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泛微OA系统助力远大住工,搭建全程电子化合同管理平台
发布日期:2020-12-08    浏览次数:4461

(欢迎免费体验泛微最新OA远程办公系统:点击立即体验

图片素材来自远大住工官网

(图片素材来自远大住工官网)

长沙远大住宅工业集团股份有限公司(简称远大住工),是中国装配式建筑行业中首家完整运用全流程数字信息化体系,也是首家拥有专属知识产权的全产业链技术体系的企业,提供全球化、规模化、专业化及智能化的装配式建筑制造与服务。

随着集团的业务规模不断扩大,远大住工的合同量也在不断增加。作为大型企业,合同本身程序多、类型多,在日常的签署和管理中,企业往往会关注:

  • 合同文本范式的规范性

  • 合同风险关键点的把控

  • 合同文件内容的安全性

  • 合同进度的随时掌控……等关键点,也影响着企业整体运营。

因此,远大住工携手泛微,以协同OA系统为基础,搭建了全过程电子化的合同管理系统。

远大住工合同管理应用特色

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(合同管理架构)

通过建立合同管理统一门户,将合同信息集中展现,形成一站式的合同处理中心。

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(合同管理门户)

一、合同范本统一管理

为了提高合同起草效率和规范,企业合同大多拥有固定模板。

现在,通过OA合同管理系统起草合同,再也不用为合同格式、内容是否规范而操心,系统里早就把不同类型的合同模板录入备用,直接选择“套用范本”即可快速创建合同内容。

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(合同范本)

同时,针对没有范本的合同,也可以通过发起“范本申请流程”,快速创建新的合同范本,便于推广至全集团共同使用。

还可以在系统中快速更改范本。范本信息、状态快速可查。

二、合同风险管理

为了实时掌握合同进展中的风险,法务在审核合同的过程中,能够针对预判的风险,创建风险并且发起预警。

并且将风险等级进行分类,相关人员能够快速查看到合同中出现的风险状况,提早进行处理,避免出现损失。

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(风险管理)

三、合同相对方管理

远大住工通过建立相对方信息库,对相对方信息进行统一、规范管理,随时可查询。

并且通过与企查查等第三方网站集成,合作相对方数据实时查询,时刻掌握合作方的征信信息,无论是客户还是供应商履约情况、诚信度都有记录,为签约保驾护航。

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(相对方管理)

四、合同电子签署

合同如何签字、用印,过去一直是卡在合同电子化管理路上的最后一环。现在,泛微协助远大住工合同管理平台无缝集成电子签章软件,提供安全、具有法律效力的电子合同签署服务,让合同实现电子化签署过程。

通过在合同流程设置相应盖章用印环节,集团各类合同、协议都有既定的上报流程,授权一审批,盖章即刻签署,节省了大量时间、快递、人力成本。

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(电子盖章)

若是合同对方不接受电子合同,为了确保用印安全及合同有效性,泛微协助远大住工,通过防伪打印的方式将文件寄给对方盖章。

泛微与电子签约平台集成,除了让每个电子章带有专属印记方便识别以外,还能为合同设置防伪页码,防止打印后的纸质合同被人为抽页漏页,确保电子文件与纸质文件一致。

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(防伪打印)

五、合同权限管理

集团合同文本具有一定的保密性,若是有员工没有合同查询权限,则需要发起借阅流程,经过审批通过之后才能查看。

同时查看记录形成合同查看借阅台账,借阅人、借阅时间、借阅内容一清二楚,方便存痕留档。

六、案件诉讼管理

合同存在法律纠纷时,可在系统创建案件诉讼卡片,能够实时处理及跟踪查询合同执行过程中产生的案件纠纷。

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(诉讼案件管理)

七、合同台账管理

合同流程结束之后,合同信息数据自动汇总至台账。台账中能够快速打开合同卡片,各类数据清晰展现,大大提高了合同查询、管理效率。

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(合同台账-卡片)

八、合同报表管理

泛微OA强大的报表功能协助远大住工,可为不同的用户提供可视化、自定义的合同数据分析。

合同系统中产生的各类数据统计并生成数据报表,直观清晰地查看合同及案件情况,快速获取决策分析数据支持。

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(合同报表)

远大住工合同管理应用价值

1、统一规范合同范本数据,避免出现多个范本情况,提高合同起草效率;

2、数字化分析与风险预警能力,提升了合同风险的防范能力,响应及时;

3、电子签约帮助企业规避物理印章使用风险,提高全程电子化管理能力;

4、各业务系统的合同统一归档,方便法务进行统一平台审核及管理查询。

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