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办公用品也是钱!泛微OA系统只需4步帮你优化管理
发布日期:2018-09-07    浏览次数:7538

泛微OA系统办公用品管理

小到纸、笔、便签,大到鼠标桌椅、键盘,这些用“钱”购入的资产,却总是被企业忽视,管理者对办公用品使用现状,一问三不知:

上个月刚采购的一批笔记本,这个月就没了?哪些人领用的,使用频率如何?

不知道!

仓库里那么多桌椅用品积压,什么时候采购的,还能不能用?

不知道!

今天这个部门要换桌子、明天那个部门换椅子,那些有问题的桌椅去哪了?维修了吗?

还是不知道!

管理者不过问、不清楚的状态,只会让企业资产在积少成多的麻烦中悄悄流失。泛微OA系统针对企业当前状况,用电子化的管理方式将办公用品流转情况显性化,采购、领用、维修、报废。全程记录,随时随地查。

“分4步”理清优化办公用品管理效率

1、按需采购,库存合理管控

传统管理方式下,行政人员的采购工作往往陷入被动,要么库存告急了才买、要么买多了没人用。行政人员对企业办公用品的把控还停留在眼观、手查阶段,想做一次盘点更是麻烦重生。

在泛微OA办公系统流程化的申领环境下,办公用品的存量直接由报表统计,系统自动根据采购、领用、报废流程的产生,实时更新物品状态,数量一查即有。

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(办公物品报表)

OA系统流程信息的监管作用下,一旦物品库存告急,会及时触发预警流程,提醒相关负责人及时采购,以免耽误使用。

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(库存预警设置)

所有采购行为都由OA系统流程进行实时审批,买什么、买多少领导都能随时了解,根据后台库存数据准确给出审批意见。

2、信息备案,电子台帐好打理

过去办公用品信息依靠excel表格维护,任何变动全靠人工自觉录入,一旦忘记或者遗漏都会出现账、物不符,影响管理决策。OA系统办公用品备案,形成电子信息台帐,物品种类、库存数量、使用人等信息一一呈现。

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(资产入库)

无论是领用、维修还是报废,所有变动信息OA系统都会通过流程抓取实时更新,就犹如信息监视看板,无需手工核对,信息准确性高。

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(资产卡片)

OA系统所有入库物品实行条码化管理,电脑、桌椅信息录入条码,随时打印作为标签,扫一扫就能知道所有使用信息。

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(条码使用)

3、快捷领用,手机、PC多渠道申领

提高使用效率是企业优化办公用品管理的重要目的之一,以前,各个部门想领用什么用品,必须找行政填单、找领导签字,一次领用要耽误多人时间,万一领导不在找不到人签字还会耽误使用。

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(移动端)

在泛微OA系统移动化、智能化的领用环境下,员工直接拿出手机就能提交领用需求,领导随时随地审批,无惧距离,大大节省了沟通时间,提高使用体验。

4、落实责任,采购、使用信息全程记录

电脑、桌椅等大型办公物品使用过程中丢失、损坏该如何追责?到哪里调取使用记录?几次转手使用,你知道是哪个环节出了问题吗?

做好各个环节的信息记录,可以为日后的核查、追责工作提供便利。

员工离职自动追逐物品归还情况:泛微OA系统主张电子化的使用环境,将每个员工的资产领用信息直接落实到个人信息卡片,一旦出现人员离职随时跟踪资产归还情况,防止未收回而产生的资产丢失。

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(个人资产领用信息卡片)

办公用品管理工作能通过泛微OA系统落实流程、理清责任,各个环节的管理、使用情况智能盘点、随时追查,让企业管理者知道资产去向、让使用者轻松领用办公物品。

欢迎免费体验泛微最新OA系统:https://www.weaver.com.cn/oaxuanxing.html?source=10

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