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泛微新一代产品e-cology9.0——全程电子化新OA系统
发布日期:2018-09-19    浏览次数:3850

欢迎免费体验泛微最新OA办公系统:点击立即体验

全程电子化OA系统

泛微OA系统e-cology9.0电子化

随着社会信息化程度的不断提高,电子化已走进我们的生活,例如电子支付、电子客票、电子保单、电子发票……

但是在组织的业务流程中,离全程电子化还差最后一公里:我们的签字和盖章还在纸张上。特别是合同签署,先是内部审批流程、确定以后到印章管理员处盖章,然后再快递给到对方,等对方签字盖章以后再快递回来,直至归档。程序繁琐,耗时耗力;成本高、效率低。

现在,泛微新一代OA系统——e-cology9.0实现全程电子化,告别线下手工处理。

通过全程电子化的解决方案让组织内部所有系统的用户都由数字证书来认证真实身份,让所有电子文件(报价书、承诺函、协议书、合同等)通过具有法律效力的电子签章来签字盖章,并将电子化签署的文件进行电子存证。

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(全程电子化架构)

全程电子化OA系统致力于解决电子文件的法律有效性、传输储存的安全性并让电子数据具备防篡改防抵赖的真实性:

让组织内管理系统的所有用户都由数字证书来支撑真实身份;

让所有电子文件可通过电子签名来替代传统的纸质签字盖章;

让所有加盖有电子签章的电子文件都可以随时进行电子存证。

泛微OA系统全程电子化应用

1、严格的电子身份认证

1)背景:

以前管理软件的用户是通过ID+密码的方式登入OA系统,ID可以代表一定身份性。但从严格的法律意义上看这个ID不能完全代表登入用户的真实身份,因为这个ID可能会被盗用、冒用或者滥用。

2)应用:

现在泛微OA系统结合CA数字证书认证中心,通过身份认证实现每一个用户用自己具有真实法律效力的数字证书来安全登录系统,解决个人网上身份认证问题:证明网络上(系统上)和实际中的签署人是同一人。

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(个人、企业身份认证)

个人认证:个人通过真实的手机号注册,通过身份证、银行卡和人脸识别完成个人实名认证;

企业认证:企业通过营业执照、税务登记证、法人身份证、对公转账等来完成企业实名认证。

2、合规的电子审批流程

1)背景:

公文、合同、日常报销等流程审批过程复杂,依靠传统纸质化管理从起草到印发,光是一一盖章、找领导审批就要耗费大量时间。不仅效率无法保证,而且信息容易泄露,安全无法保障。

2)应用:

合同审批:由于合同管理本身涉及程序多,依靠传统的手工合同管理将会产生反馈时间长、合同信息乱等问题,这将为组织管理带来障碍。

泛微OA系统e-cology9.0继续深化了线上合同全生命周期管理这一理念,直接可以在OA系统发起电子合同,并且实现在线审批。

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(合同线上审批流程)

OA系统通过全程电子化、规范化、流程化的电子合同管理,从合同审核、修改审批到签署,在符合国家法律的规定下将合同管理实现全程电子化规范化管理,提高合同审批效率,实现可控的多维度协同。

3、安全的电子签名

1)背景:

为了避免纸质文件用印、签字繁琐、不方便,泛微采用电子文件加盖具有法律效力的电子签名的形式,在线上即可完成签署。

不仅适用于文件、单据、合同、协议、承诺书等纸质文件,而且在流程、公文中,使用签名快速回复。

2)应用:

泛微联合CA数字证书认证中心颁发的电子签名和手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

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(电子签名)

在PC和移动端均可调用电子签名进行签署,随时查看签署情况和操作日志,重要节点操作提醒,即时合同发送。

授权后加盖了电子签章的PDF文件还有时间戳、组织数字签名等信息,让电子文件无法篡改和防抵赖。

4、可靠的电子存证

1)背景:

当合同当事人对合同内容产生争议时,电子合同存证数据可作为有力的证明,证明合同内容的有效性,从而为合同当事人维权提供支撑。

2)应用:

泛微OA系统完整地记录了签署的全过程,对内形成电子档案,对外与公证处联合,将电子签约文件和签约过程进行存证。

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(数据存储)

全程加密:通过接口,可以对数据文件进行摘要,计算文件指纹。

便捷查询:并且在云服务器和公证处服务器对指纹数据存证。

防止篡改:通过增加时间戳和可信数字签名,确保文件不可篡改。

永久保存:任何存证过的文件,数据指纹都会永久保存,可以在未来时间开具可信的公证书。

泛微OA系统全程电子化特点

泛微新一代移动办公平台e-cology9.0不仅组织提供了一体化的协同工作平台,将组织事务逐渐实现全程电子化,改变传统纸质文件、实体签章的方式。不仅能够提升工作流程效力更能够保证企业用章签字的安全性和合规性。

未来,在OA系统中完成身份认证,在需要签名和盖章的地方,直接在线上快速签署,和折腾一整天只为盖一个章、签一个字的日子说再见,最后所有的签署过程都会形成电子存档,成为证据,确保安全有效。

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(全程电子化OA系统价值)

高效:合同加盖具有法律效力的电子印章和电子签名直接发送客户即可,无需再打印、来回快递、归档等繁琐的过程。

易用:无缝嵌入到原有审批过程中,直接整合为一个应用,管理场景得以延续;PC、移动多种终端快速签署、便捷查询、即时发送,打破空间的限制,增强时效性。

安全:电子签名杜绝仿冒私刻;审批人身份可核定;全程加密保证信息不泄露;合同签署过程可追溯;合同审批和合同签署的延续保障合同条款的一致性。

合规:整个合同审批过程包含了业务、财务、合规审批,保障合规审计要求。

泛微联合国家权威数字证书中心、公证处研发推出的电子印章,能够保障电子合同的锁定签约主体真实身份、有效防止文件篡改、精确记录签约时间的要求,符合《中华人民共和国电子签名法》相关规定,保障电子合同的法律效力。

泛微新一代移动办公平台e-cology9.0,结合现代信息安全技术,为组织提供了一整套全程电子化办公的解决方案,提高组织整体运营效率与内控管理能力,真正实现无纸化办公环境。

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