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泛微OA助力大型企业全方位管理不动产,安全规范
发布日期:2018-08-14    浏览次数:1271

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给企业每一份不动产贴上专属标签,是保证企业不动产安全的重要措施。大型企业不动产数量多、分散广,甚至由不同的子公司管理;有些用于租赁,有些用于投资等,如何及时了解不动产状况成为管理难题...

无论是自用、还是租赁的不动产,全面的安全管控是企业资产安全管理的重中之重。为了防范不动产管理和安全检查过程中的漏洞,为集团不动产分析提供基础数据,泛微OA系统协助企业打造了智能化、平台化、移动化的不动产租赁和安全管理平台。

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(泛微OA系统不动产管理方案实施架构)

一、泛微OA系统不动产租赁与安全管理方案

1、不动产多维度的安全信息维护

大型企业的不动产管理,涉及到方方面面。泛微OA系统通过表单功能,对不动产本体、安全设备、管理人员等,进行了多维度的维护。

1)建筑单体

通过表单建模搭建企业各类建筑的基础资料表单,录入和管理各类基础信息。详细登记了每个不动产的地址、面积、物业类型、权属、安检对象、平面图、实景图等信息,在台账中以登记表形式展现。

2)出租建筑

根据出租的情况,建立出租不动产的管理档案,出租的房产状态灵活多变,在表单中可更改租赁状态,在台账中实时更新。

3)特种设备

对于特种设备,诸如电梯,锅炉等,安全管理要求高,需要建立专门台账进行信息维护管理,在表单中可填写设备负责人、使用情况和年检日期,从多维度保证设备的维护。并且可上传设备照片、设备合格证、年检标志和维保合同作为凭证。

4)人员持证管理

安全生产责任制情况下,企业负责人、安全管理人员、具体操作人都需要相应证书资质。泛微OA系统在表单中增加了特种设备负责人/操作人是否持证的选项,不仅是为了保证设备的完好,更是保证了人员的安全。

小结:打造企业各类建筑、设备、人员卡片,从多维度对公司资产进行管理。

2、不动产安全检查实时反馈,有记录

1)安全检查记录

大型企业不动产众多,如何保证每个建筑的安全检查次次有记录,整改有追踪?

在表单中,记录了每个建筑的安全检查情况,包括检查日期、检查人、检查类型、所出现的安全隐患等,出现问题可以联系整改负责人,追踪整改状况。

2)移动端+OA系统,提高巡检效率

针对各个不动产涉及的租赁情况、安全质量、设备、人员等情况,及时发现问题并在移动端记录,手机拍照即刻上传。

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(移动安全检查)

并且能够第一时间在现场,根据上级指示安排纠正措施及反馈,协助公司更好地对不动产安全进行实时管控。

小结:企业资产安全检查有记录,避免出现漏洞导致损失;移动办公为资产安全管理实现了实时把控,为公司固定资产安全上把锁。

3、不动产安全检查到期提醒

大型企业资产多、人员多、安检项目多,若是人工地一个个查询到期时间,不仅效率低,而且容易漏。泛微OA系统将特种设备的下次年检日期、人员持证的证书到期日期,设置了到期提醒,以便快速定位到相关的设备和人员。

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(不动产安全检查到期设置)

在三十天内即将到期项目,会以红色进行标识,以增加紧急程度,并且可通过短信、邮件、云桥微信、流程等方式提醒相关人员。

小结:自动提醒,不需要人工检索通知,效率高、反应快。

4、不动产租赁合同-缴费闭环管理

大型企业的不动产出租、转租业务多,为了时刻把握资产的状况,需要一个完整的合同台账来进行管理。

泛微OA系统从租赁合同签订、合同审批到租赁收款等业务环节进行统一管理,形成了业务闭环。

1)资产租赁综合管理

记录企业不动产租赁的用途、物业类型、承租单位、责任人、租金、出租日期等基本信息。同时为了保证不动产安全,除了详细记录每个不动产的基础信息之外,企业不动产租赁表单中添加了安检的次数、防范重点等内容。

2)租赁卡片自动触发合同审批流

新建租赁合同卡片时自动触发合同审批流程,数据、信息自动联动,在合同卡片页面,可查看审批流程状态进行情况,全程跟踪审批过程。

3)合同状态变更

当合同审核完成后,合同截止日期每天都会与OA系统时间对比,并更新合同状态,分为“未执行”、“执行中”、“已结束”等状态。进一步提升合同处理效率,并有效规避风险。

4)有序管理交款明细与租金明细

一笔租金可能分多次收取,因此每一条租金和交款明细,并不是一一对应。

泛微OA系统通过打造租金明细表与交款明细表,并且在租金明细生成时,会自动生成一个租金编码。收款时,可在租赁收费台账中直接引入该条租金明细,租金编码会自动带入交款明细中。

通过租金编码来实现交款明细与租金明细的多对多关系,使得交款明细和租金明细关联起来,实现已收明细清晰可查,租金和收款的情况有序管理。

小结:规范化的合同、租赁费收缴管理方式,提高企业物业管理水平。

5、不动产报表展现资产布局

1)统计报表查询

泛微OA系统通过查询虚拟表单的形式,实现综合统计报表,提供各类查询报表、统计图表。

管理层能够直观地通过图形、数字报表分析企业旗下各公司和部门的不动产租赁情况以及特种设备情况和人员持证等安全管理情况。数据统计报表为进一步进行资产布局提供了数据支持。

2)建筑地图查询

大型企业的不动产数量多,分布散。泛微OA系统根据每个不动产的地址,在地图上快速直观地显示公司旗下所有建筑位置和情况。

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(企业不动产地图)

小结:多种方式动态化展现企业资产布局,为管理层决策提供数据支撑。

二、泛微OA系统不动产租赁与安全管理方案价值

泛微OA办公系统通过流程、表单建模、报表等功能,以信息化方式为大型集团的不动产租赁和安全管理提供了多重保障:公司物业资产盘点有序、直观;防范不动产安全检查中的漏洞;全方位保证人员安全资产完好。

欢迎免费体验泛微最新OA系统:http://www.weaver.com.cn/oaxuanxing.html?source=10

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