅记录台帐。所有借阅记录系统记录,按照各种查询条件检索,一键导出明细,方便统计。

借助智能报表系统和电子表单,档案管理人员、上层领导可以随时在OA报表门户了解不同时期,组织内部各类档案的管理情况。

可以查档案详情、可以了解具体数据分析情况。包括各类文档的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多,以及各类档案的数量占比等情况。

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(档案统计报表)

管理人员再也不用为查档案、出一份分析报告而耗费大量时间,全面提升管理质量。

总结

目前,国务院令已明确规定只要符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。泛微将借力电子签章系统,助力组织实现真正无纸化的电子档案闭环管理,全面优化档案管理成本。

欢迎扫描二维码,获取您的专属客服:

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