首页
Home
产品方案
Solutions
客户案例
Case
服务中心
Service
生态联盟
Cooperation
关于泛微
About Us
泛微各地
Contact
服务热线:
咨询服务
咨询先行
咨询体系
协同矩阵模型
齿轮联动模型
管理智库
1248协同管控
五力模型
OA发展思辨
实施服务
实施方法
实施步骤
原型逼近法
循序渐进法
售后服务
常见问题
产品培训或客户交流会
授权验证
产品盗版知识及定义
盗版软件对您的危害及影响
如何购买正版软件
正版软件授权验证
盗版举报
泛微致客户的一封信
联系我们
管理智库
试用申请
合同签署前、履行中面临的这些风险挑战,泛微为您有效防范和规避!
浏览次数:580

(欢迎体验泛微合同管理平台:点击立即体验

1640057805363092658.jpg

市场经济下,合同已成为交易的基本工具。如何规避合同过程中的各类风险,有效实现合同目的,影响着组织管理和业务经营。

传统的合同管理模式下,身份、合规、效率等多方面存在着风险问题,这些都是组织合同和业务安全规范管理的隐患点。

泛微通过低代码构建平台、对接内外系统、构建可信身份,结合各类组织运营中的实际情况,搭建了一个可信、高效、安全、协同的全程数字化合同管理平台,让合同高效流转的同时,确保拟稿、签订、履约、归档过程中的各种风险都能被及时预警。

合同拟稿、签订、用印、履约、归档

全过程风险管理

一、合同拟稿过程风险管控

01-合同内容条款必须清晰、明确

组织需求:

合同的内容条款直接关系着合同履约,必要描述清晰、明确,避免使用含义模糊的表述,否则一旦发生纠纷,法院无法认定合同成立。

>>> 泛微解决方案:

泛微通过智能化组件,实现了规范合同范本,智能提取合同内容、智能文本比对、条款预审等。

①限定合同条款修改范围:

格式合同中常常包含了很多不可修改的商务条款来规避风险,因此泛微通过设定格式合同模板,限定修改范围,仅允许修改部分条款和内容,进一步规范合同文本,避免风险。

1640063095675045309.jpg

(合同文本锁定)

②合同关键词检测功能:

泛微通过建立敏感词、关键词库,例如必须、违反、金额等字眼,系统自动从文本中提取出来,高亮显示,方便审核和修正,有助于聚焦合同关键信息以及风险信息。

1640063123150076265.jpg

(关键词高亮)

③合同内容修改留痕:

在磋商、审批过程中,合同文本能够在线编辑、修改留痕,自动保存为新的版本,各方意见都会被完整的记录下来,随时回溯合同修改过程,确保合同文本内容一致性。

1640063151652075075.jpg

(在线编辑、留痕)

二、合同签订过程风险管控

01-审批过程风险如何自动提示?

组织需求:

不同的合同,有不同的审批权责,制度落地难。同时,合同审批的过程周期长,审批环节和角色多,审批过程无法实时的跟踪与提醒,效率低。

>>> 泛微解决方案:

智能审批助手:

起草完成后,根据合同类型,智能预测审批环节和人员,明确各岗位职责。

合同审批中,通过智能协同助手自动关联审批要点数据,与合同相关的预算信息、预付款信息、价格信息、相对方资信、历史合同信息等,立体展现,自动审核,帮助快速决策。

1640063245146033068.jpg

(合规检测)

02-合同相对方身份怎么确认?

组织需求:

相对方人员真实的身份和意图有的时候难以判断:可能组织是真实存在的,但是组织的法人并没有授权该人员进行商务合作;更有甚者冒充其他组织人员、使用萝卜章进行合同签署。

身份无法保障真实性,合同、数据更加没有真实可信可言,会给组织造成巨大的经济和名誉损失。

>>> 泛微解决方案:

相对方管理:

首先泛微通过严格的相对方准入审批,对相对方进行全方位资格审核、企业认证和个人认证,从源头降低合作风险。

1640063288393037993.jpg

(个人认证)

并且定期通过对于其他业务部门的流程化审批确认相对方的评级情况,形成以相对方为中心的分析报告。

1640063345099097115.jpg

(相对方管理台账)

合同审批中,签约相对方的资信信息自动嵌入,随时获取相对方最新信息,是否有经营、信用风险等,防范交易风险。

1640063367184049141.jpg

(相对方管理)

03-合同机密信息如何防止泄露?

