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由OA办公向协同管控转变:泛微助力晨光文具实现管理升级
发布日期:2019-02-27    浏览次数:1856

欢迎免费体验晨光文具最新OA办公系统:点击立即体验

文具产业知名企业——上海晨光文具股份有限公司通过打造OA系统,将管理思路落地,形成信息化管理体系。上海晨光文具股份有限公司(简称“晨光文具”)是一家整合创意价值与服务优势,倡导时尚文具生活方式,提供学习和工作场景解决方案的综合文具供应商。

作为文具行业的知名企业,晨光文具形成了儿童、学生、办公、时尚四大产品阵营,产品线的广度和深度均位居国内文具产业前列,并且在全国范围内构建了庞大的营销网络。

作为大型制造和销售企业,如何将公司庞大的业务信息与集团管理融合,晨光集团携手泛微,在OA系统的基础上,不断升级协同管控水平。

泛微OA协同办公平台

(晨光文具协同办公平台架构)

晨光文具协同办公平台功能特色

晨光文具通过OA流程管控实现流程数据交互,包括考勤管理、申购管理、供应链、财务管理、凭证集成等功能。

一、统一预算管理平台

预算、费用管控是企业内控的重要手段。合理的预算管控能够降低企业内耗,提升企业的利润和效率。晨光文具在企业不断扩大的过程中,将全公司的人员、业务集中和规范化处理,在OA系统中搭建了智能化、电子化的预算费控功能。

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(晨光集团预算费控方案)

1、建立统一预算编制

晨光文具的预算费控范围覆盖了晨光总部(包括驻外销售和驻外财务),搭建了多级预算科目。覆盖管理、研发、销售等费用,并且细化到三级,精细化地覆盖到了企业运营的每个细节。

预算数据通过OA系统接口,以excel的形式导入系统中,每次导入一年预算数据,预算细化到每个月,进一步精细化预算费控管理。晨光文具通过设置期间、科目、组织或成本中心等维度进行预算体系构建,通过流程进行预算编制并做预算管控执行,并且多样化配置了管控方案,灵活且规范。

2、建立完善的费控体系

晨光文具通过建立分类清晰、条线合理的费用管控体系,与预算、核算整合,实现费用动态化管理,收支有序,相关事项集中化处理。涉及日常报销、借款还款等。

便捷的事前费用申请:将差旅、任务、财务、考勤等各项业务之间的数据更加紧密的融合在一起,一次业务申请,多项数据协同。

例如差旅报销:在系统中实现差旅标准管理,包括住宿标准、出差补贴、业务招待费。减少人为审核工作量。

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(报销信息单)

一个成本中心需单独提交一条申请,如遇多个成本中心需拆成多条单据;申请人填写内容纸制较多,将原来财务的工作量分解到每个申请人,提高每条流程的效率;个人、供应商付款信息在OA系统中统一维护,信息录入审批自动智能,确保付款信息准确。

二、全程电子化流程管控资产申购

之前晨光集团,设备申购单的权限需要财务查找excel,人工决定流程走向,效率低而且容易出问题。

现在,晨光集团实现了OA与ERP系统的集成。业务部门发起资产申购单,业务、采购等部门领导审批后自动在ERP系统生成请购单,自动获取物料编码,物料编码数据来源于ERP系统,无需采购等相关人员再到ERP系统填写单据,节省工作量。

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(资产申购流程带出物料编码)

并且通过全程电子化的流程管控,在申购流程中的各个审批节点,带出当前操作者的审批权限金额,决定流程走向。

实现了权限制度、系统控制:审批权限金额不需要人为控制,系统自动控制流程走向,减少人力查询。

省掉二次录入:OA系统中录入审批完成后,系统自动生成ERP请购单,无需采购人员对照申购单在ERP中重新录入。

数据协同:设备申购可以明确的查出以往部门申购的报表,并计算部门申购的总金额等。

三、人事行政共享服务

1、考勤管理

通过实现OA系统与人力资源系统深入集成,操作简便,极大地降低了推广难度,形成智能化的考勤管理功能:

智能化的请假流程:通过在系统中发起请假流程,可用年假、可用调休一目了然;移动端可审批考勤数据,加快数据流转速度,系统数据更真实。

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(请假流程)

自助化的数据查询:员工可自助查询考勤数据,及时核对数据,保证考勤数据准确性。

可分析的考勤报表:形成考勤报表日常发生的数据最终通过报表展示,员工本月考勤状况一目了然,可作为员工绩效考核,工资核对的基础数据使用,提高数据复用性,减少其它部门工作量。

2、有序乘车

之前晨光集团临时班车申请需到司机那里填写申请,临时班车剩余座位数信息不公开,而且班车乘车证申请记录查询麻烦。此外班车信息和住宿无挂钩,住宿人员也可申请班车证,容易导致公司资源浪费。

现在,临时班车申请只需在OA系统中提交乘车申请流程,系统自动判定班车是否有座位,并告知剩余座位数,司机可以随时更新当天的班车数。

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(班车申请流程)

班车证申请和住宿人员管控,已有班车不允许申请车证,有效管理班车的使用。乘车申请流程通过后,系统自动记录乘车人员信息,方便行政管理人员维护。

3、安心住宿

之前晨光集团员工住宿申请需要纸质单据申请,申请完后无系统记录;后期住宿调宿还需人为控制,信息不公开透明。

现在宿人员只需在OA系统中提交住宿申请单,审批通过后即可,系统自动存储住宿人员信息;后期如果涉及调宿等宿舍调动,系统自动判定是否符合条件,并强行管理入住和调整;行政部门可以很方便的查看住宿人员信息,并对相关人员的住宿信息进行维护,避免手动维护的麻烦。

4、和纸质工资条说再见

财务按照制作好的工资单模板,导入Excel文件,后台自动触发工资单发放并推送,无需再像以往纸质工资单发放。员工可在自己的首页门户收到工资单推送,可直接在系统查看工资明细。

晨光文具协同办公平台价值

随着晨光集团OA系统应用不断深入,覆盖了日常办公的方方面面和多家子公司,在日常应用中实现了:

降低时间成本:电子化、流程化的制度,大大缩短审批时间;

办公更自动化:流程自动根据设定的权限进行流转,效率高;

易用且成本低:办公系统符合国人的使用习惯,上手快易用。

同时,OA系统的职能向管控平台转变,从基础的办公、沟通功能,继续深入OA系统的应用功能。目标将晨光集团OA系统打造成统一的协同决策、管理、工作沟通平台:

一体化的系统整合,来支撑管理与业务、财务融合;

战略发展与对各子公司管控,提供集团体系化的支撑;

实现协同效率与风险控制的平衡,实现移动高效办公。

欢迎免费体验晨光文具最新OA办公系统:点击立即体验

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