数字档案室建设是新形势下机关档案工作的方向和必然要求。国家档案局印发《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》，统筹推进数字档案室的科学建设与管理，引领机关档案工作转型升级。

其中，《办法》第三条要求：开展办公自动化及业务电子运行的机关应当建设数字档案室。

结合机关单位数字档案室的建设需求，泛微提供了政务行业的数智档案管理平台，严格遵循国家档案标准规范，打通办公业务场景，实现业档一体化管理，并融入AI智能技术、电子签技术，实现档案全生命周期的自动化、智能化管理。

数智档案应用场景

01.自动收：连接器对接归档、AI图文著录、本地文件挂接

打造全方位的预归档采集体系，提供归档连接器、RPA机器人自动捕获、AI图文识别智能著录、本地文件挂接等多种智能归集方式，系统能够灵活适配不同业务系统的数据特性，实现文书材料的自动、全量采集与预归档。

1）连接器对接归档：可视化配置业务系统数据源，外部业务系统可通过对接标准接口实现档案元素数据的推送，也可设置动作流主动采集。

2）AI图文识别智能著录：引入OCR、NLP等能力，自动抓取文件中的关键元数据，实现智能著录，减少人工重复操作。

3）本地文件挂接：提供单个文件上传或者整个目录上传，系统根据目录中文件名称与档案条目自动挂件关联。

02.智能管：智能关联、四性检测、价值鉴定

对采集的数据进行智能整理，提供四性检测、智能关联等智能化能力，确保归档数据合规并且具备业务属性。

1）智能关联：根据归档数据的业务需求，智能关联系统中的相关数据，如收文和发文关联、会议纪要和会议记录关联、督办任务和反馈结果关联等。

2）四性检测：内置档案数据真实性、完整性、可用性、安全性检测规则，归集的档案在线自动检测，自动预警，可在线查看检测报告。

3）价值鉴定：批量选择需要鉴定的档案信息，通过流程完成价值鉴定事项，确保档案开放、销毁等业务管理的合规性。

03.安全存：防篡改、可追溯，电子纸质一体化

引入电子签技术确保档案防篡改、可追溯，结合可视化库房管理实现电子与纸质档案的一体化管控与长期安全保存。

1）数字档案防篡改：引入电子签技术，对系统内档案数据进行完整性记录，防止操作抵赖、违规篡改档案材料等行为。

2）可视化库房管理：在系统中构建虚拟档案库房，真实模拟真实库房布局，档案存放位置一一对应，便捷纸质档案检索获取。

04.高效用：智能检索、电子公文库、档案借阅、数据分析

平台内部档案数据自动成库，向量化构建单位内部语料，融入AI大模型技术，支撑公文智能拟稿、智能问答等AI应用场景。

1）智能检索：构建统一的全局智能检索应用，匹配内部权限体系，可以快速查询档案条目以及文书内容。

2）电子公文库：结合RAG大模型技术架构，将系统内部档案数据向量化管理，同步语料利用权限，有效支撑知识问答、业务分析等智能化场景。

3）档案借阅：具有权限访问的档案均可发起借阅。档案借阅通过线上化、标准化的流程发起，将借阅申请、多级审批、权限分配、实体出入库及到期回收等环节全面纳入系统管理。系统支持电子查看与实体借阅两种方式，并可精细控制下载、打印等使用权限。

4）档案数据分析：实时监管档案业务运营管理情况，构建业务报表和大屏，展现业务动态。

05.档案业务移动化管理：档案业务便捷化管理和利用

实现PC移动一体化构建，提供移动端档案业务管理、档案数据检索、档案材料借阅等便捷化场景，随时随地处理业务；并且融入智能Xiaoe.AI，一句话办理档案业务，实现档案业务的便捷化管理与利用。

价值总结

1）业档一体、开箱即用：能够与现有公文、办公等系统一体化协同，实现从公文办理到文书归档无缝衔接，内置档案接收、库房管理、档案利用等成熟应用，开箱即用。

2）档案全量归集，防篡改：自动实时全量归集，通过数字可信技术确保防篡改，电子纸质一体化管控。

3）智能化能力深度融合：引入ORC、RPA、AI大模型等智能化技术，构建档案的智能著录、关联、检索、知识问答场景。

4）数智底座，高效支撑：提供AI、低代码构建、可视化集成、建运管一体的底座能力，支撑档案系统的高效集成对接、快速响应自定义应用需求，全过程AI融合。