组织需求:

在磋商、履行合同过程中,不可避免地接触到交易伙伴的商业信息甚至是商业秘密,在磋商、履行合同乃至履行完毕后禁止泄露或者使用这些信息,否则将可能承担相应责任。 

>>> 泛微解决方案:

①合同文本的水印管控:

为了防止合同截屏和拍摄,从而造成合同信息泄露,合同审批过程中合同表单和合同文本都可以动态添加水印,标明查阅人员信息和时间信息,便于回溯定位。

1640063405328026929.jpg

(合同水印)

②合同操作的身份认证:

与供应商的交流、相互间传送的档案、承诺文件,通过真实的身份传递,从而保障数据真实有效,不被篡改。

对内,各岗位人员也都需要通过实名认证,确保身份真实可信,合同所有操作都会真实记录下来,不可篡改,便于回溯。

1640063432020016000.jpg

(多种方式认证)

三、合同用印过程中的风险管控

01-公司公章如何安全保管、使用?

组织需求:

组织要建立完善的公章保管、使用的制度,杜绝盗盖偷盖等可能严重危及组织利益的行为。

在传统印章的管理模式下,合同签署用印的效率低,打印、快递成本高;印章如果下放到分子公司,印章的使用与管理风险大,无法做到印章的实时化监控。

>>> 泛微解决方案:

印控一体化平台:

泛微提供对于合同印章从申请、授权、使用、销毁全过程管理,能够对于印章的权限提供管理人、使用人等权限控制。

1640063473400035794.jpg

(印章管理台账)

合同审批完成后,通过对接电子签章软件,在一条流程中完成用印,可以加盖时间戳包括骑缝章,实现审批用印一体化,防止合同文本不一致。所有用印信息,时间、地点、用印合同、使用人都完整记录下来。

1640063497157075603.jpg

(合同电子签署)

↓ 点击文字,查看详细印控平台方案:

泛微印控管理平台:覆盖多项业务场景,助力大型集团安全高效用章

02-如确保签署的电子合同真实有效?

组织需求:

完备的书面合同对于保证交易安全、维系与客户之间的长久关系十分重要。特别是一式多份的书面合同,必须保持合同用印文件、审核文件一致性,保持电子文件和纸质文件保持一致。

在合同盖章过程中,特别是多页合同,需要加盖骑缝章并在紧邻合同书最末一行文字处签字盖章,防止换页、添加等行为改变合同内容,侵害组织权益。 

>>> 泛微解决方案:

①用印、签字确保真实意愿:

用印确认时,需要进行身份认证,保证用印的自主意愿。通过数字签名、时间戳等技术,防篡改;通过电子签章签署的电子合同具有法律效力。

②合同验真:

为了确保回传的电子合同同样是有效的,泛微的合同管理提供对于电子签章的真伪进行快速鉴别,只需要上传接收到的合同PDF档案,系统就可以解析出相关的合同电子签章信息。

1640063583319005812.jpg

(电子合同验真)

③防伪打印:

如果相对方仍需要纸质合同来进行签署,则可以通过合同的防伪打印进行输出,系统可以在文件打印输出时在文件右上角自动添加动态防伪码,通过光栅片覆盖就能够查看到隐含的数字和图像,无法复制打印,确保纸质文件不会被抽换页码,保证了纸质合同的安全可靠。

1640063609871076445.jpg

(防伪页码)

四、合同履约过程中的风险管控

01-履约记录如何留痕?

