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泛微OA系统推出证照管理方案:企业轻松管、员工高效用
发布日期:2018-09-06    浏览次数:8231

泛微OA系统证照管理

“证照”是企业身份的重要法律依据,确保存管安全、提高使用效率是各大企业实现协同OA系统办公的重要需求之一…

企业管理烦恼:

证照资质材料要年检、借阅,交给谁管才合适?使用全靠口头、填单,时间长了到底还没还都不知道,并且容易损坏、丢失;

员工借阅不便:

销售投标、各类业务审核常常需要用到企业证照、资质材料,却因为信息封闭,导致员工根本不知企业有什么证?找谁借阅?

OA系统实现存、查、用一体化的智能管理已经成为一种选择。泛微证照管理OA系统,以电子化流程为基础,让企业各类证照实现信息智能维护、借用线上审批、全程跟踪、查询便捷的智能化管理模式。

泛微证照管理系统应用亮点

1、证照信息录入系统,电子档案室形成

随着公司规模的扩大、子公司的涌现,证照越来越多,管理难度越来越大。营业执照、组织机构代码证、经营许可证、资质证明文件等各类证照材料如何保存、新旧材料如何区分?

泛微OA系统将企业纸质化的证照变成电子化的档案,信息变更了,随时在线修改、一键通知全员,不用一一发邮件通知,更不用花时间区分新旧版本。

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(登记—修改—通知)

1)分机构、分类存储:为了确保证照有序存管,泛微OA系统按照企业组织结构、证照种类,实现分类管理,无论是总公司的营业执照,还是子公司的经营许可证,都能快速锁定。

2)日志记录修改痕迹:泛微OA办公系统通过表单记录每一次修改,同步保存原始版本,方便发现错误,快速还原原始版本。

3)证照版本清晰:OA系统每新建、修改一次证照,系统都会自动发起版本编辑,在统一的编号规则下,记录版本号、版本名称,无用版本随时删除,方便区分。

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(设置版本号便于区分)

小结:证照信息管理一体化,分类、分版本的电子档案室,让证照信息有序储存,方便管理。

2、证照动态实时跟踪,监控看板就位

一张表单犹如监控看板,所有证照动态实时汇总,清晰可见。证照名称、到期时间一一记录,OA系统随时根据流程动态,实时抓取各类变更,无论是到期提醒、办理进度还是借阅状态,都能实时呈现。

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(证照看板)

方便用证人查看证件去向,合理安排使用时间;方便管证人及时管理证照,及时更新到期证照,防止信息逾期而不知。

小结:一查即知的信息呈报方式,方便企业了解证照使用情况,提高证照各环节的流通效率。

3、证照借阅走流程,制度规范落实

证照一多、需求一多,借阅工作管理起来就越难。各个分支、各个部门,那么多员工谁借阅了、借多久、归还情况怎么样,光靠人工管理很难理清,时间一长证照便不知去向。

没有一条真正统一的制度,很难保障各个环节的执行效率。泛微证照管理OA系统,和传统环境下通过口头或填单借阅方式不同,所有使用需求必须走统一的申请流程,审批通过才能使用。

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(填单—选证)

1)借阅记录全:在申请过程中,流程自动记录使用信息,申请人/出借人是谁、借阅了什么、打算什么时候归还等等,一一备案,随时追踪。

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(借阅记录—物流跟踪)

2)物流跟踪反馈:涉及到证照跨区域外借的,必然少不了物流传输,泛微OA系统可以通过表单追踪物流,运到哪了、有没有查收都能及时知道,防止不知情、没回音现象。

小结:证照借阅申请,信息自动抓取,无需手动填报,记录清晰,证照去向清。

4、证照信息自主查询,搜索渠道便捷

在许多日常用证过程中,员工常常因为不知企业有没有这个证而四处找人询问,人没找对,不仅浪费时间,问题还得不到解决。

泛微OA系统为企业打造统一的证照信息查询通道,自己需要什么证照,直接输入关键词,一搜即知,同步申请。

小结:查询、申请一气呵成,避免四处咨询而不得,缩短申请时间,提高使用效率。

泛微证照管理方案实施价值

一种方案灵活适应多种使用场景,凭借强大的功能拓展性,泛微OA系统可以随需求变化适应多种场景,比如员工证照管理、高管证照、专业证书管理等等。让各类证照在电子化管理环境下中,智能管、高效用、降低存管风险。

欢迎免费体验泛微最新OA系统:https://www.weaver.com.cn/oaxuanxing.html?source=10

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