2026年4月，国家档案局接连发布两份文件：4月10日印发《关于推进人工智能在档案行业应用的意见》，4月20日发布《关于开展人工智能应用试点工作的通知》。两份政策的接连出台，标志着档案行业正式迈入"AI+"智能化新阶段，为各级各类组织利用人工智能技术推动档案管理转型升级指明了方向。

试点

意见

· 两份政策核心导向明确：

1、以AI技术驱动档案全链条智能化升级：深化深度学习、多模态、知识图谱、大模型等技术应用，推动档案收集、整理、保管、利用全链条智能化，提升档案工作的效率与价值。

2、以典型场景建设带动档案业务数智化转型：探索典型应用场景，应用人工智能技术深化已有应用场景，重点探索开创新业务场景，通过档案应用场景带动档案业务数智化。如推进智能化档案接收检查、档案著录、档案编研、档案检索、档案盘库、开放审核、档案数据脱密脱敏、数据清洗、专题库构建、音像档案修复、档案知识服务等典型应用场景建设。

泛微·文书定数智化档案管理平台，融合大模型、OCR、RPA、规则引擎等AI技术，实现全门类档案的自动收集、自动分类、自动整理、智能关联、智能检索、智能编研，覆盖档案管理"收、管、存、用"全环节，将档案管理升级为“人+岗位+AI”的人机协同新型范式。

场景一：AI生成档案目录

开箱即用，快速启动

之前，档案系统部署后，档案目录等基础数据需专业人工梳理配置，门槛较高。

现在，文书定具备了AI档案目录生成工具，只需输入组织名称，利用大模型技术，自动分析组织性质以及业务形态，同时结合国家档案局相关目录规定，即可自动生成适配组织性质的全套档案目录（如会计档案、综合档案、人事档案等）及对应著录字段，并支持随时优化调整，实现档案系统的"开箱即用"。

场景二：AI智能收集

多源异构，应归尽归

档案收集是源头，自动化应归尽归决定了档案资源的质量。所以档案收集的核心是自动收，收得全。文书定利用集成引擎、RPA和OCR机器人，可以对OA、费用报销、ERP、数据库、文件系统等不同来源系统的数据、文件进行自动收集：

1）AI智能采集：通过智能助手一句话指令即可自动采集，如"帮我采集FTP文件归档"，文件智能采集助手即可进行自动采集。

2）RPA机器人采集：对无接口的系统，文书定通过RPA自动模拟人工操作完成采集，机器人自动执行登录、抓取、归档全流程，替代重复人工操作。

3）API接口采集：对接业务系统开放接口，配置参数后，自动完成数据与元数据采集，完成分类归档。

4）数据库直连采集：连接第三方系统数据库，自动抽取数据归档。

5）文件系统采集：自动扫描文件存储系统、配置采集任务，获取文件并完成归档。

场景三：AI智能分类

自动推荐，灵活配置

文书定可自动分析收集的档案内容，智能推荐或自动执行档案分类目录方案，划定保管期限。支持自定义多级分类架构（如"年度-机构-保管期限"），并可通过配置灵活变更，支持多种目录体系共存，满足不同业务场景需求，大大提升了分类效率。

场景四：AI智能著录

自动提取，一键完成

文书定基于OCR、大模型等技术，智能识别档案内容，自动提取题名、责任者、成文日期、密级等关键元数据，完成档案著录工作，大幅减少人工录入工作量，提升著录效率和规范性。

场景五：AI智能关联

多维关联，证据链完整

离散的合同、凭证、发票、单据、银行回单等档案，文书定基于OCR、大模型、规则引擎等AI技术，实现档案之间的自动关联：

· 自动定义关联规则：通过智能助手，用自然语言描述需求，即可生成关联规则。

· 多维智能关联：构建"记账凭证-销售发票-销售订单-出库单"等完整业务证据链，相关档案可层层穿透。

· 自动完整性检测：按业财场景自定义检测规则，确保每份档案的业务证据链完整性。

场景六：AI智能检索

多模态检索、精准查找

档案利用是目的，精准查询数据挖掘让档案资源实现价值。文书定基于OCR、大模型等技术，支持基于用户意图识别、关键词等多种方式，跨文字、图片、视频进行多模态检索，实现"查得全、查得准"。

在有权限的前提下，可穿透关联档案，实现"证据链"式追溯查档：如检索一份合同，同时可以关联查看相关的付款“记账凭证”、“发票”与“银行回单”等。

场景七：AI智能编研

深度整合，知识转化

档案编研是升华，深度整合与创造性研究让档案资源转化为知识成果，所以档案编研的核心是研得深，编得精。

文书定支持基于档案资源进行在线专题汇编与研究。比如要编制一本“康德集团大事记”，只需要在文书定输入这个主题，文书定就会自动查找相关的档案，包括会议纪要、照片、相关文件等，并自动根据这些档案的内容，自动生成大事记的初稿，支持在线编辑调整，让档案从"数据"转化为"知识资产"。

总结

随着人工智能在档案管理不断深化应用，档案管理从“数字化”转向“数智化”。泛微·文书定数智化档案管理平台，以AI为驱动、以政策为指引、以客户需求为导向，为各类组织提供开箱即用、智能高效、合规可信的档案管理解决方案。

产品开箱即用，无需复杂的实施过程，自动生成档案管理目录，通过采集机器人自动采集业务系统的数据和文件，自动收集、自动整理、自动关联、精准3秒查，可快速实现电子档案收集、管理、保存、利用、鉴定、销毁的全生命周期智能化管理，让档案"收得全、管得好、存得牢、用得活"。