组织需求:

与合同签订和履行相关的发票、送货汇款凭证、验收单据、电子邮件、传真、信函等资料;以及合同变更记录,包括数量、价款、交货、付款期限等,需要妥善保管、留下凭证,为双方之间的合同提供有力证明。 

>>> 泛微解决方案:

合同收付款、收票、开票、变更等详细信息,系统自动汇总,同步更新至台账,方便管理层查询业务实际执行情况,所有记录均可追溯。

1640063660596012575.jpg

(合同开票记录)

同时,泛微合同管理平台提供了风险埋点功能,自动识别履约过程中存在的相应风险点,并实时预警与提醒,防范合同履约风险。

1640063687189044764.jpg

(风险埋点)

02-付款方式如何保证可靠?

组织需求:

确定付款方式时,无论是付款方还是收款方,尽量通过银行进行结算。人工现金结算情况下,签收效力认定可能会有不必要的麻烦。

>>> 泛微解决方案:

泛微实现合同的收付款标准化流程管理,关联发票以及合同履约,并且依据预算情况、项目执行情况、实现对于收付款的进度控制。所有付款统一提交付款申请,需要关联合同、款项、订单与发票。

1640063724335018117.jpg

(合同打通业务、财务系统)

03-相关员工离职,如何无缝衔接?

组织需求:

若是相关业务人员离职,容易造成业务数据丢失、客户资源被带走、业务服务中断、合同履行中断等问题。

>>> 泛微解决方案:

为了防止因为销售离职产生的客户流失,可以直接通过企业微信把离职销售的客户分配给其他销售继续跟进,原有的标签、需求、备注一键同步交接,确保合同继续履行,客户不流失。

1640063758384037932.jpg

(离职客户继承)

五、合同归档中的风险管控

01-合同内容如何100%归档?

组织需求:

合同签订以及履约过程中的相关资料十分有价值。但是传统模式下,合同的存放、查询、防篡改都很难解决,时间久了,就成为了故纸堆,无法快速定位合同的相关所有信息。

>>> 泛微解决方案:

所有合同文档、相关的签批件、订单信息、发票、询证函、银行回执都可以自动电子归档,纸质文档通过OCR识别归档,实现100%电子化归档;

提供多个维度便捷的电子合同文本检索;通过数字签名保障合同文本防篡改;提供电子合同的存证服务进一步保障法律效力。

1640063811530060710.jpg

(合同文件归档)

结语

数字化分析与风险预警能力,提升了合同风险的防范能力,并且能提供数据支撑;电子签约的形式和可信身份认证,帮助组织规避印章使用、签约风险,提高组织全程数字化的管理能力。

欢迎扫描二维码,获取您的专属客服:
1618191537835003289.png

马上体验
分享到:
继续浏览
最新动态
泛微内外协同数字化办公方案亮相企业微信新品发布会 2022-01-12
泛微在医保局特色应用:低代码构建保障制度体系综合管理平台 2022-01-07
感恩相伴21载,泛微2022持续向上! 2021-12-31
汽车行业用OA推动“门店-研发-生产-销售-售后”全面数字化管理 2021-12-31
合同签署前、履行中面临的这些风险挑战,泛微为您有效防范和规避! 2021-12-21
泛微新闻
泛微OA成功签约翔宇药业股份有限公司(2022/01/25) 2022-01-25
泛微OA成功签约上海永铭电子股份有限公司(2022/01/25) 2022-01-25
泛微OA携手保定长城产业园建设开发集团有限公司(2022/01/25) 2022-01-25
泛微OA携手上海大学绍兴研究院(2022/01/25) 2022-01-25
泛微OA携手北京密境和风科技有限公司(2022/01/25) 2022-01-25
OA资讯
携手并进 筑梦远航 | HZCIO 2021 年会 2021-12-28
泛微信创事业部总经理杨昭:协同办公系统信创的实践与探索 2021-12-24
泛微入选上海市软件行业三大榜单 2021-11-26
新华社《经济参考报》| 权威发布信创企业40强榜单 2021-10-26
方大九钢打造数字化知识问答培训平台荣获泛微数字化系统应用大赛一等奖 2021-10-19
OA知识
如何下载泛微OA系统移动应用APP? 2021-04-28
为什么需要构建统一的企业移动办公平台? 2018-07-28
组织的生命力五力模型 2018-07-09
关于OA系统的正向思考 2018-05-12
关于OA系统的反向思考 2018-05-11